Contas a receber: o que são, benefícios e como gerenciar!

Já parou para pensar em como as contas a receber são um ingrediente essencial para o sucesso de um negócio? Afinal, é com elas que a empresa mantém suas portas abertas, com as finanças em dia. Mas você sabe como gerenciar isso de um jeito eficiente?

Nos últimos dois anos, o número de empresas com dificuldades financeiras e que entraram em falência cresceu 80%. É uma realidade preocupante, já que não gerenciar bem as contas a receber prejudica a saúde financeira de qualquer porte de negócio.

A falta de controle pode levar a problemas como inadimplência, atrasos no pagamento de fornecedores e até mesmo à falência da empresa. Por isso, preparamos algumas dicas para você ter tranquilidade no seu processo de contas a receber!

Contas a receber: o que é?

É o dinheiro que a empresa espera obter pelas vendas a prazo que fez aos seus clientes. Por exemplo, se alguém compra um produto e escolhe parcelar, o dinheiro que a pessoa ainda vai pagar é considerado uma conta a receber.

É fundamental gerenciar bem essas entradas para garantir que o dinheiro seja recebido no prazo estabelecido. Isso ajuda a manter a saúde financeira do estabelecimento e permitir que ele tenha caixa suficiente para pagar fornecedores, funcionários e até investir no crescimento do negócio.

O que faz um setor de contas a receber?

Essa é uma parte do negócio responsável por monitorar todas as quantias que a empresa tem a receber. Aqui, vão desde os valores obtidos com vendas até os valores vindos de serviços prestados ou de rendimentos de aplicações e recuperações tributárias.

Para desempenhar a tarefa, o setor de contas a receber é composto por analistas financeiros, analistas contábeis e assistentes. Mas, na rotina de trabalho, esses profissionais não ficam só de braços cruzados esperando que o dinheiro caia na conta corporativa. Veja mais algumas responsabilidades:

• gerar boletos ou notas fiscais para cobrar os clientes pelo pagamento de compras a prazo;
• fazer a análise de crédito dos clientes, definindo limites de compras, prazos e formas de pagamento;
• controlar os recebimentos de cartões de crédito, cheques e outras formas de pagamento;
• acompanhar as compras realizadas pelos clientes e cobrar pelo seu pagamento;
• fazer o plano de contas contábil do negócio;
• realizar a cobrança de títulos e contas em atraso.

Vale ressaltar que o setor pode ter diferentes nomes. Além de “contas a receber”, ele pode ser chamado de departamento financeiro ou até mesmo de contabilidade, dependendo da estrutura adotada no lugar.

Como lançar contas a receber no fluxo de caixa?

Se você tem um negócio, sabe que um bom controle de receitas e pagamentos é essencial para manter as finanças em dia. Por isso, uma das atividades-chave do setor de contas a receber é o lançamento dessas contas no fluxo de caixa. Mas como fazer isso sem se enrolar? A resposta é simples: organização e projeção.

É preciso ter as informações das contas a receber organizadas e atualizadas em planilhas ou softwares de gestão financeira. Em seguida, é bom projetar os recebimentos futuros considerando prazos de pagamento e sazonalidade das vendas.

Aqui, uma dica de ouro é registrar os recebimentos assim que eles acontecem, acompanhando de perto a inadimplência para minimizar o impacto no fluxo de caixa. Com esse cuidado, é possível fazer uma gestão financeira eficiente e antecipar possíveis dificuldades.

Quais ferramentas podem ajudar nessa tarefa?

Você viu que falamos de planilhas ou softwares de gestão financeira. Para facilitar as atividades do setor de contas a receber, temos mais ferramentas que podem ajudar a manter as informações atualizadas. Confira algumas opções!

Planilhas eletrônicas

As planilhas eletrônicas, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, são ferramentas bastante populares para a organização de dados financeiros. É possível criar uma planilha específica para as contas a receber, com informações como nome do cliente, valor, data de vencimento e forma de pagamento.

