Entre os aspectos ligados ao back offfice, está o conhecimento sobre os bastidores das atividades comerciais e a origem de uma entrega final. Fazendo uma analogia com filmes, pode-se pensar em quem escreve o roteiro, edita os vídeos e grava as cenas. Esses profissionais atuam por trás do trabalho visto pelo público, sendo fundamentais para que tudo saia como planejado.
Nas empresas do ramo alimentício e de outras áreas, acontece de forma semelhante. Além da equipe que realiza o atendimento ao cliente, existem profissionais responsáveis pela manutenção do estoque, administração de salários e contabilização dos lucros, entre outras tarefas essenciais para o bom funcionamento do negócio.
Continue a leitura para saber como o back office pode ser usado estrategicamente no seu negócio!
O que é back office?
O termo back office pode ser traduzido literalmente como parte de trás do escritório. Então, o sentido é muito próximo do significado da palavra bastidores.
Ele representa o conjunto de profissionais e procedimentos que compõem a retaguarda de uma empresa, assegurando o bom funcionamento dos departamentos que atuam na linha de frente.
Apesar de não ter contato direto com o cliente, o back office é fundamental para o negócio, pois garante o bom andamento dos processos internos. Portanto, o conceito abrange todos os segmentos da organização que oferecem suporte a outros setores.
Podem se encaixar como departamentos de back office, por exemplo, os setores:
- de contabilidade;
- de logística;
- de TI;
- de RH;
- jurídico;
- financeiro.
Considerando o ramo alimentício, o back office vai lidar com todos os aspectos que influenciam na experiência do consumidor. No caso do delivery, o back office pode ajudar, por exemplo, na disponibilidade do aplicativo em que os pedidos são feitos.
Além disso, quando o cliente faz um pedido e paga no balcão, é preciso ter um sistema eficiente que receba esse dinheiro de forma rápida e libere o recibo. O setor de TI é crucial nesse sentido, estando por trás da configuração dos sistemas e aplicativos usados por empreendimentos alimentícios.
Como funciona o back office?
Quem vende um produto ou presta serviços lida com atividades indispensáveis. Elas devem ser seguidas para que o cliente consiga o que deseja e o estabelecimento atenda aos pedidos. Abrangem, por exemplo, o atendimento ao público, a compra de insumos, a consulta ao estoque, a preparação de entrega, o pagamento, a retenção e a fidelização do cliente.
No caso específico da gestão comercial, existem várias atividades que o cliente não vê, mas que são cruciais. Por trás da equipe de atendimento, existem pessoas coletando diversos dados, relacionados, por exemplo, aos concorrentes e fornecedores do negócio.
De modo ainda mais abrangente, existe a gestão 360º, que busca, por meio de dados, melhorar os processos internos e, por consequência, aumentar as vendas. Portanto, a equipe que coleta e analisa os registros são de suma importância, servindo de suporte às pessoas que trabalham com o cliente de modo direto.
Para que o processo seja finalizado com sucesso, é necessário que não tenha gargalos, como atrasos na entrega e erros nos pedidos — problemas comuns na rotina de estabelecimentos do setor alimentar. O back office existe para evitar esses transtornos, dando suporte aos principais processos internos e sustentando as rotinas financeiras e administrativas.
Qual a importância do back office?
Tudo o que é obtido pelo cliente passa por um processo de produção e venda. Os departamentos de back office procuram garantir o melhor funcionamento possível dos processos antes, durante e depois do contato com o consumidor.
Uma possível área de atuação do back office é a indústria, prestando apoio na manutenção e trabalhando com máquinas e equipamentos. Outra área é a gestão do e-commerce, que ajuda, por exemplo, a identificar a ausência de um produto na loja virtual antes de o cliente prosseguir com a compra.
É possível, ainda, citar o varejo. Nele, o back office atua no apoio aos vendedores, assegurando a disponibilidade de produtos, bem como a cobrança e emissão de notas fiscais.
Quais as suas vantagens de uso?
De fato, o back office tem um impacto significativo na melhoria de processos do negócio. Isso porque ele ajuda, entre outras coisas, a prover dados que servem de suporte na elaboração de estratégias e ajustes operacionais, proporcionando vários ganhos. Para conhecer os principais deles, confira os tópicos seguintes!
