Folha de pagamento: o que é e como calcular?

Quais são os principais critérios que são discriminados na folha de pagamento? Como elaborar a sua? Leia o post para entender.

Muitas pessoas gestoras do ramo alimentício têm dificuldade na hora de elaborar uma folha de pagamento completa, que considere todos os descontos, lançamentos e outros detalhes atrelados ao colaborador.

Uma folha de pagamento exige cuidados que vão desde o conhecimento do salário bruto de cada funcionário até fatores que alteram o valor final recebido, como benefícios e impostos devidos.

Para se ter ideia, no modelo atual, empregadores pagam alíquotas de 20% sobre os salários, que financiam a Previdência Social, além de outras contribuições.

Você considera ampliar sua equipe? Quer saber como organizar as folhas de pagamento? Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que serve para registrar as remunerações financeiras de um funcionário. Ela serve para quem contrata uma pessoa colaboradora com carteira assinada, aprendiz, autônoma, estagiária e até sócia.

É importante lembrar que a remuneração não se refere apenas ao salário mensal. Ela reúne todos os outros valores que o colaborador recebe do empregador, como comissões, horas extras e os lançamentos do FGTS — vamos falar sobre isso daqui a pouco.

Entender a folha de pagamento é fundamental, já que o documento é obrigatório para todos os negócios com funcionários contratados pelo regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Além disso, é obrigatório que o negócio tenha uma via de cada folha e os respectivos recibos de pagamentos. As informações que devem constar na folha de pagamento são as seguintes:

  • dados do empregador;
  • informações do funcionário, além do registro do cargo e função na empresa;
  • descontos realizados;
  • número de horas ou dias trabalhados;
  • valor das horas extras;
  • valor bruto do salário da pessoa colaboradora;
  • valor líquido desse salário.

Como calcular a folha de pagamento?

Além de servir como um registro de todos os valores repassados aos colaboradores, a folha precisa ser calculada de acordo com alguns critérios.

Salário bruto

O salário bruto é utilizado como base de cálculo para que se chegue ao valor líquido. Todas as incidências e descontos serão calculados com base nesse valor.

Descontos

Os principais descontos que precisam ser discriminados em uma folha de pagamento envolvem o FGTS, o INSS, o IRRF e outros detalhes. Veja a seguir!

FGTS

O Fundo de Garantia Por Tempo de Serviço (FGTS) é um benefício desenvolvido para proteger financeiramente um trabalhador demitido sem justa causa. Para a manutenção desse fundo, é obrigatório que a empresa deposite 8% do salário bruto do funcionário.

Esse depósito precisa ser feito na Caixa Econômica Federal e em nome do colaborador beneficiário. Com o FGTS, essa pessoa tem a oportunidade de formar um patrimônio gradualmente, que pode ser sacado em momentos especiais.

INSS

Muita gente também busca saber como calcular INSS na folha de pagamento. Essa contribuição, por parte dos empregadores, também é mensal — e descontada na folha.

O pagamento ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) garante o benefício da aposentadoria e também o direito de desfrutar do auxílio-doença, em casos de afastamento ocasionado por motivos de saúde, auxílio-acidente, entre outros.

A empresa deve conhecer as alíquotas praticadas pelo INSS, que consideram algumas faixas de salário bruto:

  • desconto de 8% do salário para quem recebe até R$1.751,81;
  • desconto de 9% do salário para quem recebe de R$1.751,82 a R$2.919,72;
  • desconto de 11% do salário para quem tem vencimentos entre R$2.919,73 a R$5.839,45;
  • valor fixo R$642,34 para quem ganha recebe valores acima de R$5.839,45.

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um tributo que incide sobre os rendimentos de trabalhadores com carteira assinada. Ele só não é cobrado de funcionários isentos do pagamento de Imposto de Renda.

As suas alíquotas variam de acordo com faixas. Vale ressaltar que, após maio de 2023, o salário mínimo em vigor passou a ser de R$1.320,00. Então, houve alteração na faixa de isenção do Imposto de Renda, de R$1.903,98 para R$2.112,00.

Já quem ganha até R$2.826,65 precisa arcar com 7,5%; até R$3751,05, com 15%; até R$4664,68, com 22,5%; e acima desse valor, é tributado em 27,5%. Mas não para por aí. A faixa de isenção do Imposto de Renda também aumentou para R$ 2.640,00, e foi criada uma nova base de cálculo simplificado.

