Gestão de processos: como aplicar para otimizar a rotina de gerenciamento do negócio

Sabia que a gestão de processos otimiza suas operações e traz muitas vantagens? Veja quais são elas e confira como implementar!

Em uma pequena empresa, assumir diversas funções é um cenário complicado. Afinal, existem muitas responsabilidades, prazos e trabalhos a serem cumpridos para que o negócio continue funcionando. Por isso, a gestão de processos é um aspecto tão importante. 

Isso porque ela ajuda a garantir e otimizar as operações para que seu negócio não entre em risco, algo que é bem comum para microempresários. Para se ter uma ideia, um estudo do Sebrae, com dados entre 2018 e 2021, apontou que 29% dos MEIs fechavam após 5 anos — o mesmo prazo para 21,6% das MEs. Entre as causas, estava a gestão deficiente. 

Neste post, você vai entender o que é gestão de processos e as suas vantagens. Entenderá também como funciona a otimização de rotina do empreendimento e como pode ser aplicada. Boa leitura! 

O que é a gestão de processos?

Gestão de processos: como aplicar para otimizar a rotina de gerenciamento do negócio

O objetivo da gestão de processos é otimizar as operações de uma empresa. Porém, isso não se dá de forma isolada, processo a processo.  

Pelo contrário, é preciso coordenar todas as operações de forma harmônica para que o fluxo de tarefas seja fluido e eficiente. É isso que chamamos de gestão por processos. Afinal, como todas áreas de uma empresa estão conectadas, elas devem funcionar juntas.  

Quanto à gestão de projetos, ela envolve as ações concretas, aplicadas às operações do dia a dia. Por exemplo, se você tem um e-commerce de roupas, deve lidar com diferentes tarefas como: 

  • adquirir e controlar estoque ou fabricar peças; 
  • anunciar os produtos em redes sociais e site; 
  • criar promoções e definir cupons; 
  • processar vendas e preparar embalagens; 
  • enviar pacotes dentro do prazo; 
  • lidar com devoluções e cancelamentos; 
  • acompanhar o cliente em toda a sua jornada de compra. 

Por mais diferentes que possam ser, todas elas estão interligadas e dependem umas das outras. Afinal, sem um bom marketing não se vende; sem um envio rápido e correto não se mantém um bom nome. Sem isso, novos clientes podem ver avaliações negativas e desistir da compra, o que leva o negócio a fechar ou ter prejuízos financeiros. 

Assim, na gestão, cada etapa é avaliada para que possa ser melhorada continuamente, dando um bom resultado em conjunto. O Sebrae traz um alerta importante sobre o assunto.

“Para que a sua empresa sobreviva no mercado, é preciso aperfeiçoar produtos e serviços, buscar excelência no trabalho, ter algo novo a oferecer e estar atualizado tecnologicamente. O consumidor não deseja apenas o melhor preço, ele é exigente e quer um diferencial”.

Quais as vantagens da gestão de processos para empreendimento ?

Diante desse cenário e considerando o consumidor mais exigente, as empresas têm muitos benefícios em instaurar uma boa gestão de processos. Confira em detalhes! 

Otimização do tempo 

Processos bem estruturados são mais compreendidos, o que resulta em tarefas bem executadas e economia de tempo. Nesse aspecto, uma das principais vantagens é poupar o retrabalho, que frustra funcionários e clientes. Além disso, o uso de tecnologia, que permite automações, também influencia nesse sentido. 

Maior economia  

Não só o tempo, mas os custos são poupados quando você faz uma gestão de processos eficiente. É possível economizar, por exemplo, com a compra de suprimentos, horas extras, energia, entre outros. 

Aumento da qualidade 

Os processos adequados também ajudam a aumentar a qualidade do serviço, o que se reflete no consumidor. Além disso, também ajudam na performance dos funcionários e no alcance de metas. 

Decisões mais eficientes 

Como são monitorados, é possível obter dados relevantes dos processos. Assim, você pode usar essas informações para aplicar uma melhor gestão, tomando decisões mais eficientes e baseadas em resultados reais. 

Identificação de oportunidades 

Os processos monitorados também ajudam a identificar novas oportunidades.  

Por exemplo, um restaurante tradicional, que adapta seu cardápio para o delivery e tem sucesso, pode criar novos produtos e alcançar mais nichos de consumidores, sem perder quem já frequenta o seu espaço. 

Como funciona a gestão de processos para otimizar a rotina?

Existem algumas etapas a serem seguidas na gestão dos processos. Confira quais são elas a seguir:

  • modelagem: por meio de fluxogramas e diagramas, cria-se um modelo visual do processo, que pode ser detalhado e analisado; 
  • melhoria, redesenho e reengenharia: etapas diferentes que podem ser aplicadas em um processo, desde mudanças simples à reestruturação completa;
  • mapeamento: o processo é definido em etapas de atividades, que podem ser mantidas ou eliminadas. Vale destacar que essa etapa pode incluir testes;
  • documentação: todo o processo, incluindo suas mudanças, é documentado para ser avaliado quando for necessário. 
  • aplicação: uma vez ajustado e padronizado, o processo começa a ser usado na empresa. 
  • monitoramento: o acompanhamento constante do processo permite seu ajuste ou melhoria no futuro. 

Como aplicar a gestão de processos em pequenas empresas?

Gestão de processos: como aplicar para otimizar a rotina de gerenciamento do negócio

Depois de entender o que é gestão de processos e suas etapas, você pode seguir alguns passos para aplicá-la em sua empresa. Veja quais são eles! 

Faça análise de processos 

Tudo começa com a identificação de um processo que não está indo bem, ou ainda, com a vontade de melhorá-lo. 

Por exemplo, se os seus clientes começam a reclamar que suas pizzas chegam frias, o processo de logística e delivery deve ter problemas. Por sua vez, quem vende roupas personalizadas e recebe muitas trocas por tamanho errado, precisa resolver o processo de fabricação. 

Sendo assim, para o seu negócio, vale a pena olhar os diferentes processos com atenção. Nesse caso, algumas ferramentas podem ajudar. A análise SWOT identifica as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um cenário. Em um processo, ela pode ser usada para verificar o que dá certo, o que dá errado e os riscos envolvidos. 

Por sua vez, o método 5W2H define aspectos como: 

  • o quê; 
  • por quê; 
  • onde; 
  • quando; 
  • quem; 
  • como; 
  • quanto. 

Assim, ao responder estas perguntas, é possível obter uma boa visão de como o processo funciona. 

Teste a modelagem 

Definindo a modelagem nova do processo, é essencial testá-la, antes de aplicar em sua empresa. Afinal, já pensou se você modificar algo que funcionava melhor no modo antigo? Pode envolver perda de dinheiro e tempo. Assim, realize testes e verifique a eficiência da nova proposta. 

Use tecnologia 

A tecnologia anda junto com a gestão de processos. Isso porque existem diversos softwares de gestão que você pode usar para coletar dados, analisar os processos e criar novas modelagens. 

Além disso, também são diversas as soluções usadas na automação dos processos. Por exemplo, chatbots podem ser implementados no WhatsApp da empresa para fazer um atendimento 24/7, garantindo o primeiro contato com o cliente. 

A gestão de processos envolve um estudo detalhado de tudo o que a sua empresa faz, com o objetivo de identificar falhas, implementar melhorias, e garantir mais eficiência. Para isso, é importante conhecer suas etapas e seguir as dicas do post, para definir a melhor estratégia para lidar com processos. 

Gostou do post? Aprenda mais sobre gestão de negócio e aplique melhorias no seu! 

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Por Pedro Camargo

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