Nota Fiscal Eletrônica: entenda como funciona

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é de extrema importância para todos os tipos de estabelecimento, pois representa uma obrigação fiscal e um instrumento de transparência nas operações comerciais. Além de cumprir com as exigências legais, esse documento oferece diversos benefícios, como a simplificação do processo de emissão e controle de documentos, a redução de custos com impressão e armazenamento, além de agilidade na contabilidade fiscal.

Ao emitir a NF-e, seu negócio garante a regularidade perante os órgãos governamentais, evitando multas e penalidades. Além disso, proporciona maior confiança aos clientes, demonstrando a idoneidade do estabelecimento e reforçando a credibilidade da marca.

Continue a leitura e entenda como funciona a Nota Fiscal Eletrônica!

Como funciona o sistema de Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e está em vigor desde 2010, sendo que gradativamente se tornou obrigatória para a maioria dos empreendimentos. Para usá-la, a empresa deve se cadastrar na Secretaria da Fazenda (Sefaz) da sua localidade (estado ou município), que varia conforme o domínio onde o estabelecimento está registrado.

Embora existam emissores de Notas Fiscais Eletrônicas gratuitos, cada vez mais as pessoas empreendedoras contratam sistemas próprios. Esse investimento é vantajoso porque simplifica a geração e a gestão das notas, pois são utilizadas as informações já contidas no software.

O sistema de NF-e funciona para atender outras obrigações relacionadas que são realizadas virtualmente, como cancelamento de notas, envios para clientes, acompanhamento de recebíveis, contabilidade, auditoria fiscal etc. Sem falar na possibilidade de registrar matérias-primas, produtos, fregueses, fornecedores, entre outras informações para simplificar o processo.

Os tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Existe uma grande variedade de notas fiscais que regularizam a atuação comercial e contábil de restaurantes, pizzarias, marmitarias, bares etc. Conheça as mais utilizadas.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

É modalidade digital mais comum, direcionada ao comércio de produtos. A NF-e é emitida nas transações comerciais vinculadas à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Portanto, a emissão é obrigatória em qualquer venda tributada com ICMS, incluindo as digitais.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e registra a prestação de serviços, como preparação de alimentos para festas in loco (festas no próprio local), organização de buffet, cursos de confeitaria etc. Logo, esse documento fiscal está relacionado à cobrança do Imposto sobre Serviço (ISS). Ele pode ser emitido em plataformas online integradas ao sistema da prefeitura.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e registra vendas diretas aos consumidores finais. Assim, ela ameniza os custos de obrigações acessórias aos clientes e melhora a gestão fiscal do estabelecimento. A principal função desse recurso é confirmar o que foi vendido para os compradores (produtos ou serviços) e comprovar os reais custos das transações.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Para você que quer saber como emitir Nota Fiscal Eletrônica MEI, sem precisar de certificado digital, a NFA-e é emitida individualmente por negócios que não são obrigados a emitir NF-e, como os microempreendimentos individuais. Por esse motivo, ela é chamada de “nota do MEI”. Quando o cliente solicita a nota — direito do consumidor que não pode ser negado —, basta emitir a NFA-e a partir do site da Secretaria da Fazenda.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

É preciso ter um certificado digital, por meio de uma empresa certificadora, para que o documento fiscal tenha validade jurídica. Após ter providenciado esse requisito, siga as etapas a seguir para emitir a nota:

• acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica, da Secretaria da Fazenda (ou órgão equivalente) do seu estado;
• faça login na plataforma com suas credenciais de acesso;
• selecione a opção “Emitir Nota Fiscal Eletrônica”;
• preencha os campos obrigatórios, como dados do destinatário, descrição dos produtos/serviços e valores;
• confira todos os dados inseridos para evitar erros;
• se as informações estiverem corretas, clique no botão “Emitir”;
• o sistema emitirá a NF-e com um número de protocolo;
• salve e armazene o documento para consultas futuras e fins fiscais.

Qual a diferença entre a Nota Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal tradicional é um documento físico, registrado em papel, utilizado para registrar operações comerciais. É preenchida manualmente e entregue ao comprador.

Por outro lado, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma versão digital da Nota Fiscal convencional. Emitida eletronicamente, ela segue um padrão estabelecido pela Secretaria da Fazenda. A emissão é feita pela internet, eliminando a necessidade de papel físico.

A NF-e tem validade jurídica, é armazenada eletronicamente, requer certificado digital para assinatura e permite a consulta online para verificação da autenticidade do documento. Logo, a Nota Fiscal tradicional é vulnerável a perdas e danos físicos, enquanto a versão eletrônica é mais segura e facilita o controle fiscal.

As duas são utilizadas para a mesma finalidade, mas a NF-e representa uma evolução tecnológica, trazendo maior agilidade, precisão e economia para as empresas e órgãos governamentais.

Quais são os cuidados que devem ser tomados?

Ao gerenciar a Nota Fiscal Eletrônica, é fundamental tomar uma série de cuidados para garantir a conformidade fiscal, evitar problemas legais e assegurar a integridade das informações. A seguir estão alguns dos principais cuidados que devem ser observados:

• mantenha os sistemas e dados relacionados à NF-e protegidos contra acessos não autorizados. Utilize mecanismos de autenticação e criptografia para garantir a confidencialidade e integridade das informações;
• faça backups (cópias de segurança de arquivos) periódicos das notas emitidas e recebidas, garantindo que os dados estejam sempre disponíveis e protegidos contra perdas acidentais ou falhas técnicas;
• verifique cuidadosamente todas as informações antes de emitir a NF-e, como a descrição dos produtos, quantidades, valores e dados do destinatário. Erros podem gerar problemas fiscais e retrabalho;
• mantenha-se atualizado em relação à legislação tributária, pois as regras relacionadas às Notas Fiscais podem mudar com o tempo. Atente a mudanças nos códigos fiscais, alíquotas e obrigações acessórias;
• cumpra os critérios legais referentes ao armazenamento das notas eletrônicas, que geralmente é de, pelo menos, cinco anos. Armazene as informações em local seguro e de fácil acesso para auditorias e fiscalizações;
• respeite os prazos estabelecidos pela legislação para a emissão e autorização da NF-e, bem como para a manifestação do destinatário (confirmação ou denegação). Atrasos podem gerar multas e penalidades;
• antes de realizar negócios com fornecedores ou revendedores, verifique a regularidade fiscal deles. Negociar com empresas irregulares pode acarretar problemas para seu negócio;
• utilize um certificado digital válido para assinar a Nota Fiscal Eletrônica. Essa assinatura confere validade jurídica ao documento e garante que ele não seja alterado após a emissão;
• implemente um sistema de monitoramento para acompanhar a emissão e recepção de NF-e em tempo real. Isso possibilita a identificação rápida de problemas e a correção imediata.

A Nota Fiscal Eletrônica pode potencializar a gestão comercial, contábil e jurídica das empresas. Ao seguir as dicas e informações deste post, você terá uma boa base para melhorar o controle do seu empreendimento, tornando-o mais eficiente e competitivo.

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