A identificação e correção de erros e problemas é fundamental para garantir o bom fluxo dos procedimentos e um bom desempenho para qualquer empresa. Nesse sentido, o uso de ferramentas que ajudem nessa identificação é fundamental — e uma que vale a pena conhecer é o Diagrama de Ishikawa.
O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta de gestão de qualidade, aplicável a diversas áreas da empresa. Diante de um obstáculo, o diagrama pode ser utilizado para o levantamento das possíveis causas.
Se você quer saber mais sobre esse recurso e entender como usá-lo a favor do seu estabelecimento, continue a leitura!
O que é o Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta de análise com o objetivo de identificar e estudar as causas que contribuíram para um problema.
Um diagrama, em geral, é uma representação visual de uma ideia ou conceito, apresentada de forma simples e estruturada. Basicamente, é um esquema, e esse também é o caso do Diagrama de Ishikawa.
Ele também é chamado de Diagrama Espinha de Peixe (devido ao aspecto visual do esquema, que se assemelha ao esqueleto de um peixe), 6M (devido às seis dimensões de análise que propõe) ou Diagrama de Causa e Efeito. Este último nome é uma importante pista para entender o que é esse diagrama tão importante para a gestão de qualidade.
Para que serve o Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Causa e Efeito, Espinha de Peixe, ou Ishikawa, representa uma oportunidade de aprender com os desafios enfrentados, superar obstáculos e evitar futuras adversidades. Ele é relevante até mesmo para a gestão financeira, já que os problemas enfrentados normalmente afetam a receita obtida no negócio.
Por meio dele, a gestão empresarial otimiza a resolução de problemas e pode focar em soluções realmente eficazes. Trata-se de um método eficaz para a superação de gargalos nos processos organizacionais. Por isso, é muito usado em empresas de diversos setores — inclusive na gestão de restaurantes, lanchonetes, hamburguerias e outros estabelecimentos alimentícios.
Qual a origem do Diagrama de Ishikawa?
O diagrama foi criado em 1943 por Kaoru Ishikawa, um engenheiro químico e professor japonês. Seu objetivo foi desenvolver um método que ajudasse a resolver problemas de produtividade em empresas.
A ideia de Ishikawa era estabelecer um modelo padronizado que pudesse ser usado tanto por gestores como por funcionários. A ferramenta só foi batizada com o sobrenome do professor posteriormente.
Como funciona um Diagrama de Ishikawa?
O esquema também é chamado de Diagrama 6M (ou dos 6Ms) por ter 6 dimensões de análise — cada uma começa com a letra M. Essas dimensões são:
- máquina: tudo o que diz respeito a aparelhos e maquinário;
- mão-de-obra: profissionais relacionados à execução das atividades — a equipe;
- materiais: todos os aspectos ligados à matéria-prima e aos insumos;
- método: forma como determinada ação acontece;
- meio ambiente: ambiente em que o problema está acontecendo;
- medida: tudo o que for referente à mensuração de resultados (decisões e métricas).
Ao formular o diagrama, não é sempre necessário usar as seis categorias. Por exemplo, a depender da situação, a mão-de-obra ou o ambiente podem não estar entre as causas do problema. É essencial ter uma postura crítica e avaliar quais dimensões são pertinentes para a análise em questão.
Suponha que a dona de um bar passa a receber reclamações sobre o sabor de uma bebida e decide esboçar o diagrama. Como ela sabe que os equipamentos estão em perfeito funcionamento, decide montar seu diagrama com as demais dimensões.
Ela anota quem são os profissionais que preparam a bebida (mão-de-obra), os ingredientes utilizados (materiais), o modo de preparo (método) e as condições (por exemplo, de temperatura) corretas para armazenar os ingredientes e servir o pedido (meio ambiente).
Ao investigar a situação, a dona do bar constata que os profissionais estão executando bem seu trabalho e preparando a bebida corretamente, além de servi-la nas condições adequadas. Confirma, também, que o armazenamento está correto.
Então, ao avaliar os registros referentes à compra de ingredientes, percebe que houve uma troca na marca de um deles, o que coincidiu com o início das reclamações. É aí que entra a dimensão da medida — foi identificado o ponto em que o problema começou.
A dona conclui, então, que a raiz do problema está na dimensão dos materiais. A partir daí, pode retornar à marca antiga do ingrediente em questão para solucionar o problema ou tentar outra marca.
Quais as vantagens de usar esse recurso?
O Diagrama de Ishikawa é um método simples, aplicável e visual, que proporciona diversos benefícios à gestão de um estabelecimento. Com ele, sua empresa pode:
- entender como os problemas se formam;
- levantar e identificar as causas destes problemas;
- fazer uma análise precisa e rápida;
- melhorar itens vendidos e processos;
- descobrir outros pontos de melhoria à medida que resolve um problema;
- organizar as ideias do time em um só lugar.
Quando utilizar o diagrama?
É possível aplicar o Diagrama de Ishikawa em diferentes contextos e de diversas formas. Entre elas, destaca-se o uso na identificação das causas principais e secundárias de um problema.
Pelo mesmo motivo, é uma ferramenta excelente para encontrar soluções, já que aponta exatamente onde essas soluções precisam ser aplicadas.
Como criar um Diagrama de Ishikawa?
Agora que você já entendeu o que é esse método, o contexto em que pode ser útil e as vantagens de recorrer a ele, é hora de descobrir como você pode levá-lo à prática. Confira as dicas a seguir!
Defina o problema que deve ser resolvido
Para construir um Diagrama de Causa e Efeito, você deve começar pelo efeito: entenda, exatamente, o que está acontecendo de errado.
Há atraso na entrega de pedidos? Houve diminuição na demanda ou nos lucros? Identifique o problema principal e faça um levantamento detalhado de todas as informações que conseguir.
Reúna um time multidisciplinar
Na segunda etapa, é preciso convocar as equipes envolvidas em cada fase da rotina do estabelecimento, para que todos pensem juntos. Peça aos colaboradores total transparência, para que o problema seja identificado e resolvido facilmente.
Desenhe o diagrama
Siga a ideia dos 6Ms e anote o máximo possível de aspectos que pertencem a cada dimensão. A partir disso, a equipe terá uma ideia nítida das dimensões em que o problema pode estar localizado.
Analise cada dimensão e localize o problema
Com todas as fases dos processos inclusas no diagrama, é hora de identificar onde, exatamente, algo não está acontecendo como deveria. Por exemplo, se há atrasos no delivery, podem existir falhas tanto no preparo do pedido como na entrega.
Encontre e apresente a solução
Depois de criar o diagrama e descobrir a raiz do problema, você pode criar soluções para resolver o problema e, então, melhorar a produtividade. Essas soluções precisam ser repassadas para os colaboradores envolvidos, que devem entender como elas vão resolver a questão.
O Diagrama de Ishikawa ajuda no momento de tomar alguma decisão emergencial, garantindo a melhor resposta para o problema vigente. Ao serem mapeadas, as causas podem ser corrigidas com maior facilidade e agilidade. Mas lembre-se: é essencial colocar em prática as soluções propostas!
Essa é uma forma de corrigir problemas, mas um bom planejamento pode até evitar que eles apareçam. Então, aproveite a visita e entenda o que é e como construir o planejamento estratégico do seu negócio!
