Fechamento de caixa: o que é e como fazê-lo corretamente?

O fechamento de caixa é uma tarefa fundamental para as operações de qualquer negócio. Afinal, essa etapa oferece um controle financeiro sobre as entradas e saídas, e ajuda a identificar se o saldo está correto ao fim do expediente.

Contudo, esse procedimento exige cuidado para encontrar eventuais problemas e impedir perdas financeiras que podem aparecer. Por isso, aprender a fechar o caixa de maneira eficiente é essencial para diminuir as chances de prejuízos.

Leia mais sobre o fechamento de caixa e veja um passo a passo de como fazê-lo corretamente no seu estabelecimento!

O que é o fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é um procedimento que consiste em verificar se os valores disponíveis em caixa estão em conformidade com as movimentações financeiras feitas dentro de certo período.

De modo geral, é um processo administrativo realizado de forma recorrente, normalmente no fim do expediente ou de um turno. A repetição da atividade dentro desse período relativamente curto tem o objetivo de diminuir erros e, assim, evitar prejuízos financeiros.

Qual a sua função?

Alinhar as informações e dados registrados com a realidade financeira do estabelecimento dentro de determinado período é uma das funções cruciais dessa prática.

Essa ferramenta existe para tornar o controle financeiro mais transparente e rigoroso, evitando falhas na gestão de um restaurante, por exemplo. Ou seja, além de ser um instrumento de gestão, o fechamento de caixa é um método de controle financeiro empresarial.

O caixa do estabelecimento deve estar de acordo com os registros feitos naquele período. Caso não ocorra dessa forma, a saúde financeira pode estar comprometida, principalmente se esse tipo de controle for ignorado ou esquecido pelo gerenciador de caixa.

Quais as vantagens de fazer o fechamento de caixa nos estabelecimentos?

É possível fazer escolhas mais adequadas para a sua empresa ao saber quanto entrou no caixa, quanto foi gasto e quanto sobrou. Além disso, ao fazer o fechamento de caixa regularmente, você consegue controlar o fluxo de gastos e desfrutar melhor dos recursos disponíveis — por exemplo, para investir no que for necessário para o crescimento do negócio.

Existem diversas vantagens em fazer um fechamento de caixa eficiente. As que se destacam são:

• organização do fluxo de caixa;
• controle financeiro consistente;
• aumento do controle de entradas e saídas;
• identificação de despesas;
• compreensão sobre os períodos de aumento das vendas;
• compreensão sobre as principais formas de pagamento.

Como realizar o fechamento de caixa corretamente?

Agora que você já sabe da importância e os principais benefícios do fechamento de caixa, é necessário entender como realizá-lo corretamente no seu estabelecimento. Veja, a seguir, o passo a passo!

Defina uma pessoa responsável pela execução da tarefa

Nesse caso, você deve ter em mente que a pessoa responsável pela tarefa deve cumprir os seguintes requisitos:

• ter um compromisso fixo e uma responsabilidade diária;
• não transferir essa função para outras pessoas — o responsável deve ser o encarregado por abrir, lançar a entrada e saída de recursos e fechar o caixa.

Essas condições são fundamentais para manter a organização da atividade, bem como evitar que erros sejam cometidos na hora de fechar o caixa, como misturar as finanças da empresa com as pessoais ou não atualizar o fluxo de caixa diariamente.

A única exceção aos requisitos apresentados seria em caso de troca de turnos — ou seja, a mudança de um funcionário para outro, que deve assumir os mesmos compromissos durante seu período de trabalho.

Acompanhe bem o fluxo de caixa

O fluxo de caixa possibilita acompanhar as movimentações financeiras de um estabelecimento. Afinal, ele é composto pelas despesas e receitas, podendo indicar como está o andamento da saúde financeira do negócio.

Sendo assim, para conseguir usar o fluxo de caixa para o fechamento, será preciso:

• verificar o saldo inicial do estabelecimento;
• identificar e especificar suas receitas e despesas;
• registrar todas as entradas e saídas financeiras da empresa;
• dar baixa nas movimentações realizadas;
• atualizar os lançamentos.

Defina a frequência com que o caixa será fechado

É importante definir a frequência: por exemplo, o fechamento será realizado diariamente, de turno em turno ou somente no final do mês?

Tudo depende da rotina e das necessidades da sua empresa, mas o mais indicado normalmente é que o procedimento aconteça diariamente ou de turno em turno. Assim, é possível impedir que fique mais difícil identificar eventuais erros ou que eles sejam vistos de forma tardia.

Anote os valores iniciais

Você também deve registrar os valores iniciais da abertura do caixa. Geralmente, essa quantia corresponde ao valor de fechamento do dia anterior. Esse valor será o saldo disponível no caixa do estabelecimento, além de ser o ponto de partida do cálculo.

Registre todas as movimentações financeiras

No decorrer do dia, será necessário ter atenção às movimentações financeiras, sejam elas despesas executadas ou receitas geradas. Devem ser registrados todos os valores que entrarem e saírem do caixa.

Apenas registrando todas as transações financeiras realizadas durante o dia, é possível obter os valores anotados com o montante disponível em caixa ao final do período a ser analisado.

Verifique se os valores identificados coincidem com as despesas e receitas registradas

Esse é um momento muito importante. Afinal, na troca de turnos ou no final do expediente, o profissional responsável pelo caixa deve averiguar se os valores identificados correspondem com as movimentações registradas.

É nessa hora que o gestor ou os colaboradores descobrem se o seu desempenho durante o dia está em conformidade com a atividade, já que o caixa deve ser fechado com precisão: não pode sobrar nem faltar dinheiro na conta.

Faça as contas

Basta subtrair os valores que saíram dos que entraram no caixa. Dessa forma, você vai conseguir encontrar o saldo atualizado do caixa empresarial, e esse montante vai corresponder ao valor de abertura do dia seguinte.

Agora que você tem uma base de como realizar o fechamento de caixa, coloque as dicas em prática: assim, você tem um controle muito maior das finanças do seu estabelecimento e evita perder dinheiro. O fechamento de caixa é um procedimento que contribui para o alcance de melhores resultados no negócio. Portanto, deve fazer parte da rotina.

Quer aprender mais sobre como administrar recursos no seu negócio? Aproveite a visita para conferir 8 passos essenciais na gestão financeira de um restaurante!