Quais são os documentos necessários para abrir uma empresa?

Confira a lista de documentos necessários para abrir uma empresa e saiba como ter mais eficiência nesse momento da jornada empreendedora!

Muitas vezes, no momento de abrir um negócio, o empreendedor acaba tendo que lidar com burocracia, problemas fiscais, entre outras questões. Geralmente, a causa disso é não saber quais são os documentos necessários para abrir uma empresa.

Por isso, é fundamental fazer um bom planejamento e conhecer com antecedência a lista completa de toda a documentação. Isso fará você ganhar tempo e evitar maiores preocupações.

Continue a leitura e conheça os documentos necessários para abrir seu empreendimento!

Qual a importância dos documentos na abertura de uma empresa?

Os documentos são necessários para comprovar a legalidade da empresa e garantir que ela esteja em conformidade com as leis e regulamentos vigentes. 

Imagine que um empreendedor decida abrir um estabelecimento alimentício. A documentação juntada irá estabelecer as bases legais e estruturas do seu negócio, definindo o tipo de empresa, atividade comercial, participação dos sócios e demais informações relevantes.

Além disso, a apresentação dos documentos transmite transparência e confiança aos clientes, fornecedores e parceiros de negócios. Eles demonstram que o estabelecimento está operando de acordo com as normas legais e contribuem para estabelecer uma reputação sólida e confiável.

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Quais são os principais documentos pessoais para abrir uma empresa?

Para dar entrada no processo de abertura da empresa, você deverá juntar os documentos pessoais dos sócios ou responsáveis legais, que são basicamente:

  • RG: o Registro Geral contém informações básicas, como nome, data de nascimento, filiação e foto do titular;
  • Cadastro de Pessoa Física: o CPF é usado para identificação fiscal e é necessário para quem deseja abrir atividade econômica no país;
  • Comprovante de residência: basta uma cópia simples do seu comprovante de endereço residencial e dos sócios;
  • Certidão de Nascimento ou Certidão de casamento: a CN é para o empreendedor solteiro e a segunda se for casado;
  • Última declaração do Imposto de Renda (IR):  a declaração do IR comprova a regularidade fiscal dos sócios e é utilizada para verificar a situação tributária da pessoa física.

Quais são os documentos específicos da empresa que precisam ser providenciados?

Já os documentos específicos da empresa, podem variar de acordo com o tipo e sua estrutura jurídica do estabelecimento. Veja a seguir os principais documentos!

Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual

O Contrato Social é utilizado para empresas que têm mais de um sócio e define as regras e responsabilidades de cada um, bem como a participação no capital social

Já o Requerimento de Empresário Individual é utilizado quando há apenas um empreendedor responsável pelo estabelecimento. Ambos os documentos descrevem a estrutura da empresa, a atividade comercial, a forma de administração, entre outras informações.

Estatuto Social

O Estatuto Social é um documento específico para sociedades anônimas (S.A.) e estabelece as regras, direitos e obrigações dos acionistas, além da estrutura organizacional da empresa. Ele deve ser registrado na Junta Comercial ou no órgão competente.

CNPJ

O CNPJ é o cadastro obrigatório para todas as empresas no Brasil. Para obtê-lo, é necessário solicitar a inscrição na Receita Federal. O empreendedor deverá fornecer informações sobre o estabelecimento, como atividades desenvolvidas, dados dos sócios, endereço comercial e outros dados pertinentes.

Certidões negativas de débitos

As certidões negativas de débitos são documentos responsáveis por atestar que a empresa não possui pendências ou dívidas com órgãos públicos, como Receita Federal, Secretaria da Fazenda, INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). 

Essas certidões são solicitadas para comprovar a regularidade fiscal do estabelecimento e são necessárias para a participação em licitações ou contratações com órgãos públicos.

Quais são os documentos necessários para o registro na Junta Comercial ou Cartório?

Para o registro na Junta Comercial ou Cartório, o empreendedor deverá apresentar os seguintes documentos:

  • Ficha de Cadastro Nacional (FCN): é um formulário de cadastro que contém informações básicas sobre o estabelecimento;
  • Requerimento de empresário ou contrato social: o RE é utilizado no caso de empresas individuais, enquanto o Contrato Social para empresas com sócios;
  • Documentos dos sócios ou responsáveis legais: além do RG, CPF e comprovante de residência, pode ser solicitada a apresentação de certidões negativas criminais;
  • Pagamento de taxas: o valor das taxas pode variar de acordo com a localidade e o tipo de empreendimento.

Quais são os documentos exigidos pelos órgãos tributários para a empresa?

É importante destacar também os documentos exigidos pela Receita Federal e as Secretarias das Receita dos Estados e Secretarias de Receitas Municipais . Confira a seguir!

Inscrição municipal

A Inscrição Municipal é feita na prefeitura da cidade onde o estabelecimento está localizado. O documento comprova o registro da empresa no cadastro de contribuintes do município e é necessário para o pagamento de impostos municipais, como o Imposto sobre Serviços (ISS). 

