O controle de caixa é uma das melhores formas de fazer uma gestão financeira eficiente em uma empresa. Controlar a entrada e saída dos recursos e projetar as movimentações é essencial para garantir a saúde das finanças e fazer previsões a curto, médio e longo prazo.
Além disso, o controle de caixa contribui para a tomada de decisão dos gestores. Ele possibilita um melhor planejamento empresarial, proporciona uma noção sobre futuros investimentos e favorece o crescimento do negócio. Ou seja, são inúmeras as vantagens que essa ferramenta pode proporcionar ao seu estabelecimento.
Continue a leitura para entender o que é controle de caixa, como funciona e como aplicá-lo no seu negócio!
O que é controle de caixa?
O controle de caixa é um procedimento relevante para a gestão empresarial. Ele consiste no monitoramento das entradas e saídas de dinheiro de um estabelecimento. Por meio dessa ferramenta, é possível ter uma administração mais eficiente em relação às transações financeiras que acontecem na empresa.
Normalmente, a atividade de registrar toda a movimentação, fica a cargo de um gestor, exigindo bastante esforço da sua parte. Por isso, é necessário ter uma atenção a mais com o controle de caixa de uma empresa, já que cuidar dele é o mesmo que cuidar da saúde financeira do seu estabelecimento.
Qual a importância do controle de caixa para um negócio?
O controle de caixa é fundamental para auxiliar o gestor a fazer um planejamento estratégico e tomar as melhores decisões. Por meio dele, o empreendedor consegue saber quanto de dinheiro entrou e saiu do caixa de restaurante, por exemplo. Ou seja, com essa ferramenta, é possível definir o saldo diário como positivo ou negativo.
Além disso, o controle de caixa permite que o gestor de uma lanchonete, bar, restaurante ou outro comércio do ramo alimentício, identifique algumas informações, como:
- a quantidade de recursos que podem ser utilizados para investimentos;
- quais departamentos estão gerando mais lucros;
- quais setores necessitam de mudanças para elevar o faturamento.
Para que serve o controle de caixa?
A principal finalidade do controle de caixa é fazer com que a equipe de gestão seja capaz de analisar rapidamente o saldo da empresa e a situação atual do caixa. Ou seja, o controle de caixa permite que o gestor consiga identificar o dinheiro disponível do estabelecimento naquele momento, além das fontes recentes de despesas ou receitas.
As informações relacionadas ao fluxo de caixa diário, ou até mesmo do mês, já indicam se a empresa está indo na direção do prejuízo ou lucro nesse período. Dessa maneira, os gestores conseguem prever problemas que ocorreriam no fim do mês, por exemplo, e já antecipar soluções.
Como funciona o controle de caixa?
O controle de caixa é uma tarefa simples de realizar a partir do momento que se entende que ele tem uma estrutura básica.
Uma vez que se sabe o que cada item representa, conduzir essa gestão, em uma planilha ou manualmente, torna-se uma atividade mais fácil. Confira, a seguir, os itens que integram um controle de caixa.
Recebimento
Aqui, estão inclusas as entradas de todos os recursos no caixa do estabelecimento. Todo o dinheiro que a empresa obtém, pode ser de aplicações, vendas, aluguel de peças ou adiantamento de parcelas, entre outros, se encaixa nessa categoria.
Pagamentos
Neste item, entram os investimentos e gastos do negócio — em outras palavras, a quantia monetária que sai do caixa. Desse modo, é possível citar todos os custos variáveis e custos fixos do estabelecimento, como pagamentos de fornecedores e salários, e despesas como com internet, água, luz e aluguel.
Saldo anterior
No início de todo período de controle de caixa, é necessário considerar o saldo anterior. Imagine que você faça o registro diário: nessa situação, o saldo do dia anterior é uma informação relevante para o dia vigente.
Saldo final
O saldo final é o valor em caixa ao fim de um dia de trabalho. Para chegar a ele, é preciso fazer a subtração do valor integral dos pagamentos em relação ao valor integral dos recebimentos. Ou seja, para saber o saldo final, basta subtrair as saídas do dia pelas entradas.
Como fazer controle de caixa?
Quando se conhece melhor a estrutura de um controle de caixa, fica mais simples fazer o controle no próprio estabelecimento. Veja, agora, algumas dicas valiosas para isso.
Separe suas despesas
Após analisar todo o fluxo de caixa, faça a separação de todas as despesas por categoria. Dessa forma, é possível saber a quantia que está indo para cada área — diariamente, mensalmente e anualmente. Algumas possíveis classificações são:
- despesas com fornecedores;
- pagamentos a colaboradores;
- contas da empresa.
Separe seus ganhos
É importante, também, classificar seus ganhos, como o retorno de investimentos e pagamentos no cartão, no crediário e à vista. Isso dá a você a oportunidade de reinvestir parte dessa quantia para aumentar a eficiência de uma área e lucrar ainda mais.
Escolha o período
Saiba com qual periodicidade (ou seja, de quanto em quanto tempo) o seu controle de caixa vai ser realizado. Vale lembrar que isso pode ser feito todo dia, uma vez por semana, a cada mês ou anualmente, por exemplo. Avalie e decida qual é a frequência ideal, mas tenha em mente o seguinte: quanto maior for o período, menor será o controle sobre o seu caixa.
Registre o que ainda deve ser recebido
Ter esse controle é fundamental. Por isso, anote as datas e os valores das contas que o estabelecimento ainda tem para receber, além de registrar os juros que elas vão gerar. Isso faz com que tenha mais tranquilidade nos seus planejamentos futuros, já que conseguirá prever, de certa forma, a quantia que a empresa terá em caixa em cada época.
Além disso, você pode contar com o gerenciador financeiro em seu estabelecimento. É uma ferramenta digital responsável pelo controle de recursos, que funciona tanto para empresas como para pessoas. São sistemas usados pelos melhores restaurantes e oferecem soluções bastante acessíveis para quem está começando no ramo.
O controle de caixa é de suma importância para a sobrevivência, manutenção e crescimento da empresa. Ele possibilita uma noção mais segura e clara de quais são as despesas, ganhos e possíveis investimentos. Assim, contribui para o planejamento financeiro e a tomada de decisões.
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