Foi estabelecido um desconto mensal fixo de R$528,00, equivalente a 25% da primeira faixa de isenção (R$ 2.112,00). Com esse método simplificado, todos podem obter um abatimento regular de R$528,00 no Imposto de Renda, substituindo deduções como Contribuição Previdenciária, Pensão Alimentícia e dependentes.

A aplicação do desconto fixo de R$528,00 é uma escolha, sendo adotada quando for mais benéfica para a pessoa empregada. E qual é a ligação com o IR? Este mecanismo garante a isenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) para quem ganha até R$ 2.640,00.

Ou seja, para entender o cálculo: ao deduzir R$528,00 de R$2.640,00, sobram R$2.112,00. Segundo a nova tabela, então, quem ganha até R$ 2.112,00 fica livre do Imposto de Renda!

Outros benefícios

Todos os itens que descrevemos até aqui são benefícios legais, mas você precisa ficar de olho em outros pagamentos feitos, como vale-alimentação e vale-transporte, que também precisam ser listados na folha, ok?

É importante entender que o vale-alimentação não é uma obrigação legal. Mas se um funcionário passa a recebê-lo, o empreendimento fica obrigado a disponibilizar para todos os outros colaboradores. Quando isso é feito, o desconto é de até 20% do salário bruto, conforme a escolha da empresa.

o vale-transporte é um benefício obrigatório, desde que o valor descontado seja de até 6% do valor do salário. A empresa também pode optar por descontar o valor total dos vales concedidos, desde que esse montante seja inferior a 6%.

Outro fator importante é a contribuição sindical, que deixou de ser obrigatória com a Reforma Trabalhista. Caso o trabalhador escolha fazê-la, será preciso descontar, na folha de pagamento, o valor equivalente a um dia de trabalho no ano.

Exemplo do cálculo da folha de pagamento na prática

Para que você entenda como aplicar todos os conceitos descritos até aqui, nada melhor do que realizar o cálculo na prática, certo?

A folha de pagamento para pessoas autônomas deve ser feita por meio de um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA). Já para funcionários com carteira assinada, é um pouco diferente.

Vamos supor que uma pessoa colaboradora, no regime CLT, receba um salário bruto de R$3.500,00. Veja os descontos aplicáveis na sua folha de pagamento:

  • FGTS — 8% do salário, ou seja, R$240,00;
  • INSS — alíquota de 11%, resultando em um desconto de R$385,00;
  • IRRF — o cálculo do IRRF é feito com o INSS já descontado do salário bruto, sendo de R$53,22. Abaixo, você confere como se chegou a esse valor.

IRRF: R$3.500,00 – R$385,00

IRRF: R$3.115,00 × 15% (alíquota aplicável)

IRRF = R$467,00 – R$354,80 (dedução)

IRRF = R$53,22

Além dos três fatores acima, é preciso descontar os valores dos benefícios recebidos. Imagine que a pessoa do nosso exemplo também receba vale-transporte e vale-alimentação.

  • R$250,00 de vale-transporte — esse não é o valor que deve ser descontado, mas o equivalente a 6% do salário. No caso, desconto é de 6% do salário, ou R$210,00;
  • R$350,00 de vale-alimentação — o estabelecimento desconta 10% (ainda que seja possível descontar até 20%), e o valor final do desconto é de R$350,00.

Reunindo tudo, chega-se ao salário líquido na folha de pagamento: R$2.262,78, com os descontos chegando a R$827,22 de um salário bruto de R$3.500,00.

Outros aspectos importantes para você ficar de olho

O nosso exemplo tem como base uma pessoa colaboradora que não faltou ao trabalho durante esse período mensal, e que também não teve direito a horas extras.

Tanto faltas quanto atrasos devem ser descontados, desde que o funcionário não tenha apresentado uma justificativa válida, como um atestado médico.

Além disso, toda empresa com 20 ou mais funcionários precisa ter um controle de ponto. É com base nele que você vai saber se o colaborador deve receber horas extras, ou se algum dia de trabalho precisa ser descontado com faltas ou atrasos.

Por falar em horas extras, a Constituição Brasileira determina um pagamento mínimo de 50%, conforme o artigo 7, inciso XVI. Nesse sentido, o pagamento deve ser o da hora normal + 50% do valor da hora normal de trabalho.

Agora que você conheceu as principais informações sobre a folha de pagamento, já pode elaborar um documento preciso e que considere as particularidades de cada funcionário da sua equipe — sem arriscar ter problemas com a legislação.

Para deixar a sua gestão financeira ainda mais redondinha, baixe também a nossa planilha de contas a pagar!

Por iFood

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