Softwares de gestão financeira

Os softwares de gestão financeira, como o QuickBooks, são opções completas para estabelecimentos. Esses programas registram todas as contas a pagar e a receber, fazem o controle do fluxo de caixa e até mesmo a emissão de relatórios. Nesse mesmo caminho, um gerenciador financeiro também pode ser útil no controle do fluxo de caixa.

Aplicativos de finanças

Os aplicativos salvam a nossa vida em muitas situações. O App iFood para Parceiros, por exemplo, é uma ferramenta que ajuda você gerenciar os seus pedidos e o seu negócio com facilidade, na palma da sua mão.

Mas também existem outros aplicativos que podem ser adaptados para a gestão financeira. Uma opção é o Conta Azul, que mapeia todas as finanças do estabelecimento, incluindo as contas a pagar e receber.

Serviços de cobrança

Para evitar a inadimplência, algumas empresas optam por contratar serviços de cobrança. Eles podem enviar lembretes de pagamento aos clientes e acompanhar de perto a situação das contas a receber. É uma boa alternativa para quem tem dificuldade em gerenciar a inadimplência.

Se organizar o fluxo financeiro da sua loja ainda é um desafio, vale muito ouvir o que o Erik Rodrigues, do time do Marketing do iFood, tem a dizer sobre o assunto. Para ele, a organização das despesas é sempre uma prioridade.

“Listar todos os custos, categorizando cada um deles, é uma ótima maneira de visualizar quais gastos podem ser reduzidos e aqueles que devem ser priorizados”.

Além disso, o fluxo de caixa merece um olhar atento. Então, Erik sugere fazer o acompanhamento diário das entradas e saídas, o que ajuda muito no planejamento da loja.

Sempre que você for projetar o fluxo de caixa, também vale a pena pensar nas finanças dos próximos meses e anos. Afinal, “fazer projeções de médio e longo prazo pode ajudar a evitar prejuízos e planejar estratégias para o alcance das metas financeiras”.

Como é um processo de contas a receber eficiente?

Gerenciar as contas a receber é um desafio presente em muitos negócios. Ao conhecer o processo, no entanto, você sente que fica mais fácil acompanhar as coisas — e fica mesmo! Confira como funciona o contas a receber de uma empresa, na prática!

Cadastro de clientes

O primeiro passo é cadastrar todos os clientes com informações precisas, como nome, endereço, telefone e e-mail. Também vale a pena verificar a capacidade de pagamento e o histórico de crédito de cada um antes de conceder qualquer prazo.

Emissão de faturas

Após a realização da venda, é necessário emitir uma fatura com todas as informações necessárias, como o valor total da compra, os produtos adquiridos, o prazo de pagamento e a data de vencimento.

Envio da fatura

O próximo passo é enviar a fatura ao cliente, preferencialmente por e-mail, junto de informações sobre os meios de pagamento disponíveis, como boleto bancário ou transferência eletrônica.

Acompanhamento do pagamento

O recebimento das faturas não pode ser esquecido. Isso ajuda a manter um controle rigoroso sobre os pagamentos efetuados pelos clientes, identificando rapidamente atrasos e adotando medidas para cobrar os valores em débito.

Cobrança de inadimplentes

Caso um cliente esteja inadimplente, é necessário tomar medidas para recuperar o valor em débito. Uma delas é entrar em contato com a pessoa por telefone, e-mail ou carta, para negociar a quitação da dívida e evitar que o problema se torne ainda maior.

Análise do processo

Analisar periodicamente o processo de contas a receber ajuda a identificar pontos de melhoria e otimizar o fluxo de trabalho, garantindo uma gestão financeira sustentável.

Após aprender sobre o processo de contas a receber, é hora de colocar em prática. Não deixe para depois e comece a aplicar as estratégias apresentadas neste post para garantir que seu negócio tenha uma gestão financeira eficiente.

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