Contas a receber: o que são, importância e como controlar

Já parou para pensar em como as contas a receber são um ingrediente essencial para o sucesso de um negócio? Afinal, é com elas que a empresa mantém suas portas abertas, com as finanças em dia. Mas você sabe como gerenciar isso de um jeito eficiente?

Nos últimos dois anos, o número de empresas com dificuldades financeiras e que entraram em falência tem chamado a atenção. É uma realidade preocupante, já que não gerenciar bem as contas a receber prejudica a saúde financeira de qualquer porte de negócio.

A falta de controle pode levar a problemas como inadimplência, atrasos no pagamento de fornecedores e até mesmo à falência da empresa. Por isso, no texto de hoje, a gente explica o que é contas a receber e como funciona na prática esse gerenciamento financeiro!

Contas a receber: o que é?

Contas a receber é o dinheiro que a empresa espera obter pelas vendas a prazo que fez aos seus clientes. Por exemplo, se alguém compra um produto e escolhe parcelar, o dinheiro que a pessoa ainda vai pagar é considerado uma conta a receber.

É fundamental gerenciar bem essas entradas para garantir que o dinheiro seja recebido no prazo estabelecido. 

Isso ajuda a manter a saúde financeira do estabelecimento e permitir que ele tenha caixa suficiente para pagar fornecedores, funcionários e até investir no crescimento do negócio.

Contas a receber é ativo ou passivo?

As contas a receber figuram como ativo no balanço. Esse registro indica que a empresa detém um crédito em seu nome. 

Quando analisamos o ativo circulante, as duplicatas e faturas pendentes ilustram o fluxo de caixa que ainda vai cair no seu bolso. Por essa razão, elas reforçam a liquidez da empresa.

Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?

Enquanto as contas a receber apontam o que entra, as contas a pagar revelam o que sai do caixa. De um lado, há clientes que devem valores; de outro, fornecedores que você deve honrar. 

Em um fluxo financeiro equilibrado, as datas de recebimento e de pagamento convergem de modo a evitar apertos de excesso de despesas ou perda de descontos por antecipação.

Por que é importante controlar as contas a receber?

Manter o controle das contas a receber garante que você acompanhe cada vencimento e cada inadimplência. Quando perdemos essa visibilidade, surgem surpresas desagradáveis: atrasos que apertam o capital de giro e obrigam cortes emergenciais. 

Sabemos como esse aperto gera insegurança. Por isso, adotar uma rotina de conferência constante evita sustos e permite negociar prazos ou descontos com antecedência.

Além disso, entender o perfil de pagamento de cada cliente traz vantagem competitiva. 

Ao identificar quem atrasa, você cobra com firmeza. Quando detecta quem antecipa, melhora o fluxo de caixa por meio de antecipação de recebíveis. 

Essa postura mostra que o departamento financeiro não é apenas um centro de custo, mas um aliado estratégico na saúde da empresa.

Como ter um processo eficiente de contas a receber?

Gerenciar as contas a receber é um desafio presente em muitos negócios. Ao conhecer o processo, no entanto, você sente que fica mais fácil acompanhar as coisas — e fica mesmo! Confira como funciona o contas a receber de uma empresa, na prática!

Registro de todas as contas

Anote cada venda e cada documento emitido. Crie um sistema que relacione data de emissão, valor e data de vencimento. 

Assim, nenhuma cobrança escapa. Se você registrar manualmente, corra o risco de erro. Quando usamos planilhas bem estruturadas ou um sistema integrado, eliminamos falhas e garantimos clareza.

Cadastro de clientes

O segundo passo é cadastrar todos os clientes com informações precisas, como nome, endereço, telefone e e-mail. Também vale a pena verificar a capacidade de pagamento e o histórico de crédito de cada um antes de conceder qualquer prazo.

Emissão de faturas

Após a realização da venda, é necessário emitir uma fatura com todas as informações necessárias, como o valor total da compra, os produtos adquiridos, o prazo de pagamento e a data de vencimento.

