Nota fiscal avulsa: o que é e como emitir

Você sabe o que é uma nota fiscal avulsa e quando é obrigatório emiti-la? Leia o post para entender e conferir suas vantagens!

A nota fiscal avulsa é um documento regularizado junto à Secretaria da Fazenda de cada estado e ajuda cada empreendedor a expandir as suas oportunidades e evitar sanções fiscais.

Empreendedores sem CNPJ ou que têm baixo volume de emissão de notas podem recorrer à nota fiscal avulsa para garantir a apresentação de um documento contábil quando necessário. Entretanto, a emissão pode ser feita de mais de uma forma, o que pode confundir os interessados.

Continue a leitura para entender o que é e como emitir nota fiscal avulsa!

O que é nota fiscal avulsa?

A nota fiscal avulsa (NFA) é um documento que comprova uma transação comercial. Ela é recomendada para empreendedores que atuam sem CNPJ, negócios com um baixo volume de emissão de notas ou aqueles que não têm obrigação de gerá-la em todo serviço que prestam, como no caso dos MEIs.

Vale lembrar que um empreendedor MEI não precisa emitir uma nota fiscal para consumidor pessoa física, por exemplo, somente quando for solicitado. Contudo, se o destinatário da mercadoria ou serviço for uma empresa, a emissão é obrigatória.

Assim, a nota fiscal avulsa é um documento emitido de maneira individual, mas que tem a mesma validade dos outros modelos de comprovação de uma transação, como a nota fiscal tradicional.

Enquanto a nota fiscal avulsa pode ser realizada manualmente, o modelo tradicional é emitido somente eletronicamente, exigindo a utilização de um software específico para isso.

O valor de imposto da nota fiscal avulsa é de 11% de INSS, além do IRRF, o Imposto de Renda Retido na Fonte, que varia conforme o serviço prestado — o número desse tributo fica entre 1% a 1,5%.

Quando a emissão de nota fiscal avulsa é necessária?

A emissão da nota fiscal avulsa é necessária quando se deve comprovar uma transação comercial e o empreendimento só emite esse tipo de documento esporadicamente. Todo o processo pode ser feito manualmente. Já a nota fiscal eletrônica é utilizada por negócios obrigados a gerá-la ou que tenham um alto volume de transações.

MEIs, micro e pequenas empresas que não fazem vendas de maneira recorrente, ou que não precisam emitir o documento tradicional em relação ao ramo de atividade, se beneficiam desse modelo.

Já profissionais liberais, informais e freelancers, cujos clientes não desejam emitir um Recibo de Pagamento Autônomo, também podem utilizar a nota fiscal avulsa como uma opção, uma vez que o pagador pode exigir um documento contábil.

Passo a passo para emitir uma nota fiscal avulsa

Uma das vantagens da nota fiscal avulsa é que ela pode ser emitida de duas maneiras: por meio eletrônico ou manualmente. Entenda como solicitar o seu documento.

Emissão eletrônica da nota fiscal avulsa

Na emissão online, o empreendedor precisa entrar no site da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do seu respectivo estado, que é o órgão que gera o documento. Nesse sentido, o passo a passo para produzir a nota fiscal avulsa varia ligeiramente de região para região.

Cada autoridade tributária estadual tem autonomia para definir suas próprias normas e legislações a respeito do documento. Inclusive, alguns estados podem não oferecer esse serviço, como no caso do Distrito Federal. Já outros, como Minas Gerais, facilitam esse processo por meio do site.

Por isso, se o seu negócio precisa emitir notas fiscais esporádicas, a primeira etapa deve ser buscar informações no site da Sefaz no estado em que o seu empreendimento está localizado.

Outra informação importante: existem dois modelos de nota, o 55 e o 1-A. Enquanto o 55 é emitido e armazenado de forma exclusivamente eletrônica e repassado no formato XML, no 1-A apenas a versão impressa é considerada legal.

Emissão manual da nota fiscal avulsa

A emissão manual é, basicamente, o preenchimento por papel. Não existe um modelo padrão de nota fiscal avulsa a ser utilizado, já que varia de acordo com cada estado. Porém, os campos que precisam ser informados tendem a ser bem semelhantes aos de uma NF tradicional.

Você precisa entrar em contato com a Sefaz do seu estado para entender como solicitar a emissão manual. Vale lembrar que o primeiro passo, para os dois modelos de obtenção da nota, é solicitar uma autorização e um cadastro junto ao órgão.

Quais são as vantagens e limitações da nota fiscal avulsa?

As vantagens da nota fiscal avulsa são:

  • agilidade no processo de emissão: principalmente quando opta pela emissão eletrônica, o empreendedor economiza tempo, uma vez que ele não precisará ficar se deslocando de uma instituição a outra. Caso ele opte por um sistema de gestão para emitir notas, o processo se tornará ainda mais ágil;
  • segurança: com as notas fiscais avulsas, os profissionais conseguem armazenar todos os documentos na internet. É possível guardar os arquivos na nuvem, por exemplo. Caso seja preciso imprimi-lo, a NF estará a salvo;
  • confiabilidade dos serviços prestados: quando o empreendedor utiliza o sistema de notas avulsas, ele ganha segurança jurídica, uma vez que os documentos são regulamentos junto a um órgão público;
  • possibilidade de prestar serviços a grandes empresas: empresas robustas costumam exigir um documento fiscal para comprovar a prestação do serviço. Por isso, emitir notas fiscais avulsas abre um leque de oportunidades para o profissional prestar serviço para grandes negócios.

As restrições da nota fiscal avulsa envolvem a sua emissão para contextos específicos em alguns estados e limites de valores da transação.

Em certos estados, a NFA só pode ser gerada em contextos específicos, como venda de produtos usados, prestação de alguns serviços, venda de produtos que não estão sujeitos ao ICMS, entre outros.

Além disso, essa emissão também pode ter limitações em relação ao valor possível da transação. Nesse sentido, pesquise bem as condições do seu estado, uma vez que a nota fiscal avulsa pode ter restrições em relação ao montante que pode ser recebido.

A nota fiscal avulsa é a oportunidade que empreendedores têm de prover documentos fiscais para tomadores que exigem essa comprovação. Do mesmo modo, eles também têm mais segurança jurídica em caso de conflito, uma vez que a transação estará registrada junto a um órgão público. 

A nota fiscal avulsa pode ser emitida por qualquer pessoa, jurídica ou física, que tenha se cadastrado na Secretaria da Fazenda do estado.

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