O planejamento financeiro empresarial está diretamente atrelado ao acompanhamento do fluxo de caixa da empresa e do balanço saudável entre despesas e lucros.
Portanto, ele trata-se de um documento que guiará a tomada de decisões estratégicas do negócio, como aumento do quadro de funcionários, expansão de unidades e até mesmo melhorias na infraestrutura com base na situação financeira atual da empresa.
Para isso, o responsável administrativo do estabelecimento comercial deve realizar alguns passos para elaborá-lo e executar as ações a longo prazo, visando o crescimento do negócio. Afinal, nada como ver sua empresa evoluindo de forma saudável, certo?
Ainda tem dúvidas sobre a importância de realizar um planejamento financeiro? Então continue a leitura, pois vamos tirar suas dúvidas sobre ele e ainda apresentar dicas do contador Afonso Nali Melotti (CRC 019241/O-9), especialista em Gestão Financeira e Administração.
O que é planejamento financeiro empresarial?
É uma prática de controle das finanças. Ela traz um panorama sobre patrimônio, despesas, lucro, crédito, contabilidade e afins que fornece insights sobre como o negócio vem sendo conduzido, quais resultados estão sendo alcançados e quais estimativas podem ser feitas para o futuro da empresa.
Por que o planejamento financeiro é essencial para o sucesso do negócio?
Porque ele permite conhecer a realidade dos recursos da empresa, o que facilita
- a gestão de despesas;
- a realização da prestação de contas;
- a organização de investimentos e linhas de crédito;
- a otimização do fluxo de caixa.
Dessa forma, é possível acompanhar de forma mais precisa se o retorno que ela tem supera os custos para operar e, inclusive, quais estratégias podem ser adotadas em diversas frentes (marketing, vendas, administração etc.) para evitar um balanço negativo — principalmente de forma recorrente.
Afinal, isso pode comprometer seriamente a saúde financeira do negócio e levá-lo, em casos graves, à falência.
Qual é o passo a passo para criar um planejamento financeiro?
Abaixo, você acompanha os quatro passos essenciais para montar um planejamento financeiro completo. Tome nota!
Passo 1: Defina as metas
Há negócios em que a primeira meta a ser alcançada pode ser o ponto de equilíbrio financeiro. Já outras empresas podem estar em busca de aumentar seus lucros, enquanto há aquelas que ainda estão em um momento de quitar empréstimos.
Por isso, a primeira tarefa aqui é você, como empreendedor, ter clareza das necessidades do seu negócio de forma honesta. A partir daí, o primeiro passo é identificar o principal elemento dificultador de um resultado alinhado às expectativas financeiras.
Por exemplo, pode até ser que seu restaurante tenha uma boa saída de pedidos, mas se você cobra um valor abaixo do que é necessário para cobrir a operação e gerar lucros, seu caixa pode seguir fechando no vermelho.
O mesmo pode acontecer caso você tenha fornecedores com valores acima da média ou que exijam pagamento antecipado. Nesse caso, você terá que ter uma reserva financeira para arcar com essas despesas, enquanto constrói uma nova com os novos produtos que serão comercializados.
Outros problemas podem ser a falta de clientes, a limitação de mercado ou a alta concorrência.
Se você ainda está estudando e não abriu seu negócio, boas notícias: comece entendendo quanto pode custar abrir e manter um CNPJ.
Passo 2: Analise a situação financeira
De nada adianta o empreendedor desejar crescer, se o fluxo do caixa diz o contrário. Por isso, tenha em mãos:
- o relatório contábil em mãos;
- o lucro do seu negócio;
- o valor do investimento na empresa nos últimos anos (incluindo aqueles que são a longo prazo e ainda não deram retorno);
- as dívidas com fornecedores ou investidores;
- o total de contas a receber.
Vale também entender o padrão de consumo do seu cliente. Procure analisar o quanto cada um deles gasta e a frequência de pedidos. Além disso, tenha visão dos custos extras da operação e do valor necessário para emergências.
Com essas informações, é possível fazer uma boa projeção de caixa e alinhar as ações para atingir as metas. Vale contar com um suporte especializado, que pode facilitar esse processo, seja pelo uso de ferramentas, seja pelo conhecimento aplicado.
Caso não consiga contratar um profissional, procure ajuda com outros parceiros comerciais e demais empreendedores que tenham negócios semelhantes. Afinal, a troca com quem enfrenta o mesmo desafio que você pode ser de grande valia.
Passo 3: Acompanhe as metas e o fluxo de caixa
Muitas vezes, o empreendedor é a mesma pessoa que administra, executa a operação, realiza a venda e o atendimento ao cliente. No entanto, aqui, a nossa dica é incluir na sua rotina o acompanhamento do planejamento financeiro a cada trimestre.
É fundamental que você tenha clareza de quais são os custos fixos e quais são os variáveis do negócio. Mais uma vez, se você tiver um contador, inclua-o nesse fluxo para suporte.
Passo 4: Revisite o planejamento
O seu planejamento financeiro deve considerar três cenários na construção:
- um otimista;
- um realista;
- um pessimista.