Para obter a IM, podem ser solicitados documentos como o Contrato Social, Requerimento de Empresário, comprovante de endereço, cartão CNPJ, documentos dos sócios e demais documentos específicos determinados pela prefeitura local.

Inscrição estadual

A Inscrição Estadual é feita na Secretaria da Fazenda Estadual e é obrigatória para empresas que realizam atividades de comércio, indústria, transporte intermunicipal e outras atividades específicas. Esse registro permite que a empresa recolha o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Para obter a IE, podem ser solicitados documentos como o DUC (Documento Único de Cadastro), Comprovante de endereços dos sócios, documento de direito de uso do imóvel, como contrato de locação ou escritura pública; Certidão simplificada da Junta Comercial, entre outros.

Emissão de notas fiscais

O empreendedor também deve providenciar a emissão de notas fiscais, que são documentos utilizados para registrar as transações comerciais realizadas pela empresa. 

A emissão de notas fiscais pode ser realizada eletronicamente, por meio de um sistema específico, e é regulamentada pela Secretaria da Fazenda Estadual. 

Quais são os documentos especiais necessários para atividades regulamentadas?

Para atividades regulamentadas, além dos documentos básicos mencionados anteriormente, podem ser necessários alguns documentos especiais:

  • Licenças e autorizações específicas: um bom exemplo são as licenças sanitárias emitidas pela Vigilância Sanitária no caso de estabelecimentos alimentícios;
  • Alvará de funcionamento: é um documento emitido pela prefeitura municipal que autoriza a empresa a operar em determinado local;
  • Inscrição estadual ou municipal: a IM é para atividades de serviço e a IR para atividades que comercializam mercadorias;
  • Registro em órgãos de classe: pode ser exigido para algumas atividades profissionais, como advogados, médicos, contadores, entre outros.

Como organizar e obter os documentos necessários de forma eficiente?

Agora que você já sabe quais são os documentos necessários para abrir uma empresa, é fundamental entender como organizá-los e obtê-los da melhor forma possível. Acompanhe as dicas!

Consulte as exigências legais e regulamentações específicas

Realize uma pesquisa aprofundada sobre as leis comerciais, tributárias, fiscais e trabalhistas que estão em vigor.   

Consulte os órgãos governamentais responsáveis, como a Junta Comercial, Secretaria da Fazenda, Prefeitura, entre outros, para obter informações atualizadas sobre os requisitos específicos para abrir e operar uma empresa.

Prepare e organize os documentos com antecedência

Uma vez identificados os documentos necessários, prepare-os com antecedência. Reúna todos os documentos pessoais, como RG, CPF, comprovante de residência, declarações de Imposto de Renda, entre outros. 

No caso dos documentos específicos da empresa, como Contrato Social, Estatuto Social e Certidões Negativas, verifique os modelos e formulários adequados e preencha-os com atenção.

Conte com o apoio de um contador ou especialista jurídico

Ter o suporte de um contador ou especialista jurídico é altamente recomendado. Eles têm conhecimento das leis e regulamentações aplicáveis, podem orientar sobre os documentos necessários e auxiliar na sua obtenção. 

Além disso, eles podem fornecer uma visão especializada sobre questões contábeis e jurídicas relacionadas à abertura da empresa.

Verifique a validade e atualização dos documentos

Certifique-se de que os documentos estejam válidos e atualizados. Alguns documentos, como comprovante de residência e certidões negativas, podem ter um prazo de validade determinado. 

Verifique se não há necessidade de renovar ou atualizar qualquer um deles antes de apresentá-los às autoridades competentes.

Qual a importância de consultar as exigências legais e regulamentações específicas?

Cada tipo de empresa está sujeita a obrigações fiscais e tributárias específicas. Ao consultar as exigências legais, você consegue saber quais impostos e taxas se aplicam ao seu estabelecimento.  Isso ajuda a evitar problemas com a Receita Federal ou outros órgãos tributários.

Além disso, atividades comerciais voltadas ao ramo alimentício, exigem licenças sanitárias e ambientais para operar legalmente. Consultando adequadamente, o empreendedor assegura que seu empreendimento esteja em conformidade com as regulamentações.

Como garantir a validade e atualização dos documentos ao longo do processo?

Mantenha uma cópia atualizada de todos os documentos em um local seguro e de fácil acesso. Isso facilitará a consulta e a verificação da validade sempre que necessário. 

Além disso, esteja atento às datas de vencimento de obrigações fiscais, como pagamento de impostos, declarações e renovações de licenças ou alvarás. Crie um calendário ou sistema de lembretes para acompanhar essas datas e garantir que todas as obrigações sejam cumpridas em tempo hábil.

Agora que você já sabe quais são os documentos necessários para abrir uma empresa, você estará pronto para iniciar sua jornada empreendedora, estabelecendo uma base sólida para o crescimento e sucesso do seu negócio.
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Por iFood

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