O que é e para que serve o eSocial?

Você sabe o que é eSocial? Quando a gente começa a mexer com a parte mais burocrática de um negócio do ramo alimentício, acaba esbarrando em termos como esses, e é bom ficar por dentro para não ter problemas com a parte trabalhista, previdenciária e fiscal.

O eSocial foi desenvolvido pelo governo brasileiro com o intuito de criar um sistema simplificado e unificado de todas essas informações de uma empresa. Na prática, ele representa uma mudança na forma como os negócios reportam seus dados ao governo, impactando diretamente a rotina das pessoas que gerenciam seus estabelecimentos.

Até mesmo pequenos negócios devem conhecer melhor o eSocial e conferir todas as vantagens agregadas, sabia? Preparamos este post para que você domine melhor o assunto. Boa leitura!

O que é o eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Seu objetivo é unificar o envio de informações relacionadas aos trabalhadores para o governo federal, substituindo uma série de obrigações acessórias que antes eram apresentadas em diferentes plataformas e sistemas.

Instituído em 2014 pelo Decreto nº 8.373, o eSocial permite à empresa comunicar de uma só vez 15 obrigações, sendo:

• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• folhas de pagamento;
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
• Guia da Previdência Social (GPS).

As empresas passaram a fornecer de um jeito bem mais simples todas essas informações relacionadas aos seus colaboradores, que envolvem admissões, demissões, folhas de pagamento, férias e afastamentos. Além disso, puderam começar a informar dados sobre saúde do trabalhador, acidentes de trabalho e medidas de segurança adotadas.

Depois de 2018, todas as empresas privadas que possuem colaboradores, incluindo micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais (MEIs) — que podem ter até um funcionário — são obrigadas a utilizar o eSocial. Então, apenas microempreendedores individuais sem funcionários e produtores rurais estão liberados da obrigatoriedade.

Como funciona o eSocial?

O eSocial funciona como uma plataforma digital para os negócios fazerem uma gestão mais precisa das suas informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Nele, você encaminha as informações ao governo utilizando o formato de eventos, com estruturas preestabelecidas.

Um evento é qualquer acontecimento relacionado a questões legais trabalhistas que ocorra na trajetória de um funcionário da sua empresa. Eles podem ser categorizados nos seguintes grupos:

• eventos iniciais — dados iniciais dos colaboradores, como informações administrativas ou fiscais;
• eventos de tabelas — dados relacionados ao ambiente de trabalho, horários e turnos de trabalho, funções de cada pessoa na equipe e outros;
• eventos não periódicos — sem data fixa para acontecer, como admissões, demissões, afastamentos ou alterações salariais;
• eventos periódicos — com data fixa para acontecer, como o caso de remuneração de trabalhador e folhas de pagamento. 

Cada tipo de negócio também vai ter prazos específicos para a utilização do sistema, ajudando a garantir uma organização dos procedimentos sem sobrecarregar seus recursos internos.

Quais são as principais vantagens?

A adoção do eSocial, apesar de representar um desafio para quem quer abrir uma empresa, traz consigo diversas vantagens que impactam positivamente a gestão do negócio. Separamos algumas delas, confira!

Unificação de obrigações e redução de burocracia

Antes do eSocial, as empresas precisavam lidar com uma série de declarações e obrigações fiscais, cada uma com suas particularidades e prazos. Depois, essas obrigações foram unificadas em uma única plataforma, o que simplificou o processo e reduziu a burocracia. Com menos formulários e envios separados, você economiza tempo e esforço em sua rotina administrativa.

Maior controle e organização das informações

Com o eSocial, os negócios com colaboradores na equipe conseguem manter seus registros trabalhistas e previdenciários mais organizados e atualizados. Isso proporciona um maior controle sobre as informações de pessoas entregadoras, por exemplo, de cozinheiros e auxiliares de cozinha, entre outros funcionários, reduzindo o risco de erros e inconsistências nos dados.

Redução de custos operacionais

Com menos papel, impressões e envio físico de documentos, os gastos com materiais e postagens diminuem significativamente. Além disso, o uso de sistemas integrados para o envio das informações pode otimizar o tempo, reduzindo a necessidade de horas extras e retrabalhos. Além disso, a possibilidade de acessar os dados em tempo real permite identificar eventuais problemas e corrigi-los com agilidade.

Melhoria na relação com o Fisco

Com todas as informações centralizadas em uma plataforma única, a fiscalização por parte dos órgãos governamentais se torna mais rápida e eficiente. Isso contribui com a transparência da empresa, evitando problemas com a Receita Federal e órgãos fiscalizadores. Ao manter a conformidade com as obrigações fiscais e trabalhistas, o negócio ainda se protege de autuações e multas.

Padronização das informações

O eSocial estabelece um padrão único para o envio das informações, o que evita divergências entre os dados. Com informações padronizadas e consistentes, as análises realizadas pelos órgãos governamentais ficam mais precisas, facilitando a identificação de irregularidades e contribuindo com a segurança jurídica das empresas.

Acesso simplificado aos dados trabalhistas

Tanto pessoas empregadoras quanto colaboradoras têm acesso facilitado aos dados trabalhistas registrados no eSocial. Quem trabalha com você, por exemplo, pode verificar informações sobre vínculo empregatício, folhas de pagamento, férias e afastamentos. Isso aumenta a confiança em relação ao negócio e ajuda a criar um ambiente de trabalho mais saudável.

Maior segurança da informação

O eSocial tem um sistema de segurança robusto, garantindo a confidencialidade e a integridade dos dados enviados. O acesso à plataforma é restrito apenas a pessoas autorizadas, reduzindo os riscos de vazamento de informações sensíveis e outros tipos de fraudes e golpes.

Incentivo à regularização das empresas

O eSocial é uma forma de fazer com que empresas que operam de forma irregular se adéquem às normas trabalhistas e fiscais. Ao centralizar e monitorar as informações, o governo ainda pode identificar aquelas que descumprem com suas obrigações, incentivando a regularização e a formalização dos negócios.

Quais as regras mais importantes?

O eSocial conta com algumas regras e prazos que devem ser seguidos pelas empresas, como:

• admissão de funcionários: as informações referentes à admissão de um novo funcionário devem ser enviadas ao eSocial antes do início das atividades da pessoa empregada;
• registro de ponto: as empresas são obrigadas a enviar as informações referentes ao registro de ponto dos seus funcionários;
• férias: as informações sobre o período de férias das pessoas empregadas devem ser transmitidas ao eSocial antes do início do afastamento;
• afastamentos e licenças: todas as informações referentes a outros afastamentos e licenças médicas devem ser enviadas ao eSocial;
• desligamento de funcionários: as informações sobre o desligamento de um funcionário, seja por demissão, seja por término de contrato, também devem ser enviadas ao eSocial.

Você percebeu que o eSocial representa uma mudança significativa na forma como as empresas reportam suas informações ao governo? Apesar dos desafios iniciais, a plataforma hoje traz muitas vantagens para diferentes tipos de gestão. Mas é bom ficar de olho nas regras e prazos estabelecidos para evitar problemas com o Fisco.

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