Redução de custos
A automatização de tarefas permite reduzir consideravelmente os custos. Com a eliminação de trabalhos manuais, fica muito mais fácil estabelecer um processo seguro, mapeado e com menos falhas e desperdícios.
Os profissionais também podem se dedicar a realizar atividades estratégicas e que exigem mais raciocínio, à medida que os processos manuais são automatizados. Isso faz com que os gastos com treinamentos sejam reduzidos.
Otimização dos processos
Muitas tarefas administrativas simples, mas que exigem atenção pelo fato de terem valor jurídico, podem ser automatizadas com o sistema back office. É o caso da gestão de competência, gestão de documentos, gestão financeira, emissão de notas fiscais e pedidos de vendas e ordens de serviço, por exemplo.
Além disso, a otimização simplifica processos burocráticos ao enviar arquivos, documentos, bem como todo tipo de informação conforme a legislação e as políticas internas da organização. Tudo isso ajuda com a fluidez das atividades.
Possibilita indicadores e análises mais robustas
Diariamente, uma empresa produz uma quantidade enorme de informações, que devem ser registradas e organizadas, como:
- quem foram os clientes que compraram;
- quais foram os pratos mais vendidos e menos vendidos;
- quais foram as principais formas de pagamento;
- como está a situação do estoque;
- qual foi a receita gerada no dia, entre outros.
Desse modo, o recurso de automatização proporcionado pelo sistema back office também garante a integridade e segurança das informações. Estas devem ficar disponíveis para o acesso somente por parte de profissionais e gestores autorizados.
Como usar um sistema de back office no negócio?
Um sistema de back office é fundamental para qualquer empresa que entenda o nível de competitividade do mercado atual. Esse sistema pode contribuir para que a organização atenda às demandas de clientes cada vez mais exigentes.
Entenda, a seguir, os passos necessários para usá-lo.
Elaborar um planejamento
Planejar é traçar um norte de onde a empresa quer chegar, como deseja fazer isso e em quanto tempo. Além do setor de TI, a logística é de suma importância no ramo alimentício, desde a compra de insumos até a entrega dos pedidos aos clientes. Fazer um planejamento desses e dos outros setores dará uma clareza maior sobre os pontos fortes e as deficiências do negócio.
Estabelecer metas e objetivos
Não existe planejamento sem metas e objetivos. Um faz parte do outro e consiste em pequenas conquistas que vão, lá na frente, culminar em um objetivo maior. Dito isso, o importante é ser o mais claro e realista possível, de modo que a equipe consiga dar conta de todas as demandas e fazer o empreendimento alimentício se desenvolver.
Traçar indicadores
Os indicadores devem ser traçados no planejamento. A ideia é fazer um comparativo, de modo a saber se as estratégias implementadas deram certo ou não. Voltando ao exemplo do delivery, um indicador que pode ser medido é o número de pedidos rejeitados ou cancelados.
Acompanhar e ter noções de previsão de demanda
Ao longo do ano, quem trabalha com alimentação sabe que haverá épocas de alta e de baixa procura. Com base nisso, é preciso contar com a tecnologia e um bom sistema de gestão, com uma experiência capaz de prever demandas, visando evitar desperdícios ou o cenário oposto — a compra de insumos em quantidade insuficiente.
Avaliar a contratação de analistas e novas tecnologias
É de grande importância contar com uma empresa que seja especialista em processos de implementação de back office. Além de profissionais com conhecimento sobre o que estão fazendo, o seu negócio terá o suporte necessário, conforme as necessidades que forem surgindo.
Delegar o back office a uma empresa especializada é apostar em novas tecnologias. Essas conseguirão aprimorar rotinas e simplificar processos, tornando o trabalho da equipe mais fluido e aumentando a qualidade no atendimento ao cliente.
Implementar um sistema de back office pode ampliar o potencial competitivo do seu estabelecimento. Adicionalmente, as pessoas responsáveis pelo negócio podem contar com indicadores mais precisos para analisar dados, influenciando diretamente na qualidade dos produtos e serviços oferecidos, além de proporcionar mais satisfação ao cliente.
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