Toda empresa do ramo alimentício que deseja aperfeiçoar seus processos internos deve acompanhar e otimizar continuamente cada atividade em busca da produtividade. Para isso, deve ser aplicado o POP (Procedimento Operacional Padrão).
Esse documento tem o objetivo de definir rotinas eficientes que acarretem resultados na prática. Ou seja, essa ferramenta ajuda a criar e manter a eficiência nos processos, mesmo quando aparecem obstáculos pelo caminho, como mudança de equipe ou ausência de um colaborador ou gestor.
Aprenda o que é POP, quais seus principais benefícios, além de conferir como montar um modelo para o seu estabelecimento do setor alimentício!
O que é o Procedimento Operacional Padrão?
POP ou Procedimento Operacional Padrão é um documento que reúne instruções e aponta como certa atividade deve ser executada. Além das instruções, ele contém a descrição de todas as tarefas e como elas devem ser realizadas, como um manual de instruções ou um passo a passo.
Sendo assim, o POP pode ser usado para auxiliar na execução de tarefas diárias, calibração, manutenção e utilização de equipamentos, procedimentos de segurança, normas de vigilância sanitária, normas como ISO 22000, análises e muitas outras aplicações.
Além disso, é importante destacar que cada POP é único ou específico para uma atividade, empresa e área de atuação em questão. Desse modo, cada aplicação demanda que seja criado um POP próprio.
A descrição das atividades dever ser realizada de forma minuciosa no POP, caso contrário, o documento se tornará limitado. Assim, tão importante quanto definir e descrever adequadamente cada tarefa é seguir o que foi estabelecido na hora da execução.
Um Procedimento Operacional Padrão pode conter instruções, checklists e fluxogramas, devendo ser revisado regularmente para ficar de acordo com a realidade ágil de um estabelecimento e do mercado.
Quais os benefícios do POP?
Com o POP, o estabelecimento garante maior eficiência e qualidade em suas atividades, independentemente do departamento responsável ou da etapa da tarefa. Ele equipara todo o padrão de execução das atividades.
Portanto, empreendimento, colaboradores e clientes conseguem usufruir das vantagens que o POP proporciona.
A implementação desse documento é responsável diversos aspectos. Veja a seguir!
Redução de falhas na comunicação
Ao optar por um padrão de qualidade, as possibilidades de falhas diminuem consideravelmente. Ou seja, com documentos detalhando as melhores formas de desenvolver as atividades, a rotina de trabalho é aperfeiçoada, desde a comunicação até a prática em si.
Com isso, as chances de dúvidas são reduzidas. Todo funcionário tem à sua disposição informações claras sobre os direcionamentos que deve seguir, independentemente do nível hierárquico.
Aumento da qualidade dos processos
Cada estabelecimento conta com uma estrutura única. Por isso, o POP tem informações que podem variar conforme a organização.
O POP consegue assegurar que a variação na rotina dos colaboradores seja mínima. Ou seja, por meio dele, é mantido um padrão de execução de atividades, ainda que ocorram mudanças de equipe.
Logo, essa é uma ótima forma de garantir a qualidade nos processos. Outra vantagem é que ele permite essa padronização em um alto nível de qualidade sem a exigência de investimentos contínuos em preparação e treinamentos.
Otimiza a produtividade
A falta de uma orientação correta e a existência de processos desorganizados dentro de uma empresa podem influenciar o nível técnico das atividades. Esses fatores diminuem a produtividade dos profissionais e podem causar impactos negativos.
Contudo, quando os processos são padronizados, essa situação não se concretiza. Ou seja, com definições prévias, cada colaborador consegue desempenhar a sua função com eficiência e confiança.
Como fazer o POP do seu estabelecimento?
Agora que você já conhece os benefícios que o POP pode proporcionar para o empresa, é o momento de aprender como colocá-lo em prática. Para isso, é necessário destacar alguns pontos antes:
- escreva o documento em uma linguagem compreensível para todos;
- use a voz ativa e os verbos no presente;
- utilize modelos de fluxogramas ou checklist.
