Uma empresa que se preocupa com a qualidade de seus processos internos está sempre buscando formas de potencializar atividades e obter melhoria contínua. Um dos métodos que ajudam nesse controle é o ciclo PDCA.
Entender a função do PDCA, o que é essa metodologia e como aplicar no empreendimento é o primeiro passo para ter uma operação mais eficiente. De forma simplificada, o PDCA ajuda você a aprender com os erros.
Continue a leitura para entender mais sobre o PDCA: o que é esse ciclo e como adotar!
PDCA: O que é?
O PDCA é um método de gestão que busca melhorar a qualidade dos processos dentro de uma empresa. Também chamado de Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, foi criado pelo engenheiro americano Walter Shewhart, em 1920, e ganhou fama no Japão, com o professor americano Edward Deming.
A sigla é composta pelas iniciais (em inglês) das etapas que compõem o método:
- Plan ou planejar;
- Do ou Executar;
- Check ou verificar;
- Act ou agir.
O método foi desenvolvido para orientar a administração de qualidade de gestão e, gradualmente, seu uso foi aprimorado para a melhoria de processos corporativos, visando tanto os produtos oferecidos quanto o serviço.
Como funciona o ciclo PDCA?
O PDCA se embasa na lógica de que é necessário manter um controle próximo de todos os processos, para que não ocorram desvios. Por se tratar de um ciclo, a metodologia é baseada na repetição e deve ser aplicada de forma contínua para o alcance de resultados.
Entenda cada uma das etapas do PDCA!
Planejar (Plan)
Todo e qualquer processo precisa começar por um planejamento estratégico. Para tanto, é necessário definir um objetivo e o método que será utilizado para a execução das atividades. O método definido pode ser baseado em experiências anteriores, hipóteses e estudos de casos de sucesso.
Fazer (Do)
Depois do planejamento vem a execução do projeto. Para que essa etapa tenha sucesso, é essencial treinar e capacitar os colaboradores envolvidos e monitorar o processo, para garantir que ele está sendo implementado de acordo com o planejado.
Checar (Check)
O terceiro passo é verificar a qualidade e os resultados dos processos realizados. Assim, é essencial estabelecer métricas e indicadores que gerem informações precisas e confiáveis. Ao final dessa etapa, o gestor entenderá quais ações foram bem-sucedidas e devem ser incorporadas aos processos e quais precisam ser corrigidas para as próximas etapas.
Agir (Act)
Por fim, após a checagem, chega o momento de tomada de decisão. Aqui, o gestor vai decidir se o resultado foi positivo, se as metas foram alcançadas e se o processo pode ou não ser adotado como uma referência nas próximas atividades.
Caso encontre falhas em sua tese, o gestor e a equipe devem formular novas teses para correção e colocá-las em prática no próximo ciclo PDCA.
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Por que utilizar o PDCA?
O PDCA é um método amplamente utilizado, tanto que até a ISO 9001:2015 recomenda sua adoção na administração de processos. Entre as principais vantagens da aplicação, estão:
- simplificação na gestão de processos;
- foco no controle de qualidade;
- aumento de valor de produtos e serviços;
- aprendizado constante e contínuo;
- engajamento e motivação do capital humano;
- aumento da competitividade do negócio;
- identificação precoce de erros e prevenção de desvios;
- redução de custos;
- tomada de decisões facilitada;
- melhoria da comunicação interna e do trabalho em equipe.
Diferenças entre Ciclo PDCA e Ciclo PDSA
A diferença entre os dois métodos é sutil, por isso, muitas vezes, os dois ciclos são encarados como sinônimos. A diferença é que, no caso do segundo, o check (checar), terceira etapa do ciclo, é substituído pelo study (estudar, em inglês), mudando a sigla.
A maior diferença é que, enquanto o PDCA foi concebido com foco em indústrias, o PDSA é voltado para o controle de qualidade de organizações de todos os setores. Assim, ele prevê ainda mais dedicação na análise dos resultados, reunindo dados para reflexão e sugestão de melhorias.
Como aplicar o ciclo PDCA de forma estratégica?
O PDCA é um ciclo bastante versátil e pode ser aplicado tanto na própria cultura da empresa quanto em projetos específicos.
Se a intenção é utilizá-lo para uma mudança de cultura, é preciso realizar, antes de tudo, um diagnóstico completo sobre os atuais problemas da companhia para, então, iniciar o ciclo com base nos feedbacks de lideranças e colaboradores.
Já nos casos de uma abordagem mais direcionada para projetos específicos, o método ajuda a controlar a qualidade das atividades, aprimorando-as até o desenvolvimento completo do produto ou serviço.
As dicas aqui são respeitar o tempo de cada etapa, não pular nenhuma delas e não demorar tempo demais para colocar o plano em ação. É importante, também, que a gestão seja feita com foco em resultados e que os dados sejam utilizados como importantes aliados para entender a efetividade do projeto.
Existem outras metodologias de gestão de processos?
Além do PDCA, existem outros métodos eficientes que podem ser utilizados para gestão de processos e atividades.
DMAIC
A sigla compreende cinco etapas: define (definir), measure (medir), analyze (analisar), improve (melhorar) e control (controlar). O foco é o planejamento estratégico para evitar falhas e o método é, normalmente, aplicado por consultores especializados.
A3
O relatório A3 é uma forma visual de estruturar a análise e as soluções para diversos problemas na organização. A ideia é que todas as informações sejam apresentadas de forma sucinta, para garantir uma visão abrangente de cada demanda e do plano de ação estabelecido.
8D
Esse método usa oito disciplinas para formular respostas rápidas aos problemas. As disciplinas consistem em:
- formar um time para resolver a demanda;
- definir o problema;
- fazer a contenção dos danos;
- identificar a causa raiz;
- desenvolver e aplicar ações corretivas;
- avaliar a eficácia das ações;
- implementar medidas preventivas;
- reconhecer o time que solucionou o problema.
Saber mais sobre o PDCA, o que é e como implementar no negócio é um passo importante para uma boa administração de processos. O ciclo PDCA tem sido bem difundido em empresas de diferentes ramos, promovendo uma melhoria constante na operação.
Apostar nesse tipo de métoto é uma excelente forma de potencializar cada vez mais as atividades do seu negócio, além de manter o time engajado, o que pode, inclusive, reduzir o turnover e melhorar o clima organizacional.
A percepção dos colaboradores sobre a empresa e os processos internos pode auxiliar gestores e lideranças na melhoria da qualidade e na implantação de inovações. Por isso, parte importante do PDCA é entender a percepção dos colaboradores.Continue aprendendo mais sobre gestão de processos! Saiba como fazer uma gestão de estoque eficiente na sua empresa!
