Quando gestores estão entre os responsáveis por executar operações básicas da rotina comercial, acompanhar como está o andamento de todos os aspectos do negócio se torna um desafio. Para ajudar nisso, o 5W2H é a ferramenta ideal, já que cria um controle fácil de elaborar, seguir e monitorar.
Considerando a importância de manter o foco e aumentar a produtividade, não dá para deixar escapar a oportunidade de conhecer uma solução tão simples capaz de promover isso. Afinal, o descontrole implica em desperdícios, baixa qualidade e atrasos que afastam a clientela.
Conheça o 5W2H e saiba como aplicá-lo em seu negócio!
O que é 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta voltada ao planejamento de ações e operações que fornece uma visão completa do que precisa ser feito. Trata-se de um checklist administrativo com 7 palavras em inglês, que representam perguntas. 5 delas começam com W e 2, com H — por isso o nome “5W2H”. São elas:
- what: o que deve ser feito;
- why: por que fazer;
- where: onde realizar;
- when: quando deve acontecer;
- who: quem é responsável pela execução;
- how: como agir;
- how much: quanto custa — ponto essencial para a gestão financeira.
Quais são os principais fundamentos para aplicar o 5W2H?
Ainda que seja um instrumento simples, a elaboração do 5W2H precisa seguir alguns fundamentos que servem de guia para sua aplicação, ajudando a garantir o sucesso de seu uso.
Entre os pontos que se destacam estão o respeito à visão, missão e valores da empresa na criação do 5W2H. Além disso, é preciso assegurar a participação da equipe, para que o planejamento seja viável e realista.
A clareza na descrição dos itens também é essencial, pois evita dúvidas quanto à execução, e a abordagem deve considerar diferentes ângulos para ser possível construir respostas mais específicas.
Qual é sua importância?
A aplicação do 5W2H na gestão empresarial é importante à medida em que essa ferramenta facilita a definição e o acompanhamento detalhado das tarefas. Com isso, surgem outras vantagens, como:
- aumento da produtividade da equipe ao focar no que realmente é útil;
- redução de atrasos, custos e desperdícios, permitindo à equipe se ater ao que precisa ser feito;
- otimização de investimentos pelo melhor planejamento e direcionamento de recursos;
- maior segurança para a execução de ações e implementação de projetos;
- melhoria contínua, associada a uma rapidez para identificar necessidades e desempenho;
- capacidade de colocar a estratégia em prática, minimizando situações e falhas que afastam os clientes.
Como usar essa o 5W2H em um negócio alimentício?
A gestão de restaurantes e afins só tem a ganhar com o uso do 5W2H. Para colocar isso em prática, é preciso documentar o plano, registrando cada resposta, a começar pelos objetivos e motivos para não perder o foco. Um exemplo de objetivo seria a produção, por parte de uma marmitaria, de 50 refeições por dia, para atender à demanda do almoço.
Em seguida, divida cada meta em uma sequência lógica de etapas a ser realizadas e liste prazos e recursos destinados a cada tarefa. No caso da marmitaria, pode ser necessário comprar feijão todas as quintas-feiras, por até R$ 200. Não se esqueça de distribuir as funções entre os colaboradores.
Uma vez elaborado o 5W2H, conferir e anotar o que já foi feito periodicamente garante que tudo está andando como planejado. Nesse momento, também pode ser útil remover o que não é mais necessário ou adicionar novas demandas. Por fim, analise a eficiência da execução.
Ao acompanhar as melhores práticas de gestão usadas no mercado e implementá-las no próprio negócio, você pode alcançar resultados cada vez melhores em pouco tempo. O 5W2H é um bom exemplo de prática simples e eficaz para definir e monitorar a execução das atividades em uma empresa.
Para tornar o método ainda mais fácil, baixe gratuitamente a planilha 5W2H!
