Como preencher um recibo? Aprenda em poucos passos

Se você busca saber como preencher um recibo, está no lugar certo. Em pleno 2025, ainda há milhares de pequenos negócios que dependem desse pedaço de papel para registrar vendas, serviços ou pagamentos. 

E tudo bem. O recibo continua sendo útil, acessível e, em muitas situações, a única forma de garantir que o pagamento foi feito — seja numa padaria de bairro, num pet shop ou na rotina de um profissional autônomo.

Mas é comum surgirem dúvidas: o que precisa constar? O recibo vale como prova legal? Como evitar erros que invalidam o documento? A seguir, você encontra respostas práticas, com exemplos e orientações que realmente fazem diferença no dia a dia.

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Quais informações devem constar em um recibo?

Apesar de parecer simples, o recibo de pagamento precisa conter informações essenciais para ter validade jurídica e evitar confusões. Ele deve identificar quem pagou, quem recebeu e por qual motivo o valor foi repassado.

Confira os dados indispensáveis:

• Nome completo de quem paga e nome de quem recebe;
• Valor pago em números e também por extenso;
• Data da transação;
• Motivo do pagamento;
• Forma de pagamento;
• CPF ou CNPJ de quem emite o recibo (caso queira formalizar melhor);
• Assinatura de quem recebeu, validando o conteúdo.

Essa estrutura garante que o recibo cumpra sua função principal: comprovar que o pagamento foi realizado. Em situações de conflito, ele pode ser apresentado como prova, especialmente se estiver completo, legível e assinado.

Passo a passo: como preencher um recibo corretamente

Agora que você já sabe o que precisa constar, vamos ao preenchimento prático. Pegue um bloco de recibos ou imprima um modelo. 

Acompanhe este passo a passo e preencha com atenção:

• Comece com a identificação — Escreva o nome completo de quem está recebendo e de quem está efetuando o pagamento. Evite abreviações, apelidos ou siglas.
• Informe o valor pago — Escreva o valor em números e, ao lado, por extenso. Exemplo: R$ 250,00 (duzentos e cinquenta reais). Isso reduz a chance de alguém alterar o valor depois.
• Descreva o motivo do pagamento — Seja claro e objetivo. Se for um serviço, diga qual foi. Se for um produto, detalhe o que foi comprado. Se for aluguel, especifique o período.
• Registre a forma de pagamento — Indique se foi em espécie, transferência bancária, cartão, Pix ou outro método. Isso ajuda a rastrear o valor, caso necessário.
• Coloque a data — Preencha com a data do dia em que o pagamento ocorreu.
• Adicione CPF ou CNPJ — Embora não seja obrigatório, esse dado confere mais formalidade e facilita a identificação em caso de dúvida futura.
• Finalize com a assinatura — A pessoa que recebeu o valor deve assinar. Essa é a parte que autentica o recibo.

Evite rasuras, borrões ou letras ilegíveis. Sempre preencha com caneta azul ou preta. E, se possível, guarde uma cópia. 

No caso de talões com duas vias, entregue uma ao pagador e mantenha outra arquivada com você.

Recibo pode substituir nota fiscal?

Essa dúvida é comum — e a resposta depende da situação. O recibo não substitui a nota fiscal em casos em que a emissão da nota é obrigatória. 

Por exemplo, se sua empresa presta serviço como PJ ou vende produtos com inscrição estadual, o fisco exige a emissão da nota fiscal, de acordo com a legislação vigente.

Contudo, há exceções. Em transações entre pessoas físicas ou para autônomos sem CNPJ, o recibo pode ser aceito como comprovante. 

Imagine uma diarista ou um personal trainer: nesse contexto, o recibo serve como prova do pagamento, principalmente quando não há obrigação formal de emitir nota.

Além disso, mesmo empresas que emitem nota fiscal com frequência podem usar o recibo em situações informais, como reembolsos internos ou pagamentos avulsos não tributáveis.

Ou seja, o recibo tem valor legal, sim. Mas não deve ser usado no lugar da nota fiscal quando a lei exige formalização fiscal.

Modelos de recibo prontos para preencher

Para facilitar sua rotina, apresentamos aqui um modelo básico de recibo que pode ser usado em diferentes contextos — vendas, serviços, pagamentos avulsos. 

Copie, imprima e mantenha por perto:

RECIBO

Recebi de _________________________________________________________

(Quem pagou)

A quantia de R$ ___________________________

(Valor em números)

Valor por extenso: __________________________________________________

Referente a ________________________________________________________

(Descreva o motivo do pagamento)

Forma de pagamento: _______________________________________________

Data: //______

CPF/CNPJ de quem emite: ____________________________________________

Assinatura: ________________________________________________________

Simples, direto e funcional. Se preferir, você pode adaptar esse modelo no Word ou em um bloco de notas, inserindo o logo do seu negócio ou informações adicionais, como telefone ou endereço. 

Outra opção útil é manter versões digitais em PDF editável — algo cada vez mais comum para quem atende à distância.

Por que um recibo bem feito evita dores de cabeça?

Muitos subestimam o poder de um bom recibo — até enfrentarem um cliente que diz que não pagou, um erro contábil ou uma fiscalização surpresa. 

Um recibo mal preenchido, com rasuras, sem valor por extenso ou sem assinatura, perde força como documento. Já um recibo completo protege tanto o vendedor quanto o comprador.

Além disso, um recibo bem estruturado transmite profissionalismo, mesmo que você não tenha CNPJ. Mostra que seu serviço ou produto tem valor e que você leva a relação comercial a sério. 

Isso reforça a confiança, melhora o relacionamento com o cliente e contribui para uma gestão mais organizada do seu negócio.

Para continuar aprendendo sobre o tema, confira onde fica o número do cupom fiscal. 

Perguntas Frequentes