Para avaliar em qual cenário, de fato, o negócio está e se o planejamento está sendo cumprido, procure se aprofundar em métricas de finanças, como a margem de contribuição, a margem de lucro e o ponto de equilíbrio.
É indispensável entender as fórmulas e executar o controle de despesas antes de perder os valores de vista. Depois, a tarefa é replicar essa estratégia com os demais colaboradores que participam do atingimento da meta, como a equipe de atendimento e de compras.
Alguns fatores externos também podem interferir no seu planejamento financeiro, como a mudança de hábito do consumidor e até tendências que surgem no universo gastronômico e no delivery.
Quais são as ferramentas recomendadas para o planejamento financeiro?
“Planilhas, como o Excel e Google Sheets, são ótimas para organizar dados, criar tabelas e gráficos de forma clara. Elas trazem muitas funções que ajudam a transformar grandes volumes de dados em informações visuais e fáceis de entender”, destaca Afonso.
O especialista em Gestão Financeira e Administração ainda complementa: “há também alguns softwares de BI que podem ajudar o seu trabalho. Eles criam relatórios interativos e visualizações um pouco mais avançadas. São ferramentas que ajudam a apresentar dados complexos de maneira simples, com gráficos dinâmicos e relatórios atualizados automaticamente”. Porém, essas não são as únicas possibilidades.
Para focar na parte gráfica e produzir algo mais visual, Alfonso sugere o Canva ou o Adobe Spark, já que ambos permitem “mesclar imagens, gráficos e textos em apresentações personalizadas”.
Já para a confecção de relatórios em texto, ele recomenda o Google Docs. “É um recurso que facilita o trabalho em equipe, com possibilidade de edição simultânea”, explica o contador.
Erros comuns e como evitá-los no planejamento financeiro
Como descreve o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae):
“O planejamento financeiro fornece um mapa para a orientação, a coordenação e o controle dos passos que a empresa dará para atingir seus objetivos“.
Portanto, é fundamental ter atenção na hora de produzi-lo para que não ocorram erros que possam mascarar os resultados reais ou, inclusive, induzir a uma tomada de decisões que prejudique a gestão do negócio. Os equívocos mais comuns são:
- fazer a contabilização de dados financeiros exclusivamente à mão. Algo que aumenta expressivamente as chances de cálculos errados;
- não verificar os registros contábeis, de vendas e de gastos internos para conferir se há falhas que possam comprometer levantamentos posteriores;
- não fazer o planejamento financeiro de forma periódica (a cada X meses), mas, sim, aleatória (com diferença de semanas, meses ou anos). O que dificulta análises comparativas entre períodos similares.
Como monitorar e ajustar o planejamento financeiro periodicamente?
Por meio da produção regular de relatórios empresariais que trazem informações atuais, claras e precisas sobre a saúde financeira da organização.
Eles podem ser solicitados pela gestão ao fim de cada mês, por exemplo, e serem generalistas ou delineados a partir de um problema específico — como o volume de gastos com estoque, contratação de funcionários, manutenção de escritório físico etc.
Segundo Afonso, ele conta com a seguinte estrutura:
- título: precisa ser claro e descrever o tema principal do relatório de forma objetiva;
- resumo executivo: deve apresentar uma visão geral concisa dos principais pontos do relatório, incluindo conclusões e recomendações para facilitar a compreensão rápida;
- introdução: explica o propósito do relatório (o problema ou a situação analisada) e os objetivos que se deseja alcançar com o documento;
- corpo do relatório: que pode detalhar a análise que foi feita, dividida em seções claras, como dados, métodos e resultados. Também é interessante ter objetividade nessa etapa, com informações organizadas de maneira lógica.
- conclusão: resume os resultados principais do relatório, destacando descobertas e fornecendo possíveis recomendações ou ações a serem tomadas;
- anexos: se preciso, é possível incluir materiais complementares, como gráficos, tabelas ou documentos relevantes, que ajudam a esclarecer ou suportar os pontos discutidos no relatório.
Qual exemplo prático de planejamento financeiro?
Para ilustrar como funciona um planejamento financeiro, imagine um empreendedor que monta um restaurante local e decide investir R$ 30 mil mensalmente para ele funcionar com a meta de recuperar o valor investido a cada 30 dias e, ainda, ter pelo menos um retorno de 20% de lucro.
Para tanto, ele deve contabilizar todos os custos que terá como aquisição de insumos, pagamento da mão de obra (cozinheiros, equipe administrativa, atendentes, garçons, seguranças etc.), marketing e publicidade, aluguel e demais contas do estabelecimento.
A partir daí, ele precisa traçar um plano de vendas com média por prato e demais serviços prestados no restaurante, chegando a um valor base que o ajude a projetar com mais precisão o lucro potencial do negócio. O passo seguinte será acompanhar o fluxo de caixa e avaliar se o objetivo será atingido.
Mesmo que os primeiros passos pareçam difíceis, a jornada de empreender é um caminho cheio de conquistas e aprendizados. Portanto, fazendo um bom planejamento financeiro empresarial, é possível ter uma gestão mais efetiva e garantir que o seu negócio tenha tudo para dar certo!
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