O controle eficiente do estoque é essencial para o bom funcionamento de qualquer negócio: e uma das principais ferramentas para garantir essa organização é o inventário de estoque.
Esse é um processo que permite registrar e monitorar a quantidade, qualidade e movimentação dos produtos armazenados.
Não à toa, fazer um inventário de estoque é uma das tarefas mais importantes para o sucesso do estabelecimento, seja ele de gastronomia ou de outros setores.
Neste artigo, você tira suas dúvidas sobre o que é um inventário de estoque, para que ele serve, os principais tipos existentes e como realizá-lo de forma eficiente em diferentes empreendimentos — como restaurantes, churrascarias, bares, padarias, mercados, confeitarias e mais.
Leia também:
- Acuracidade do estoque: como medir de forma eficiente
- Estoque parado: entenda o que é e aprenda como movimentar no seu negócio!
- Prevenção de perdas no estoque: como aplicar em pequenos e médios negócios
O que é inventário de estoque?
O inventário de estoque é o processo de contagem, registro e análise dos produtos armazenados em um negócio.
Ele permite verificar a quantidade real de itens disponíveis, evitando divergências entre o estoque físico e o sistema de controle.
Esse procedimento pode ser realizado de diferentes formas, dependendo do porte da empresa e da frequência necessária para a atualização das informações.
Para que serve o inventário de estoque?
Ao fazer inventários de estoque regularmente no seu negócio, você consegue avaliar quais produtos estão mais perto do vencimento, procedendo, assim, com a utilização deles no prazo definido pelo fabricante — ou preparando o devido descarte deles.
Esse processo ajuda a notar quais insumos estão sendo mais utilizados no empreendimento e demandando reposições mais frequentes, além daqueles com menor saída.
Isso permite que você repense as mercadorias que compra para o estabelecimento e a adequação da quantidade delas para evitar desperdícios.
O inventário ainda ajuda a reconhecer quando há perdas de insumos (por mau condicionamento, logística de transporte ou manejo incorreto, por exemplo).
Afinal, se os seus produtos apresentam avaria ou alteração após armazenados, a utilização deles fica comprometida; logo, eles devem ser descartados.
Destaca-se ainda que essa atividade é uma ferramenta importante para identificar extravios de itens que não foram utilizados nem sequer descartados.
Dessa forma, é possível tomar medidas para solucionar esses problemas, evitando não só a repetição deles, mas o aumento de despesas do seu negócio.
Em suma: conduzir um inventário de estoque traz diversos impactos positivos para a gestão do estabelecimento.
Qual é a importância do inventário de estoque?
Fazer um inventário de estoque é importante para:
- reduzir perdas e desperdício, já que ajuda a identificar produtos vencidos, danificados ou extraviados;
- melhorar a gestão financeira, pois controla os custos do estoque e auxilia no planejamento de compras;
- aprimorar o atendimento ao cliente, pois com um estoque organizado, é possível garantir entregas rápidas e precisas;
- evitar rupturas e excessos, pois garante que a empresa tenha produtos suficientes para atender à demanda sem excesso de mercadorias paradas.
Quais são os tipos de inventários de estoque?
Embora o propósito final seja o mesmo, existem tipos variados de inventários de estoque — se diferenciam pela forma como são conduzidos.
Eles são adequados para necessidades específicas:
Inventário rotativo
É realizado em intervalos de tempo mais enxutos; em alguns casos, até se repete ao longo de uma mesma semana.
Ele é muito aplicado por estabelecimentos que utilizam grandes quantidades de mercadorias para atender ao volume de saída de produtos.
Portanto, precisam de dados frequentes de disponibilidade ou escassez de itens no estoque para assegurar a devida reposição dos insumos.
Quando utilizar? Indicado para empresas que precisam de um controle constante, mas sem a necessidade de revisar todo o estoque de uma vez.
Inventário periódico
O inventário periódico é realizado em intervalos definidos, como mensal, trimestral ou semestralmente.
Ele é útil para manter o estoque atualizado com certa regularidade, sem demandar monitoramento contínuo.
Quando utilizar? Indicado para empresas que não precisam de um controle em tempo real, mas querem evitar longos períodos sem conferência.
Inventário permanente
O inventário permanente é realizado com o auxílio de sistemas integrados que registram automaticamente a entrada e saída de produtos.
Ele fornece um controle preciso e contínuo do estoque.
Quando utilizar? Bom para empresas que lidam com grande volume de mercadorias e precisam de um monitoramento constante do estoque.
Como fazer o inventário de estoque em um negócio?
“A gestão de estoque é um componente vital para a eficiência operacional de bares e restaurantes”, como aponta a Associação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel).
Por isso, se você tem um estabelecimento desse setor, não se preocupe: reunimos algumas dicas que vão lhe ajudar a otimizar o seu inventário de estoque. Confira!
1. Planejamento do processo
Antes de iniciar o inventário, é fundamental definir como e quando ele será realizado; lembre-se de que um bom planejamento evita transtornos operacionais e melhora a precisão da contagem.
- Escolha os responsáveis: determine uma equipe específica para realizar o inventário, garantindo que todos saibam suas funções.
