Fazer a gestão das finanças de um estabelecimento não é fácil. Afinal, ela envolve diferentes tarefas que requerem conhecimento, organização e acompanhamento rigoroso. Entre essas atividades, está o controle das contas a pagar.
Impostos, despesas operacionais e o pagamento de parceiros e fornecedores estão entre as contas com as quais o empreendimento precisa estar em dia a fim de manter um funcionamento duradouro e saudável. Arcar com as despesas dentro do prazo transmite credibilidade e profissionalismo, além de ajudar na organização financeira de qualquer negócio.
Aprenda o conceito de contas a pagar, além de entender como controlar melhor as do seu estabelecimento!
O que são contas a pagar e por que é importante acompanhá-las?
As contas a pagar são as obrigações financeiras que uma empresa assume em relação a seus funcionários e fornecedores. No caso de um estabelecimento do setor alimentar, podem incluir, por exemplo:
- a remuneração de colaboradores, como garçons, garçonetes e funcionários do delivery;
- a compra de ingredientes e embalagens;
- o pagamento das contas de água, energia e Internet.
O controle das contas a pagar deve fazer parte do dia a dia. Geralmente, elas envolvem quantidades consideráveis de dinheiro, e qualquer deslize pode gerar grandes prejuízos. Finanças mal geridas podem até mesmo levar o negócio vá à falência!
Muitas vezes, os empreendimentos que enfrentam problemas ligados às contas a pagar até têm recursos para pagar essas obrigações, mas são prejudicados por falta de organização.
Para uma gestão empresarial eficiente, é essencial ter o máximo de controle e planejar tudo para que as contas sejam pagas dentro do prazo, o que dispensa a necessidade de arcar com juros ou lidar com problemas maiores.
Quais as vantagens de fazer uma boa gestão de contas a pagar?
São diversos os benefícios de realizar uma boa gestão de contas a pagar, principalmente porque isso reflete diretamente no controle financeiro do seu estabelecimento. Confira, a seguir, as principais vantagens de estruturar seu setor de contas a pagar.
Diminuição de custos
Ter um controle maior sobre os gastos é um dos principais benefícios de uma boa gestão de contas a pagar. Essa visão ampla permite que o empreendedor entenda quais despesas são dispensáveis para o estabelecimento, além de garantir que seja possível se planejar em relação aos gastos consolidados.
Melhoria na reputação
Ao manter os pagamentos dentro do prazo, além de evitar multas e juros, você garante que o negócio tenha uma boa reputação no mercado em relação aos parceiros, fornecedores e clientes.
Vale ressaltar que alguns recursos, como empréstimos e solicitações de linhas de crédito, por exemplo, a depender do banco ou instituição financeira, exigem que o estabelecimento tenha o nome limpo.
Redução de multas e juros decorrentes de atrasos
Não é segredo para ninguém que atrasar as contas é prejudicial para qualquer negócio. A empresa recebe cobranças, fica com o nome sujo e acaba tendo que pagar mais que o previsto, já que atrasos geram a aplicação de multas e juros. Tudo isso influencia negativamente no orçamento ao fim do mês, o que pode comprometer até o fluxo de caixa.
Com um bom plano de contas contábil e um planejamento financeiro eficiente de contas a pagar, é possível identificar as necessidades e obrigações do empreendimento, organizando pagamentos em dia.
Otimização do tempo
Ao organizar todas as contas a pagar e entender quais são seus compromissos financeiros, você consegue saber exatamente o que deve ser feito ao longo do mês. Dessa forma, não há a necessidade de gastar tempo revirando contratos, recibos e documentos para organizar seus custos.
Além disso, a depender da conta a pagar e dos serviços disponibilizados pela instituição financeira, existe a possibilidade de deixar os pagamentos em modo de débito automático. Com isso, você economiza ainda mais seu tempo, que pode ser usado em tarefas mais analíticas e estratégicas.
Como controlar as obrigações financeiras do seu estabelecimento?
Você já entendeu por que é tão importante gerenciar bem as contas a pagar do seu estabelecimento. Agora, é hora de descobrir como, de fato, aplicar isso na gestão de um restaurante, lanchonete, bar ou semelhante. Confira algumas dicas a seguir.
Registre todas as movimentações do caixa
A primeira etapa para ter o controle das contas a pagar é registrar todas as movimentações do caixa do estabelecimento, sem exceção. Independentemente do valor que entra ou sai da empresa, ele deve ser registrado.
Essa prática ajuda a identificar possíveis gargalos. Além disso, os registros permitem encontrar boas fontes de receita, entre outras informações financeiras relevantes.
Controle o seu fluxo de caixa
Como você já sabe, o registro de movimentações é essencial para fazer o controle do fluxo de caixa. Essa prática consiste em compreender quanto dinheiro entrou e saiu do caixa do estabelecimento. Desse modo, há como descobrir se o saldo da empresa é positivo ou negativo.
Para um acompanhamento mais eficaz, é importante que o controle de caixa seja feito diariamente. Assim, é possível identificar qualquer problema imediatamente e agir de forma rápida, evitando que a situação se agrave.
Utilize um software de gestão financeira
Manter todos esses registros de forma manual não é uma tarefa fácil. Nesse sentido, é importante contar com softwares de gestão financeira para a automação dos registros do fluxo de caixa.
Entretanto, não é somente dessa maneira que eles podem ajudar no controle das contas a pagar do seu empreendimento. Um software de gestão financeira permite:
- planejar o orçamento da empresa;
- registrar ganhos e gastos;
- emitir recibos de recebimento e pagamento;
- emitir notas fiscais;
- definir metas financeiras;
- anexar comprovantes via câmera de celulares;
- classificar os passivos e ativos por categoria e centro de custo;
- obter relatórios gerenciais.
Todas essas funcionalidades estão presentes de forma automatizada. Sem a interferência humana na obtenção de dados, você consegue reduzir erros e ter melhores resultados no controle financeiro do seu estabelecimento.
Uma boa gestão financeira é fundamental para a saúde do seu negócio. Portanto, para que você evite e o endividamento e consiga alcançar cada vez mais sucesso, busque uma postura estratégica em relação às contas a pagar. Lembre-se de seguir as dicas deste post!
Por falar em postura estratégica, que tal aproveitar a visita e conferir mais um post? Entenda o que é e como construir o planejamento estratégico do seu negócio!