Após essas considerações prévias, veja um passo a passo para desenvolver um Procedimento Operacional Padrão no seu estabelecimento.
Junte os envolvidos pelo procedimento
Reúna os responsáveis pela execução da atividade que precisa ser padronizada. Eles são os mais experientes em relação aos procedimentos rotineiros, além de conhecer suas particularidades.
Defina um grupo de trabalho
Nessa etapa é necessário formar um grupo de trabalho dedicado ao desenvolvimento do POP. A partir disso, estabeleça a função de cada um nesse projeto. Defina metas, elenque rotinas, aprove dados.
Especifique as etapas
É a hora de descrever as fases do procedimento de modo detalhado. Isso abrange todos os materiais utilizados, tempo demandado e quais os resultados aguardados, compatíveis com as metas definidas.
Analise os possíveis imprevistos e obstáculos
Aqui é momento de saber o que pode comprometer o bom funcionamento das atividades. Essa avaliação também precisa ser realizada para se estabelecer políticas sobre o que fazer em situações de emergência.
Elabore um checklist de acompanhamento do POP
Crie um prognóstico para a rotina de checagem e certifique-se da realização correta do procedimento em questão. Ela pode ser realizada por meio de um checklist, podendo ser uma lista de conferência ou um questionário.
Documente e faça a oficialização do POP
Por último, organize todos os tópicos trazidos em um único documento e faça a publicação oficial no estabelecimento. Todos os colaboradores devem ter conhecimento da existência do POP, que precisa estar acessível aos envolvidos.
Quais itens compõem um POP?
Conforme tudo o que foi abordado, pode-se estabelecer uma base estrutural para esse documento. No entanto, um bom modelo de POP tem a maioria dos seguintes elementos:
- nome do procedimento;
- localização da aplicação;
- responsáveis pela atividade, especificados por cargos;
- responsável pela criação do procedimento;
- itens envolvidos na tarefa;
- documentação de referência (estatuto, manuais, guias de segurança);
- passo a passo do procedimento, contendo sequência e etapas de realização;
- siglas devidamente descritas;
- fluxogramas e gráficos, no caso de atividades com alto grau de complexidade.
Quais seriam exemplos de POP no setor alimentício?
O POP tem diversas aplicações em negócios voltados para alimentação. Um exemplo é o uso de fluxograma. Ele pode ser uma boa maneira de descrever o processo do recebimento de uma nota fiscal. Nele você explica o caminho correto que a nota deve fazer no caso do seu estabelecimento.
Esse fluxograma responderia às seguintes perguntas, por exemplo: Quem recebe a nota dentro do estabelecimento? Quem confere se a nota está correta? A partir daí, o fluxo seria pedir o reembolso? E depois, realizar o pagamento? Tudo isso deve estar visualmente claro no fluxograma.
Fluxogramas também podem ser boas ferramentas para registrar o processo de higienização dos ingredientes a serem usados na cozinha. A padronização desses procedimentos ajuda a evitar a contaminação cruzada.
Outro exemplo de POP é o checklist. Ele é uma boa opção para processos que envolvem muitas tarefas que não necessariamente dependem uma das outras, ou seja, que podem ser realizadas paralelamente, como o processo de abertura da casa.
Você pode colocar no checklist quais são as tarefas a serem feitas antes de as portas se abrirem. Basta listá-las e deixar o documento em um espaço visível, para os responsáveis conferirem se tudo foi feito, como:
- aumentar a temperatura das geladeiras;
- tirar os pães da estufa;
- preparar misturas que ficam pré-prontas;
- repor papel higiênico e papel toalhas nos banheiros;
- colocar sacos de lixo nas lixeiras.
O POP (Procedimento Operacional Padrão) é uma ferramenta fundamental para conduzir a execução dos processos em um estabelecimento. Ele contribui para a padronização e qualidade das atividades.
Além disso, documentar e formalizar um POP é a melhor forma de garantir que o legado de uma organização tenha longevidade e harmonia na produção.
Gostou deste conteúdo? Então, aproveite e leia agora mesmo o artigo sobre como construir e encantar seus clientes com um cardápio digital!