- Selecione a melhor data: prefira momentos de menor movimento no estoque para minimizar impactos na operação.
- Prepare um checklist: liste os procedimentos necessários para garantir que nada seja esquecido.
2. Separação por mercadorias
Antes da contagem, é essencial que os produtos estejam bem organizados para facilitar o processo e evitar erros.
Por isso, agrupe os itens por categoria, tipo ou setor dentro do armazém; também identifique produtos que estejam fora do lugar e corrija a disposição.
Certifique-se de que itens semelhantes não fiquem misturados, o que pode gerar confusão na contagem.
Separe ainda produtos avariados ou vencidos para não incluí-los erroneamente no inventário.
Uma boa dica aqui é o uso de etiquetas e identificadores visuais, que ajudam a tornar a separação mais eficiente.
3. Classificação e detalhamento dos produtos
Para que o inventário seja eficiente, cada item deve ser registrado com informações detalhadas.
É importante que os produtos sejam classificados quanto a/ao:
- quantidade disponível no estoque;
- localização no estoque (setor, prateleira, etc.);
- data de validade (no caso de produtos perecíveis);
- nome e descrição (marca, modelo, cor, tamanho, etc.);
- código do produto (SKU, código de barras ou outro identificador único).
4. Contagem dos itens
A contagem pode ser feita de forma manual ou automatizada, dependendo da infraestrutura da empresa.
| Contagem manual | Indicada para estoques pequenos ou quando não há sistema automatizado. Exige atenção redobrada para evitar erros |
| Uso de leitores de código de barras | Agiliza a contagem e reduz a possibilidade de falhas humanas |
| Sistemas RFID (Identificação por Radiofrequência) | Utilizado em grandes operações logísticas para leitura rápida e precisa |
5. Definição da periodicidade do inventário
Escolher a frequência ideal para a realização do inventário evita perdas financeiras e problemas de reposição de mercadorias.
Você deve escolher entre as opções que apresentamos acima: inventário rotativo, periódico e permanente, cada um se adequando melhor a um modelo de negócio.
Por exemplo: para negócios com grande movimentação de estoque, o inventário rotativo é uma excelente opção para manter o controle contínuo sem interromper as operações.
6. Checagem e revisão
Após finalizar a contagem, é essencial revisar todas as informações e corrigir possíveis inconsistências.
Aqui:
- compare os dados obtidos com os registros anteriores;
- corrija possíveis erros no sistema de gestão de estoque;
- identifique divergências e realize recontagens, se necessário;
- gere um relatório detalhado com os números finais do inventário.
Não se esqueça de que relatórios bem estruturados ajudam na tomada de decisão estratégica, permitindo ajustes no planejamento de compras e reposição de produtos.
Modelo de inventário de estoque
Para facilitar o controle e garantir a precisão dos registros, muitas empresas utilizam um modelo estruturado de inventário de estoque.
Esse modelo pode ser elaborado em planilhas, softwares de gestão ou sistemas ERP, dependendo da necessidade do negócio.
A tabela abaixo apresenta um exemplo prático de como um inventário de estoque pode ser organizado:
| Código | Produto | Quantidade física | Quantidade no sistema | Diferença | Observações |
| 001 | Produto A | 50 | 48 | +2 | Ok |
| 002 | Produto B | 20 | 25 | -5 | Verificar perdas |
Explicação dos campos:
- código: identificador único do produto (SKU, código de barras ou outro sistema de referência);
- produto: nome ou descrição do item;
- quantidade física: número real de unidades encontradas no estoque durante a contagem;
- quantidade no sistema: quantidade registrada no software ou planilha de gestão;
- diferença: valor entre a quantidade física e a registrada no sistema (valores negativos indicam perdas ou erros de registro);
- observações: notas sobre o item, como necessidade de recontagem, possíveis perdas ou produtos danificados.
Principais metodologias utilizadas para o controle de estoque
Além do inventário, algumas metodologias auxiliam na gestão eficiente do estoque:
- PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) – Produtos mais antigos são vendidos antes dos mais novos, evitando vencimentos.
- UEPS (Último que Entra, Primeiro que Sai) – Itens mais recentes são vendidos primeiro, geralmente usado para evitar perdas contábeis.
- Custo Médio – O valor médio dos produtos é atualizado conforme novas compras são feitas, facilitando o controle de custos.
- Just in Time – Estoque mínimo, com reposição feita conforme a demanda, reduzindo custos de armazenagem.
Essas metodologias podem ser combinadas com sistemas automatizados para otimizar ainda mais a gestão de estoque.
O inventário de estoque é um processo essencial para manter a organização, evitar perdas e garantir um melhor controle das mercadorias — e aplicando boas práticas e utilizando metodologias eficientes, é possível otimizar a gestão e reduzir custos.
Além disso, a automação e o uso de sistemas de controle ajudam a minimizar erros humanos, garantindo maior precisão e agilidade na operação.
Se você busca melhorar a gestão do seu estoque, comece implementando um inventário de estoque periódico e adapte o processo conforme as necessidades do seu negócio!
Você também pode renovar o seu estoque com o iFood Shop! Vem saber mais no vídeo:
