Quer organizar os processos do seu negócio de uma forma prática e eficiente? O fluxograma é uma ferramenta valiosa nesse sentido. Com ele, você pode mapear cada etapa dos processos, desde a gestão do estoque até o envio dos pedidos, aumentando a satisfação dos clientes.
Outra boa notícia é que criar um fluxograma do zero não é nada complicado. Algumas etapas básicas ajudam a atingir seus objetivos de forma mais padronizada e ágil.
Deseja saber mais a respeito? A seguir, você confere como funciona o fluxograma, quais são os principais modelos e como elaborar o seu. Aproveite a leitura!
O que é fluxograma?
O fluxograma é uma representação gráfica das etapas de uma tarefa. Em geral, ele é formado por uma estrutura com diferentes símbolos gráficos. Cada forma geométrica representa uma ação diferente que precisa ser executada. Já as flechas que as conectam indicam a correlação entre as ações e a direção do processo, no qual o fluxograma deve ser lido.
Nesse sentido, o fluxograma contribui para a gestão do seu negócio. Ele possibilita e facilita:
- a visualização, a padronização e a automação de processos de gestão e produção;
- a identificação de gargalos, para que sejam reduzidos ou eliminados;
- a busca de meios para aprimorar a realização das tarefas;
- a distribuição eficaz de tarefas para cada colaborador.
Essa ferramenta é usada em diferentes segmentos. Para o sucesso do empreendimento, Victor Macambira, sócio-fundador da GASSCompany, alerta que é preciso “ser um bom gestor, saber refinar sua engrenagem, fazer com que o seu modelo de negócio seja lucrativo”.
Quais são os tipos de fluxograma?
Existem quatro modelos principais de fluxogramas em relação à visualização. Entenda como funciona cada um deles.
Fluxograma de processo simples
Composto por elementos básicos, como formas geométricas e setas, esse tipo de fluxograma apresenta colunas verticais ajuda a entender a sequência das atividades.
Um exemplo é o fluxograma de pedido pelo delivery. Quando o cliente faz o pedido e avança nas etapas, passa por alguns pontos de decisão: se ele tem ou não cadastro ou se há ou não outros itens para incluir no pedido.
Fluxograma vertical
Ideal para ser usado no controle de estoque, esse modelo faz uso de colunas verticais para representar a organização das atividades e seu fluxo de forma sequencial. O fluxograma vertical une informações nos modos gráficos e textuais e possibilita o rápido preenchimento dos campos, bem como da sua visualização.
Desse modo, ele ajuda a identificar os pontos de melhoria a complexidade de cada tarefa.
Fluxograma funcional
Victor enfatiza que é preciso “reduzir ao mínimo o tempo entre o plano e a execução”. O fluxograma funcional ajuda nessa questão, indicado para atividades realizadas em várias áreas.
Essa ferramenta permite indicar os colaboradores responsáveis por cada etapa do processo. Por exemplo, no caso do pedido pelo delivery, ele passa pela sessão de estoque, produção e envio para o cliente.
Diagrama de blocos
Também chamado de fluxograma linear, ele é composto por blocos e funciona como uma lista de verificação gráfica de itens ou tarefas. Ele é usado apenas para mostrar a sequência de um processo, sem apresentar pontos de decisão.
O modelo é ideal para a visualização do passo a passo da produção na cozinha, atendimento ao cliente ou procedimento para a entrega dos itens.
Como criar um fluxograma?
Mesmo quando o mercado está em expansão, muitas empresas quebram com poucos anos de existência. A “falta de conhecimento é o principal fator que impacta negativamente esse cenário” lembra Victor. Compreender os processos e aprender novas formas de otimizá-los é a melhor alternativa para evitar que isso aconteça, e o fluxograma é um grande aliado.
Para obter os melhores resultados possíveis com esse recurso, é importante que ele seja simples e claro. Confira os passos necessários para fazer um fluxograma do zero.
- Identifique as atividades do empreendimento e defina os processos que serão mapeados.
- Faça um esboço do fluxograma com um breve resumo de cada orientação, acrescentando formas geométricas para cada etapa.
- Use linhas, setas e cores diferentes para conectar as etapas e facilitar a visualização;
- Indique onde é o início do fluxograma e onde o processo termina.
- Coloque o passo a passo em prática para identificar a eficiência do fluxograma.
- Realize os ajustes necessários caso perceba que alguma etapa ficou de fora.
O uso do fluxograma é uma excelente maneira de otimizar os processos do seu estabelecimento. Ao implementar essa ferramenta, você vai alcançar um novo nível nos processos do seu negócio, melhorando a gestão e a satisfação dos clientes.
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