O recibo de pagamento é um documento muito presente na rotina dos estabelecimentos. Como o próprio nome já diz, é uma forma de comprovar que uma determinada dívida foi quitada. Ele é fundamental, tanto na relação com os consumidores, quanto na realização de transações financeiras como pagamentos a fornecedores, despesas e contas, além do recolhimento de tributos.
Ou seja, com a posse desse comprovante, é possível evitar erros de valores duplicados, problemas de contestação de recebimento de dívida ou ocasiões em que o pagamento pode aparecer como não quitado. Por ser um documento importante, é necessário entender quando ele deve ser emitido, quais os tipos que existem e modelos mais adequados para cada situação.
Continue a leitura deste post para tirar suas as principais dúvidas sobre o tema e entender como fazer um recibo de pagamento!
O que é o recibo de pagamento?
Recibo de pagamento é um documento com o objetivo de comprovar o pagamento de um valor quitado entre vendedor ou prestador de serviço e comprador ou tomador de serviço.
É importante ressaltar que o recibo de pagamento é diferente da nota fiscal. Enquanto o recibo é um atestado de que o débito relacionado a uma mercadoria ou serviço foi quitado, a nota fiscal é uma forma de comprovação de que o que foi comprado foi devidamente pago, porém, dando direito de posse sobre aquilo.
Quando emitir um recibo de pagamento?
Será sempre preciso emitir um recibo nas situações que envolverem um pagamento feito a alguém e, para que o recibo tenha algum valor, é necessário que ele seja assinado pela pessoa a quem o documento foi entregue e pelo prestador de serviço ou vendedor.
Entre esses serviços, considere desde um pequeno conserto com valores bem baixos, até os honorários de um advogado, por exemplo. Ou seja, qualquer serviço prestado oou produto vendido pode ser conhecido por meio de um recibo.
Quais os principais tipos?
Agora que você já sabe o que é e quando emiti-lo, para uma boa gestão de restaurante, é necessário saber quais são os tipos de recibo de pagamento.
Recibo de pagamento de parte da dívida
No caso de uma dívida, o devedor tem o direito de quitar parte dele. Assim, o credor tem a obrigação de emitir um recibo, apontando que o pagamento se refere a uma fração dele, e não ao valor total do débito. Veja, a seguir, um exemplo:
“Eu, (credor), inscrito no RG (número) e no CPF (número), recebi do (devedor), inscrito no RG (número) e no CPF (número), a importância de R$ … (valor sempre por extenso), referente ao pagamento de parte do débito com o valor total de R$ … (valor sempre por extenso), atualizado até (dia em que a dívida tinha o valor indicado), referente à (origem do débito).
(Local, dia, mês e ano).
(Assinatura)
(Nome do credor)”
Recibo de pagamento de entrada
No caso de um negócio ser feito a prazo, existe a possibilidade de pagar a entrada, que é o valor antecedente ao pagamento das prestações. Veja o modelo:
“Eu, (credor), inscrito no CPF (número), recebi do (devedor), inscrito no CPF (número), a importância de R$ …(valor sempre por extenso), a título de entrada ao (à) (informar a que negócio a entrada se refere).
(Local, dia, mês e ano)
(Assinatura)
(Nome do credor)”
Recibo de pagamento de locação
Neste caso, trata-se de um contrato de locação. O proprietário, ou seja, o locador, tem a obrigação de emitir o recibo de pagamento ao inquilino (locatário). Veja, a seguir, um exemplo de recibo de locação:
“Eu, (locador), inscrito no CPF (número), recebi do (locatário), inscrito no CPF (número), a importância de R$ … (valor sempre por extenso), relativa ao pagamento do aluguel do (mês), (ano), do bem imóvel localizado no (endereço do imóvel alugado).
(Local, dia, mês e ano)
(Assinatura)
(Nome do Locador)”
Como fazer um recibo de pagamento?
Depois de conhecer alguns modelos, o próximo passo é saber como elaborar um recibo de pagamento. Confira!
Intitule o documento
Dê um título ao arquivo do documento. Portanto, intitule, no cabeçalho de uma folha em branco, o nome “Recibo de Pagamento”, “Declaração de Pagamento” ou só escreva “Recibo”, pois é essencial deixar claro o objetivo do documento.
Deixe espaços em aberto para o preenchimento
Depois que tiver o arquivo intitulado e salvo, é necessário criar uma narração, deixando espaços em branco para poder preencher. Confira um exemplo:
“Eu, (nome do recebedor), deixo registrado que recebi de (nome da pessoa ou empresa que efetuou o pagamento) a quantia de (valor pago), pelos serviços prestados/produto de (escreva a tarefa feita).”
É importante destacar que, caso haja mais informações relevantes sobre a prestação de serviços ou pelo produto, você também pode acrescentar na descrição do documento.
Tenha cuidado com os valores
Uma dica fundamental é ficar atento aos valores, uma vez que, dependendo do tipo da grafia, existe o risco de eles serem interpretados incorretamente. Por isso, não se esqueça de sempre registrar o pagamento que está sendo comprovado por extenso.
Conclua com um espaço de assinatura
Por fim, lembre-se de organizar um espaço para que a pessoa que está recebendo o pagamento consiga assinar. E sempre coloque a localidade e a data em que foi concluída a operação. Por exemplo: Rio de Janeiro/RJ, 05 de julho de 2022.
Utilize um software para emissão de recibos
Com um software de gerenciamento, é possível preencher todas as informações necessárias com mais eficiência, otimizando o tempo e diminuindo os erros. Ou seja, você terá uma preocupação a menos.
O recibo de pagamento é uma ótima garantia que o seu estabelecimento terá nas transações de compra e venda. Ou seja, esse é um documento fundamental para o controle financeiro do seu negócio.
Aliado a outras boas práticas de administração, como por questões relacionadas ao comercial e ao operacional, passando pela área de Recursos Humanos (RH), com a gestão por competência, entre outros, um controle financeiro pode ajudar um negócio a seguir seu curso e até mesmo se alavancar.
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