Gerenciar notas fiscais parece ser uma tarefa simples, até que um erro inesperado surge e ameaça todo o processo de venda. Você já se deparou com uma nota fiscal denegada? Esse é um problema que pode pegar muitos gestores de surpresa, especialmente quando o erro origina-se do lado do cliente.
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Não lidar corretamente com uma nota fiscal denegada pode resultar em complicações e até perdas financeiras. O documento torna-se inválido, não podendo ser reutilizado em nenhuma circunstância, e o número da nota também é descartado.
Continue a leitura e esteja preparado para lidar com esse desafio!
O que é uma nota fiscal denegada e suas principais causas?
O termo “denegação” ocorre quando há a recusa de nota fiscal por parte do sistema de processamento do documento.
Nesse contexto, uma nota fiscal é classificada como denegada quando o emissor ou o destinatário do documento tem alguma irregularidade fiscal identificada pela Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Outra explicação, embora ocorra de forma bem menos frequente, é uma possível instabilidade no site e no servidor do órgão.
A denegação de uma nota acaba ocasionando o bloqueio (inaptidão) da respectiva Inscrição Estadual. Esse status (a denegação) é definitivo. Isso significa que a numeração daquele determinado documento não poderá ser novamente utilizada, por meio de correções, ou cancelada. O processo de emissão se reinicia do zero.
Quais são os impactos da nota fiscal denegada?
Um detalhe muito importante é que uma nota fiscal denegada não deve ser simplesmente descartada pelo gestor do estabelecimento. Mesmo inutilizável, em termos de validação de uma transação, você ainda precisará dela para outro fim.
Isso porque é obrigatório arquivar cada nota denegada por cinco anos, dentro da estrutura contábil do estabelecimento. O documento pode ser solicitado para apresentação à Sefaz ou à Receita Federal, para fins tributários e de comprovação de uma determinada operação.
Como identificar uma nota fiscal denegada?
Em primeiro lugar e antes de começar qualquer procedimento, é importante ter a certeza se a nota é mesmo denegada ou rejeitada. A denegação ocorre durante o procedimento fiscal conhecido como “Autorização de Uso da NF-e”.
Aí, quando há algum tipo de irregularidade cadastral, do emitente ou do destinatário, a nota fiscal eletrônica é denegada e arquivada na Secretaria da Fazenda. Cabe ao estabelecimento também guardar a sua cópia, para evitar problemas fiscais.
A denegação ocorre quando a nota é identificada, no sistema da Sefaz, com o status “Denegada a Autorização de Uso”. Aí, não será possível corrigir a irregularidade e solicitar uma nova “Autorização de Uso da NF-e” para essa mesma nota fiscal, com o mesmo número.
Já a rejeição da nota fiscal eletrônica ocorre quando o arquivo digital da NF-e é emitido de forma incorreta. Isso ocorre quando o arquivo digital apresenta dados inconsistentes, preenchimento incompleto das informações ou incoerências. Aí, o recado que aparece na tela é geralmente “Rejeição”, seguido de outro número como “114” ou “203”.
Por meio do site da Secretaria da Fazenda
O empreendedor pode entrar no espaço “Nota Fiscal Eletrônica”, no site da Receita Federal, para descobrir qual erro foi aplicado caso ele se depare com uma nota denegada. Existem três possibilidades:
- erro 301, quando o emissor da nota está irregular com a Receita Federal, o que ocasiona uma emissão de nota negada;
- erro 302, quando é o destinatário (o próprio estabelecimento) que está com pendências em relação à Receita;
- erro 303, quando o destinatário da nota fiscal eletrônica não está legalmente habilitado para atuar naquele estado.
O site SINTEGRA
Outro meio de checar a situação de uma nota fiscal eletrônica denegada é por meio do site SINTEGRA. Por meio dele, tanto o empreendedor como o cliente conseguem verificar se a empresa está com irregularidades fiscais listadas. O site pode ser acessado por meio deste link — depois, basta escolher o estado de atuação e preencher o CNPJ que queira consultar.
Outro motivo que costuma levar à denegação é a tentativa recorrente de utilizar o mesmo número da nota fiscal que já foi denegada previamente. Por isso, caso você já tenha recebido a notificação, reforçamos: essa numeração não pode ser reaproveitada.
Esse erro ocasiona a denegação da nota mesmo se não houver qualquer irregularidade na inscrição estadual do emitente ou do destinatário. Para solucioná-lo, basta emitir uma nota com o número seguinte — isto é, se a denegada for a de número 100, utilize a numeração 101.
Como resolver uma nota fiscal denegada?
Caso o seu negócio tenha recebido uma nota denegada, é necessário entrar em contato com quem a emitiu. Peça para que o problema seja resolvido para que aí seja possível enviar outra nota regular. Vale lembrar que o número da NF-e denegada não pode ser reutilizada.
Se o seu cliente não souber como resolver esse problema, oriente-o a entrar em contato com a Secretaria da Fazenda do estado para entender o que aconteceu. Ele pode utilizar o site SINTEGRA ou acionar o órgão por outros meios, como a ligação telefônica ou e-mail.
Muitas vezes, o problema está na inscrição estadual (IE) do cliente, mas ele nem mesmo sabe que ela foi suspensa. Por isso, esse contato junto à Receita do estado é muito importante para resolver essa e outras pendências. O tempo para a regularização também depende de cada caso e dos trâmites do estado específico.
Com o problema cadastral do cliente resolvido, o negócio pode emitir uma nova nota fiscal e faturar aquele pedido.
Como evitar problemas com notas fiscais?
É necessário entender que as notas fiscais eletrônicas são reguladas por legislações estaduais. Por isso, os problemas devem ser tratados conforme a Secretaria da Fazenda do estado na qual o negócio atual.
Um modo de evitar que os problemas ocorram é escolher um software de emissão de notas fiscais, que pode ser integrado ao site do órgão público estadual. Pesquise opções de empresas adequadas à tecnologia necessária para otimizar comércios alimentícios.
Assim, será possível conseguir uma solução digital que automatiza processos, como na hora de imputar os dados da empresa na hora da emissão. Isso passa a ser feito pelo sistema, evitando erros e retrabalho. Outro ponto é buscar um software com fluxo simplificado, que realmente otimize o tempo de cada responsável pelas tarefas.
Por fim, vale a pena conhecer algumas irregularidades nos procedimentos relacionados à geração de notas fiscais, que são comuns a todos os estados, como:
- problemas na Inscrição Estadual, que pode estar cancelada, suspensa, baixada ou ainda em processo de baixa;
- cadastro desatualizado na Secretaria de Fazenda estadual;
- falta de pagamento de determinados impostos;
- ausência de autorização para prestar serviço naquele estado.
Por fim, para saber em qual ponta está o problema (no emissor ou no destinatário), leia bem a notificação que aparecer, já que é ela que indica a fonte da situação que impede o processamento.
A nota fiscal denegada é um problema que pode ocorrer em qualquer estabelecimento. Com o auxílio de algumas práticas e um bom sistema de gestão, esse tipo de erro tende a aparecer com menor frequência.
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