Envio da fatura

O próximo passo é enviar a fatura ao cliente, preferencialmente por e-mail, junto de informações sobre os meios de pagamento disponíveis, como boleto bancário ou transferência eletrônica.

Acompanhamento do pagamento

O recebimento das faturas não pode ser esquecido. Isso ajuda a manter um controle rigoroso sobre os pagamentos efetuados pelos clientes, identificando rapidamente atrasos e adotando medidas para cobrar os valores em débito.

Cobrança de inadimplentes

Caso um cliente esteja inadimplente, é necessário tomar medidas para recuperar o valor em débito. Uma delas é entrar em contato com a pessoa por telefone, e-mail ou carta, para negociar a quitação da dívida e evitar que o problema se torne ainda maior.

Negociação de dívidas

Nem todo cliente paga em dia. Quando surge atraso, vale a pena conversar. Em vez de insistir em termos rígidos, ofereça opções. 

Possibilite parcelamento sem juros ou conceda desconto para quitação rápida. Dessa forma, você resgata parte do valor e fortalece a relação comercial. Uma negociação justa aumenta as chances de receber mais do que simplesmente aplicar multa e juros.

Análise do processo

Analisar periodicamente o processo de contas a receber ajuda a identificar pontos de melhoria e otimizar o fluxo de trabalho, garantindo uma gestão financeira sustentável.

Quais ferramentas podem ajudar nessa tarefa?

Você viu que falamos de planilhas ou softwares de gestão financeira. Para facilitar as atividades do setor de contas a receber, temos mais ferramentas que podem ajudar a manter as informações atualizadas. Confira algumas opções!

• Planilhas eletrônicas: as planilhas eletrônicas, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, são ferramentas bastante populares para a organização de dados financeiros. É possível criar uma planilha específica para as contas a receber, com informações como nome do cliente, valor, data de vencimento e forma de pagamento;
• Softwares de gestão financeira: os softwares de gestão financeira, como o QuickBooks, são opções completas para estabelecimentos. Esses programas registram todas as contas a pagar e a receber, fazem o controle do fluxo de caixa e até mesmo a emissão de relatórios;
• Aplicativos de finanças: os aplicativos salvam a nossa vida em muitas situações. O App iFood para Parceiros, por exemplo, é uma ferramenta que ajuda você gerenciar os seus pedidos e o seu negócio com facilidade, na palma da sua mão;
• Serviços de cobrança: para evitar a inadimplência, algumas empresas optam por contratar serviços de cobrança. Eles podem enviar lembretes de pagamento aos clientes e acompanhar de perto a situação das contas a receber. É uma boa alternativa para quem tem dificuldade em gerenciar a inadimplência.

Se organizar o fluxo financeiro da sua loja ainda é um desafio, vale muito ouvir o que o Erik Rodrigues, do time do Marketing do iFood, tem a dizer sobre o assunto. Para ele, a organização das despesas é sempre uma prioridade.

“Listar todos os custos, categorizando cada um deles, é uma ótima maneira de visualizar quais gastos podem ser reduzidos e aqueles que devem ser priorizados”.

Além disso, o fluxo de caixa merece um olhar atento. Então, Erik sugere fazer o acompanhamento diário das entradas e saídas, o que ajuda muito no planejamento da loja.

Sempre que você for projetar o fluxo de caixa, também vale a pena pensar nas finanças dos próximos meses e anos. Afinal, “fazer projeções de médio e longo prazo pode ajudar a evitar prejuízos e planejar estratégias para o alcance das metas financeiras”.

Após aprender sobre o processo de contas a receber, é hora de colocar em prática. Não deixe para depois e comece a aplicar as estratégias apresentadas neste post para garantir que seu negócio tenha uma gestão financeira eficiente.

Aprimore a gestão do seu negócio com as planilhas gratuitas do iFood. Baixe agora mesmo e otimize sua rotina!

Perguntas Frequentes