No dia a dia de suas operações, as empresas lidam com diversos dados. Ao serem tratados, eles viram informações e, por fim, se tornam conhecimento. Ou seja, constantemente surge algo novo, que se soma à informações prévias, podendo ou não ser útil. É aí que a gestão do conhecimento faz diferença.
Por exemplo, informações sobre clientes têm alto volume e são essenciais. Segundo reportagem da APRAS — Associação Paranaense de Supermercados —, uma pesquisa das empresas TOTVS e H2R Pesquisas Avançadas mostrou que 98% das empresas coletam algum tipo de dado do consumidor. Porém, só 73% os utilizam.
Nesse caso, é a gestão do conhecimento que aproveita o que a empresa recebe de informações, fazendo valer a pena os esforços de marketing para consegui-las. Isso se dá em todas as áreas, não apenas com os clientes.
Neste post, entenda a melhor forma de aplicar a gestão de conhecimento e a sua importância. Boa leitura!
O que é gestão do conhecimento e por que ela é importante?
Na prática, o objetivo desse tipo de gestão é preservar o conhecimento e torná-lo disponível a quem precisa. Assim, ela vai definir a informação útil, que pode ser transformada em conhecimento, e organizá-la de forma que a equipe da empresa possa usá-la.
Por exemplo, em um restaurante de tradição centenária, o modo de fazer a comida é o que traz identidade ao lugar e atrai clientes. Dessa forma, as receitas antigas utilizadas fazem parte do conhecimento essencial para a operação. Por isso, são preservadas e ficam disponíveis, mas não para todo mundo.
O chefe e a equipe da cozinha podem ter acesso a essa informação, por meio de um manual, por exemplo, pois dependem dela para seu trabalho. No entanto, o garçom, o sommelier e o administrador de contas não lidam com isso. Assim, não têm necessidade dela.
Segundo a definição da Zendesk, o gestor de conhecimento tem um papel fundamental:
“Gerentes de conhecimento são os arquitetos do fluxo de informações, garantindo que todo mundo na empresa tenha o conhecimento certo na hora certa. Eles tratam e organizam informações valiosas, constroem sistemas de fácil acesso e preenchem a lacuna entre indivíduos e o conhecimento que precisam” (tradução livre).
Ou seja, a equipe que trabalha nessa área faz uma ponte entre a informação e os outros colaboradores para que possam realizar o seu trabalho melhor. Com isso, a gestão empresarial se torna mais completa e alcança eficiência nas operações, melhorando a produtividade.
Quais os principais benefícios da gestão do conhecimento para empresas?
Com uma boa gestão, é possível alcançar benefícios a curto e longo prazo, que fazem diferença na saúde da empresa. Conheça os principais deles:
- competitividade: o conhecimento oferece uma visão estratégica de todas as áreas, levando a melhorias em seus produtos ou serviços.;
- agilidade: as equipes não perdem tempo, pois conseguem tirar dúvidas e encontrar informações rapidamente;
- lucratividade: com operações otimizadas, a lucratividade da organização pode ser melhor, pois também há economia;
- organização: a organização direcionada de informações, processos e tudo o que influencia no trabalho do dia a dia ajuda na eficiência das operações;
- preparação: equipes com acesso ao conhecimento trabalham melhor e são mais bem preparadas para os desafios;
- decisões: é possível tomar decisões mais seguras na empresa quando todos estão alinhados, e o conhecimento ajuda o gestor a escolher os melhores caminhos para garantir o sucesso do negócio.
Como implementar a gestão do conhecimento no seu negócio?
Implementar a gestão de conhecimento envolve várias etapas. Confira as principais a seguir!
Analise a empresa
Fazer uma análise inicial do negócio permite identificar suas necessidades e avaliar o conhecimento que ele já acumula. Assim, é interessante começar por perguntas como:
- Como são os processos operacionais?
- Como as equipes lidam com eles?
- Quem precisa de quais informações?
- Os dados estão atualizados e são tratados?
- Como o conhecimento é compartilhado?
- Quais são as tecnologias usadas? São eficientes?
- Como as informações estão documentadas?
Monte uma equipe especializada
Considerando que dados viram informações e, depois, formam o conhecimento, é preciso contar com uma equipe especializada para lidar com eles.
Por essa razão, é necessário ter um time capaz de analisar o que é importante e organizar os dados para formar esse conhecimento, que deve ser constantemente atualizado.
Faça a documentação dos processos
Como no exemplo da receita do restaurante, para manter padrões e qualidade é preciso definir processos. Por sua vez, eles precisam ser documentados, de uma maneira que qualquer pessoa possa aprender a aplicá-los.
Esse passo é essencial e deve ser feito de forma otimizada, considerando o uso de tecnologias, que ajudam a registrar e encontrar o processo mais fácil.
Use ferramentas de armazenamento de dados
Antigamente, o que era documentado em uma empresa exigia formatos pouco práticos, como manuais impressos, planilhas e relatórios guardados, que levavam tempo para serem acessados.
Agora, a história é diferente: podemos contar com ferramentas de armazenamento de dados para ter tudo no lugar.
Com soluções em nuvem, por exemplo, de qualquer dispositivo a pessoa com permissão pode pesquisar o que precisa. Basta ter acesso à internet.
Teste o planejamento e avalie os resultados
A gestão de conhecimento envolve o planejamento de ações de melhoria. Por isso, é preciso testá-las e avaliar seus resultados. Dessa forma, é possível ter feedback da equipe e fazer ajustes para refinar o que for preciso.
Quais ferramentas facilitam a gestão do conhecimento?
Algumas ferramentas de gestão facilitam a captação e uso do conhecimento. Separamos as mais usadas para você conhecer e colocar em prática.
Comunidades internas
Espaços para as pessoas contribuírem com conhecimento, como WhatsApp e fóruns internos, ajudam os gestores a identificarem as mudanças no dia a dia e ajustarem ações.
Por exemplo, se muitas pessoas comunicam erro na pesquisa de um banco de dados, o acesso ao conhecimento e os trabalhos ficam comprometidos. Assim, a gestão pode tomar medidas junto ao time de tecnologia.
Eventos
Eventos internos, como workshops e palestras, também auxiliam na gestão porque são canais em que as pessoas trocam conhecimento e aprendem.
Assim, é possível compartilhar o que é necessário, formar profissionais mais especializados e entender deles o que pode ser melhorado.
Feedbacks operacionais
No dia a dia, os feedbacks operacionais dos funcionários são importantes para entender se a estratégia da gestão vai bem.
Nesse caso, é possível usar sistemas de avaliação em ferramentas, fazer pesquisas por e-mail e abril canais de dúvidas, com chatbot, para identificar falhas e acertos na disponibilidade de conhecimento.
A gestão do conhecimento é essencial em uma empresa. Afinal, dados chegam constantemente, mas precisam ser tratados para virar informações úteis, que podem ser usadas. Todas elas formam o conhecimento, que se torna o guia para todas as operações. Por isso, é importante preservá-lo e disponibilizá-lo, já que ele influencia na produtividade e na saúde empresarial.
Gostou do post? Conheça as habilidades profissionais necessárias para gerenciar um negócio!
