Para os pequenos e microempreendedores no Brasil, existe um assunto que pode gerar dúvidas: o arquivo XML. Ele é um formato de arquivo virtual bastante usado no país, sendo considerado o arquivo de texto padrão da nota fiscal eletrônica.
A modernização da gestão corporativa permitiu a redução uso do papel e a criação de um documento substituto, na versão digital. Ele traz muitas vantagens, mas deve ser gerado e emitido da maneira correta.
Para que você consiga entender melhor os benefícios do arquivo XML, seus usos e as diferenças entre os variados documentos fiscais, leia este guia completo.
O que é o arquivo XML?
O arquivo XML (Extensible Markup Language) é o formato de digitalização das notas fiscais, com o objetivo de substituir as notas em papel, permitindo uma melhor gestão, organização e automatização das emissões. Ou seja, ele é o formato virtual da NF-e emitida nas vendas de produtos.
A Extensible Markup Language, usada para a versão digital da nota, é um arquivo de texto, cujo conteúdo segue um formato pré-definido, para troca de informação entre sistemas. Isso possibilita a validade jurídica do documento fiscal e a leitura tanto por pessoas quanto softwares dos mais variados.
Além de fazer o registro de todas as informações de uma NF-e, o arquivo XML corresponde ao padrão da escrituração fiscal. Dessa forma, é possível utilizá-lo com segurança em todo o território brasileiro.
Qual a importância do arquivo XML?
O arquivo XML possui validade fiscal e contábil, devendo ser guardado pelo tempo legal estipulado. Lembrando que o seu não armazenamento sujeita o estabelecimento a autuações e multas.
Ele é gerado a partir da emissão da nota fiscal eletrônica e é responsável por comprovar a propriedade sobre o serviço ou bem adquirido. É por meio do arquivo XML que as autoridades conseguem identificar os detalhes sobre as transações feitas.
Além de ser fundamental na gestão empresarial, como a gestão de restaurante e de outros estabelecimentos alimentícios, entender esses conceitos e saber aplicá-los é importante para manter seu negócio de acordo com o que diz a lei, e com uma gestão de documentos fiscais eficaz.
Qual a diferença entre XML, NF-e e DANFE?
É normal aparecerem dúvidas sobre conceitos relacionados a documentos fiscais. Veja o que é cada um:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): é um documento digital que tem o papel de comprovar as operações de venda de serviços e produtos;
- DANFE: é uma versão impressa e gráfica da NF-e e que acompanha a mercadoria durante todo o transporte;
- XML: é o formato de todas as notas fiscais eletrônicas, sendo a nota fiscal de fato.
É importante ressaltar que, quando é necessário apresentar a nota fiscal para fins de troca de produto ou fiscalização, deve ser enviado o arquivo XML, e não o PDF ou a versão impressa.
Quais as vantagens de usar o XML?
Existem diversos benefícios que o formato XML nas notas fiscais eletrônicas pode gerar para o seu estabelecimento. Veja a seguir alguns deles:
- reduz o uso do papel, contribuindo para a gestão financeira da empresa;
- facilita a atualização e a localização de notas fiscais específicas, já que é só procurar pelo nome do arquivo no banco de dados;
- reduz o espaço físico necessário para o arquivamento;
- simplifica a troca de dados fiscais entre os envolvidos na operação, como o Fisco e contadores.
O arquivo XML auxilia em uma gestão mais eficiente dos estabelecimentos alimentícios. Isso é essencial para evitar problemas com o Fisco e mesmo problemas de endividamento.
Aproveite a visita ao blog para entender o que é e como construir o planejamento estratégico do seu negócio!
