Diante da contínua transformação digital, as empresas precisam se atualizar, adotando as novas tecnologias disponíveis no mercado. Caso contrário, a tendência é perder competitividade. Nesse contexto, a automação de processos ajuda a manter uma operação ágil e ainda mais lucrativa.
Essa necessidade é uma consequência direta da revolução digital. Quem não busca automatizar seus processos tem uma produção mais lenta e trabalhosa. Como reflexo, é preciso contar com mais mão-de-obra operacional, interferindo até mesmo no tempo de entrega do produto ao cliente.
Continue a leitura para entender como a automação de processos pode ajudar seu negócio!
O que é automação de processos?
A automação de processos, como o nome indica, é o ato de tornar certas tarefas automáticas e autônomas — ou seja, não há uma necessidade tão grande de esforço humano, pois as ferramentas se tornam aliadas nas operações.
Esse conceito tem muito a ver com a inteligência artificial (IA), o que significa que o sistema de automação pode aprender à medida que trabalha e até chegar ao ponto de tomar decisões de forma autônoma. Ele pode, ainda, ativar outros sistemas e modificar as atividades sem a necessidade de interferência humana — tudo em sintonia com a transformação digital.
Qual a diferença entre automatização e automação de processos?
A automatização de processos é uma solução que permite agilizar e tornar mais eficientes algumas operações, especialmente aquelas atividades que são repetitivas. É esperado que o recurso necessite da interferência humana em alguns momentos, mas ela tende a ser mínima.
A automação, porém, se refere ao ato ou processo de converter o controle de uma máquina ou dispositivo em um sistema mais automático, por meio de um computador ou de controles eletrônicos. O dispositivo passa a ser controlado ou operado automaticamente, sem a necessidade de interferência humana.
Um exemplo é a retirada de pedidos em um negócio delivery. Imagine que a cada pedido recebido você precise de um profissional para apresentar o cardápio, anotar todos os itens e receber o pagamento. Além de ser uma operação morosa, ela é mais suscetível a erros. Ao contar com uma ferramenta própria de delivery, o todo o processo de retirada de pedidos e pagamento é feito com automatização.
Como começar a automação?
Para realizar a automação de processos na sua empresa, é preciso aperfeiçoar e melhorar as etapas do fluxo de trabalho por meio de novas tecnologias, substituindo tarefas manuais por sistemas inteligentes. Assim você ameniza o tempo gasto com tarefas operacionais e direciona o esforço da equipe em ações mais estratégicas para o negócio.
No mercado é possível encontrar ferramentas que auxiliam nas mais diversas atividades do dia a dia do negócio, como: desenvolvimento de peças de marketing; ferramentas que auxiliam no atendimento; sistemas que automatizam o pagamento do cliente. Além disso, negócios de delivery podem contar com plataformas completas que atendem em toda a jornada do pedido.
Então, para começar a automação, o primeiro passo é mapear as tarefas operacionais da sua equipe. Entenda, por exemplo, o tempo gasto por cada colaborador nas mais diferentes tarefas do negócio. Logo depois, busque por soluções tecnológicas que podem aprimorar essas ações.
Você não precisa criar um sistema do zero, já que no mercado há opções acessíveis e práticas, até mesmo para pequenos negócios.
O processo de automação deve envolver todas as principais tarefas de uma empresa, como logística, delivery, compra de insumos, marketing, administrativo, entre outros.
Quais são as etapas da automatização dos processos?
Para ter sucesso na automação de processos, algumas etapas devem ser seguidas. A seguir, entenda o que fazer para conseguir um roteiro mais seguro de implementação.
Conheça os processos atuais
Para melhorar os processos da empresa, vale a pena entender como as coisas estão sendo feitas hoje. Nesse sentido, você deve:
- analisar como os processos atuais são feitos;
- conversar com os profissionais;
- avaliar os indicadores estratégicos que a empresa já usa;
- detalhar o processo.
Identifique práticas que apresentam erros
A partir dos indicadores, é possível identificar os processos que apresentam erros. O que não está dando certo? Por que os profissionais não conseguem alcançar seus objetivos? Dessa forma, a empresa identifica as prioridades para o projeto de automação de processos.
Dificilmente, será possível melhorar tudo ao mesmo tempo. Processos morosos ou que estão causando transtornos podem ser colocados como prioritários.
Crie um fluxograma dos processos que serão automatizados
Depois que a empresa definir o processo que passará por automação, o passo seguinte é a criação de um fluxograma novo que estabeleça a ordem das tarefas, o que deve ser feito, quem é responsável pelo projeto e o período em que ele deve ser implementado.
Selecione ferramentas que ajudem seu negócio
Há soluções próprias para cada setor, conforme as demandas da empresa. Negócios que vendem ou querem vender por delivery contam com ferramentas que auxiliam em todas as etapas da jornada do pedido.
Isso significa que uma ferramenta pode:
- apresentar o cardápio aos clientes;
- atrair e fidelizar consumidores;
- lançar promoções;
- melhorar o desempenho de vendas;
- processar pagamentos;
- cuidar da logística.
Outro ponto a analisar é a facilidade de implementação do sistema. Além disso, é importante avaliar o suporte oferecido pelo fornecedor depois que o cliente contrata o serviço.
Faça um cronograma de implementação
A implementação de melhorias requer esforço. Na verdade, resta pouco tempo para modificar aquilo que é feito do mesmo jeito há muitos anos. Ainda que o processo não esteja funcionando, exija mais trabalho, envolva mais tempo, ele já é conhecido, e os profissionais sentem-se mais confortáveis realizando essa atividade.
O cronograma de implementação é fundamental, pois assegura que todas as etapas serão cumpridas, incluindo apresentação, treinamento e teste.
Treine os profissionais
Os profissionais terão que lidar com um novo processo, e o treinamento é fundamental para que eles adquiram conhecimentos e possam compartilhá-los. As capacitações técnicas ajudarão a ensinar como utilizar o sistema. É preciso fazer o compartilhamento com o grupo de todos os objetivos das mudanças, motivando a participação e o engajamento de todos.
Monitore os resultados
A melhoria constante dos processos depende de como a empresa acompanha os resultados. Usar KPIs é muito importante para gerenciar o negócio de forma inteligente. Esses indicadores, além de oferecer uma visão inteligente do que ocorreu, permitem um direcionamento a respeito do que deve ser feito.
Faça ajustes
O monitoramento dos resultados permite identificar os pontos que precisam de ajustes, ou seja, facilita a execução das correções. Quanto mais se demora para resolver um problema, mais tempo leva para que os resultados positivos apareçam.
Como o seu negócio pode se beneficiar na prática?
A automação de processos oferece muitas vantagens às empresas, independentemente do seu modelo de negócio. Confira alguns dos principais benefícios:
- diminuição do tempo de produção;
- facilidade na gestão de processos;
- melhoria na margem de lucro;
- integração de diferentes setores do negócio;
- redução do período das atividades operacionais;
- diminuição de custos;
- redução de erros, retrabalhos e desperdícios;
- emissão de relatórios objetivos sobre a produtividade da empresa;
- integração de multiplataformas.
Empreender no Brasil é caminho desafiador, mas com grandes oportunidades. Apesar da concorrência, é preciso driblar a inflação e para manter a competitividade. Nesse sentido, investir na automação de processos é uma forma de lidar com os desafios e se destacar no cenário econômico vigente.
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