O Documento Básico de Entrada (DBE) é um importante documento utilizado no Brasil para formalizar e registrar alterações de dados cadastrais de empresas, além de realizar o cadastro de novos negócios.
Assim, o DBE é exigido por diversos órgãos governamentais, como a Receita Federal e as Juntas Comerciais, sendo essencial para a legalização e regularização de empreendimentos.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura para entender melhor a importância de consultar o DBE e como fazer isso, com as dicas de Taíne Hoffmann, especialista em Administração de Empresas.
O que é DBE?
O Documento Básico de Entrada (DBE) faz parte dos principais documentos necessários para o registro, alteração ou encerramento formal dos dados de um estabelecimento.
O processo ocorre junto à Receita Federal e valida as operações do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) da empresa. Por isso, se você quer o seu negócio regularizado com as autoridades fiscais, esse documento é indispensável.
“Esse documento é a prova de que o seu restaurante está devidamente registrado ou que as alterações ou a baixa solicitada foram realizadas. É essencial manter esse documento guardado, pois ele pode ser solicitado em diversas situações, como em processos bancários ou licitações”, ressalta Taíne.
Vale destacar que nem todas as empresas precisam emitir o documento, de acordo com a Receita Federal.
“No caso de inscrição de Microempreendedor Individual, não será gerado DBE.”
Como solicitar e consultar o DBE?
O DBE pode ser solicitado e consultado por meio do sistema integrador da Receita Federal, que permite o acesso ao Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).
Para solicitar, é necessário acessar o site da Receita Federal, entrar na parte do portal Redesim, clicar em “Abra sua Pessoa Jurídica” e preencher o formulário eletrônico com as informações requeridas.
É importante fornecer dados precisos e atualizados, pois qualquer erro ou inconsistência atrasará o processo de análise e aprovação do documento.
Após o envio das informações, você obterá um número de protocolo, utilizado para acompanhar a análise e a tramitação do pedido. A consulta do DBE ocorre por meio do portal Redesim, ao clicar em “Acompanhamento do Protocolo”.
Por fim, é fundamental ficar de olho no prazo para a resposta do órgão, que varia conforme o tipo de solicitação e a complexidade dos dados fornecidos.
Quais os documentos para a emissão do DBE?
Taíne também reforça: “a lista exata pode variar dependendo da natureza específica da solicitação (seja uma nova inscrição, alteração ou baixa)”. Em geral, é importante separar documentos, como:
- documento de identificação do responsável pela empresa, como RG, CPF e passaporte (para estrangeiros);
- comprovante de endereço do ponto da empresa;
- documentos constitutivos do negócio, como contrato social, estatuto e demais;
- inscrição estadual;
- inscrição municipal;
- certificado digital válido.
Como gerar o DBE?
Para gerar o DBE, o empresário ou contador responsável deve ter em mãos os documentos necessários para o tipo de alteração ou cadastro que deseja realizar.
As informações básicas que costumam ser solicitadas são o nome empresarial, o número do CNPJ, o endereço da empresa, a atividade econômica exercida e a natureza jurídica do negócio.
Após o preenchimento correto do formulário eletrônico, o DBE deve ser transmitido ao órgão competente para análise e aprovação.
Vale ressaltar que a utilização de certificado digital pode ser exigida para algumas modalidades de alteração cadastral. Além disso, é interessante saber que o DBE, antigamente, poderia ser feito pelo e-CAC. No entanto, esse sistema não existe mais.
Quem pode assinar o DBE?
O DBE deve ser assinado por um representante legal da empresa ou por um procurador legalmente constituído.
O representante legal é a pessoa responsável por exercer a administração da empresa e pode ser o sócio-gerente, o presidente, o diretor ou qualquer outra pessoa que detenha poderes de gestão. Já o procurador deve ter uma procuração específica para realizar a solicitação do DBE em nome da empresa.
A assinatura do DBE é realizada com o uso do certificado digital, garantindo a autenticidade e a segurança das informações prestadas.
O certificado digital é uma ferramenta tecnológica que confere validade jurídica aos documentos eletrônicos, assegurando sua autoria e integridade.
Qual a importância de acessar o DBE?
A importância de ter acesso ao Documento Básico de Entrada (DBE) está diretamente relacionada à regularização e legalização das empresas no Brasil.
Assim, destacamos alguns pontos cruciais desse processo:
- regularização e legalidade — sem esse documento, as empresas podem enfrentar problemas com a fiscalização e estar sujeitas a autuações e multas;
- atendimento às obrigações fiscais e trabalhistas — o DBE é utilizado para formalizar e atualizar informações cadastrais das empresas, o que é fundamental para o correto cumprimento das obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas;
- participação em licitações e contratos públicos — a regularidade cadastral é um requisito obrigatório em muitos processos de contratação pública, e o DBE é a prova dessa regularidade;
- abertura de contas bancárias e obtenção de crédito — a maioria das instituições financeiras exige o DBE atualizado para a abertura de contas bancárias empresariais e concessão de crédito;
- acesso a incentivos fiscais e benefícios — algumas empresas podem ter direito a incentivos fiscais e benefícios concedidos pelo governo, mas para usufruir dessas vantagens é necessário estar em dia com as obrigações fiscais e cadastrar-se corretamente junto aos órgãos competentes, o que é feito por meio do DBE;
- transparência e credibilidade — a existência de um DBE atualizado e regularizado confere transparência e credibilidade à empresa perante clientes, fornecedores, parceiros comerciais e investidores;
- segurança jurídica — o DBE assegura que todas as informações cadastrais da empresa foram corretamente fornecidas e registradas nos órgãos competentes;
- facilitação da gestão empresarial— a partir do momento que a empresa tem acesso ao DBE, fica mais fácil gerir as informações cadastrais e manter os registros atualizados;
- terceirização de serviços — para escalar seu negócio, muitas vezes é preciso contar com prestadores de serviço que têm CNPJ. Para isso, você precisa do DBE. Ele é útil, inclusive, para aumentar sua capacidade de entregas por meio de aplicativos de delivery, por exemplo.
Como é feito o cancelamento do DBE?
“O cancelamento do DBE é necessário quando há erros nas informações enviadas para a Receita Federal ou quando, por algum motivo, deseja-se desistir da solicitação de inscrição, alteração ou baixa no CNPJ antes que ela seja finalizada”, menciona Taíne.
Para fazer o processo direto, é necessário:
- acessar o sistema de solicitação do DBE;
- localizar o pedido do DBE;
- solicitar o cancelamento;
- oferecer a justificativa;
- confirmar o cancelamento;
- monitorar o status.
Vale a pena ressaltar que se o DBE foi cancelado por conta de um erro na hora de preencher o formulário, logo após o cancelamento ser realizado, é possível solicitar um novo documento.
Enfim, o Documento Básico de Entrada (DBE) é um documento de grande relevância para a regularização e legalização de empresas no Brasil. Portanto, só por meio dele é possível formalizar alterações cadastrais e efetuar o registro de novos negócios junto aos órgãos governamentais. Sendo assim, saber como consultar o DBE é fundamental.
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