Ao montar um estabelecimento, não só da gastronomia quanto de outros setores, você se vê diante de muitos desafios de gerenciamento. Por exemplo, atendimento ao cliente, funcionários, marketing, serviço de delivery etc. Porém, um deles se destaca pelo impacto direto que tem no funcionamento e nas contas do local: a gestão de estoque. Não à toa, fazer um inventário de estoque é uma das tarefas mais importantes para o sucesso do seu negócio.
Neste post, mostramos o por que disso, quais os tipos de inventários existem e como realizá-lo de maneira eficiente em diferentes empreendimentos, como restaurantes, churrascarias, bares, padarias, mercados, confeitarias etc. Continue lendo e saiba mais!
O que é inventário de estoque?
É o procedimento por meio do qual é feita a relação completa de itens no seu estoque, desde simples temperos e condimentos até frios e congelados. Porém, a ideia não é só listar os insumos disponíveis e a quantidade deles. É também ter um controle do prazo de vencimento desses produtos e do peso/litragem daqueles conteúdos adquiridos não por unidade, mas por quilo/litro — como comidas e bebidas.
Uma vez realizado o primeiro inventário, você monta um cronograma com datas para novas checagens. O intervalo de uma para outra pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal etc. Vai depender do tamanho do estoque, dos profissionais responsáveis pela tarefa, do volume de vendas (e, consequentemente, de uso de insumos), da reposição de mercadorias e afins.
Vale destacar que, por ser um processo de vistoria extenso e detalhado, ele é também uma oportunidade para conferir as condições de armazenamento do estoque. Considerando, por exemplo, iluminação, organização, umidade, temperatura, higienização, controle de vetores e pragas etc.
Ou seja, aspectos que são cruciais para uma boa manutenção do espaço, independentemente do tipo de estabelecimento que você tem. Inclusive, todos esses pontos são monitorados e fiscalizados pela vigilância sanitária — que, ao constatar irregularidades e potencial de contaminação e transmissão de doenças, pode atuar o local. Logo, é necessário se atentar a tudo isso para seguir as recomendações da Anvisa.
Para que serve o inventário de estoque?
Ao fazer inventários de estoque regularmente no seu negócio, você consegue avaliar quais produtos estão mais perto do vencimento. Procedendo, assim, com a utilização deles dentro do prazo definido pelo fabricante ou preparando o devido descarte deles.
Esse processo permite notar quais insumos estão sendo mais utilizados no empreendimento e demandando reposições mais frequentes, além daqueles com menor saída. O que permite que você repense as mercadorias que compra para o estabelecimento e a adequação da quantidade deles para evitar desperdícios.
O inventário ainda ajuda a reconhecer quando há perdas de insumos (por mau condicionamento, logística de transporte ou manejo incorreto, por exemplo). Afinal de contas, se os seus produtos apresentam avaria ou alteração após armazenados, a utilização deles fica comprometida. Portanto, eles devem ser descartados.
Destaca-se ainda que essa atividade é uma ferramenta importante para identificar extravios de itens que não foram utilizados nem sequer descartados. Dessa forma, é possível tomar medidas para solucionar esses problemas. Evitando não só a repetição deles, mas o aumento de despesas do seu negócio. Ou seja, conduzir um inventário de estoque traz diversos impactos positivos para a gestão do estabelecimento.
Quais são os tipos de inventários de estoque?
Nos tópicos anteriores, explicamos o que é inventário na empresa e para que ele serve. Agora é hora de falar dos tipos de inventários existentes. Isso porque, embora o propósito final seja o mesmo, a relação de itens armazenados no seu estabelecimento, eles se diferenciam pela forma como são conduzidos. Portanto, fique por dentro das alternativas!
Inventário geral
É o modelo padrão de inventário. Ele é mais extenso e detalhado, pois cataloga todas as mercadorias do estoque, assim como as demais informações a respeito delas (sobre quantidade, validade, peso/litragem). Portanto, fornece um panorama completo de como está o armazenamento do seu negócio.
Inventário dinâmico
É aquele conduzido apenas em uma parte do estoque que precisa de mais atenção, o que torna o processo mais ágil e prático. Geralmente, é indicado para o controle de itens frescos, orgânicos ou de consumo rápido. Isto é, os que têm prazo de vencimento mais curto.
Inventário rotativo
É realizado em intervalos de tempo mais enxutos. Em alguns casos, até se repete ao longo de uma mesma semana. Ele é muito aplicado por estabelecimentos que utilizam grandes quantidades de mercadorias para atender ao volume de saída de produtos. Portanto, precisam de dados frequentes de disponibilidade ou escassez de itens no estoque para assegurar a devida reposição dos insumos.
Como fazer inventário de estoque em um negócio?
“A gestão de estoque é um componente vital para a eficiência operacional de bares e restaurantes”, como aponta a Associação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel). Por isso, se você tem um estabelecimento desse setor, não se preocupe. Reunimos algumas dicas que vão lhe ajudar a otimizar o seu inventário de estoque. Veja:
- organize a equipe, acertando quem serão os responsáveis pelo procedimento e padronizando a tarefa;
- decida qual será o tipo de inventário a ser realizado (geral, dinâmico e/ou rotativo) e a frequência;
- defina os recursos a serem utilizados, como plataformas e softwares digitais de gestão de estoque;
- estabeleça reuniões de feedbacks e apresentação de métricas sobre a gestão do estoque;
- monte protocolos de ação em casos de problemas, como desperdício ou consumo excessivo de produtos, extravio, perda de mercadoria, impasses no armazenamento de insumos etc.
Como explicado, um inventário de estoque é mais do que contagem e controle dos insumos armazenados no seu estabelecimento. É evitar desperdícios, extravios e despesas extras. É ter conhecimento de quais mercadorias são mais utilizadas e como deve funcionar a reposição delas. Isso sem falar que ele ajuda na adequação do negócio às exigências da vigilância sanitária. Portanto, é fundamental redobrar a atenção com essa tarefa e seguir nossas dicas para torná-la mais efetiva.
Gostou de saber mais sobre o tema? Então aproveite e baixe a nossa planilha de gestão de estoque e compras para facilitar e otimizar a realização do seu inventário!
