Em uma pequena empresa, assumir diversas funções é um cenário complicado. Afinal, existem muitas responsabilidades, prazos e trabalhos a serem cumpridos para que o negócio continue funcionando. Por isso, a gestão de processos é um aspecto tão importante.
Isso porque ela ajuda a garantir e otimizar as operações para que seu negócio não entre em risco, algo que é bem comum para microempresários. Para se ter uma ideia, um estudo do Sebrae, com dados entre 2018 e 2021, apontou que 29% dos MEIs fechavam após 5 anos — o mesmo prazo para 21,6% das MEs. Entre as causas, estava a gestão deficiente.
Neste post, você vai entender o que é gestão de processos e as suas vantagens. Entenderá também como funciona a otimização de rotina do empreendimento e como pode ser aplicada. Boa leitura!
O que é a gestão de processos?
O objetivo da gestão de processos é otimizar as operações de uma empresa. Porém, isso não se dá de forma isolada, processo a processo.
Pelo contrário, é preciso coordenar todas as operações de forma harmônica para que o fluxo de tarefas seja fluido e eficiente. É isso que chamamos de gestão por processos. Afinal, como todas áreas de uma empresa estão conectadas, elas devem funcionar juntas.
Quanto à gestão de projetos, ela envolve as ações concretas, aplicadas às operações do dia a dia. Por exemplo, se você tem um e-commerce de roupas, deve lidar com diferentes tarefas como:
- adquirir e controlar estoque ou fabricar peças;
- anunciar os produtos em redes sociais e site;
- criar promoções e definir cupons;
- processar vendas e preparar embalagens;
- enviar pacotes dentro do prazo;
- lidar com devoluções e cancelamentos;
- acompanhar o cliente em toda a sua jornada de compra.
Por mais diferentes que possam ser, todas elas estão interligadas e dependem umas das outras. Afinal, sem um bom marketing não se vende; sem um envio rápido e correto não se mantém um bom nome. Sem isso, novos clientes podem ver avaliações negativas e desistir da compra, o que leva o negócio a fechar ou ter prejuízos financeiros.
Assim, na gestão, cada etapa é avaliada para que possa ser melhorada continuamente, dando um bom resultado em conjunto. O Sebrae traz um alerta importante sobre o assunto.
“Para que a sua empresa sobreviva no mercado, é preciso aperfeiçoar produtos e serviços, buscar excelência no trabalho, ter algo novo a oferecer e estar atualizado tecnologicamente. O consumidor não deseja apenas o melhor preço, ele é exigente e quer um diferencial”.
Quais as vantagens da gestão de processos para empreendimento ?
Diante desse cenário e considerando o consumidor mais exigente, as empresas têm muitos benefícios em instaurar uma boa gestão de processos. Confira em detalhes!
Otimização do tempo
Processos bem estruturados são mais compreendidos, o que resulta em tarefas bem executadas e economia de tempo. Nesse aspecto, uma das principais vantagens é poupar o retrabalho, que frustra funcionários e clientes. Além disso, o uso de tecnologia, que permite automações, também influencia nesse sentido.
Maior economia
Não só o tempo, mas os custos são poupados quando você faz uma gestão de processos eficiente. É possível economizar, por exemplo, com a compra de suprimentos, horas extras, energia, entre outros.
Aumento da qualidade
Os processos adequados também ajudam a aumentar a qualidade do serviço, o que se reflete no consumidor. Além disso, também ajudam na performance dos funcionários e no alcance de metas.
Decisões mais eficientes
Como são monitorados, é possível obter dados relevantes dos processos. Assim, você pode usar essas informações para aplicar uma melhor gestão, tomando decisões mais eficientes e baseadas em resultados reais.
Identificação de oportunidades
Os processos monitorados também ajudam a identificar novas oportunidades.
Por exemplo, um restaurante tradicional, que adapta seu cardápio para o delivery e tem sucesso, pode criar novos produtos e alcançar mais nichos de consumidores, sem perder quem já frequenta o seu espaço.
Como funciona a gestão de processos para otimizar a rotina?
Existem algumas etapas a serem seguidas na gestão dos processos. Confira quais são elas a seguir:
- modelagem: por meio de fluxogramas e diagramas, cria-se um modelo visual do processo, que pode ser detalhado e analisado;
- melhoria, redesenho e reengenharia: etapas diferentes que podem ser aplicadas em um processo, desde mudanças simples à reestruturação completa;
- mapeamento: o processo é definido em etapas de atividades, que podem ser mantidas ou eliminadas. Vale destacar que essa etapa pode incluir testes;
- documentação: todo o processo, incluindo suas mudanças, é documentado para ser avaliado quando for necessário.
- aplicação: uma vez ajustado e padronizado, o processo começa a ser usado na empresa.
- monitoramento: o acompanhamento constante do processo permite seu ajuste ou melhoria no futuro.
Como aplicar a gestão de processos em pequenas empresas?
Depois de entender o que é gestão de processos e suas etapas, você pode seguir alguns passos para aplicá-la em sua empresa. Veja quais são eles!
Faça análise de processos
Tudo começa com a identificação de um processo que não está indo bem, ou ainda, com a vontade de melhorá-lo.
Por exemplo, se os seus clientes começam a reclamar que suas pizzas chegam frias, o processo de logística e delivery deve ter problemas. Por sua vez, quem vende roupas personalizadas e recebe muitas trocas por tamanho errado, precisa resolver o processo de fabricação.
Sendo assim, para o seu negócio, vale a pena olhar os diferentes processos com atenção. Nesse caso, algumas ferramentas podem ajudar. A análise SWOT identifica as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um cenário. Em um processo, ela pode ser usada para verificar o que dá certo, o que dá errado e os riscos envolvidos.
Por sua vez, o método 5W2H define aspectos como:
- o quê;
- por quê;
- onde;
- quando;
- quem;
- como;
- quanto.
Assim, ao responder estas perguntas, é possível obter uma boa visão de como o processo funciona.
Teste a modelagem
Definindo a modelagem nova do processo, é essencial testá-la, antes de aplicar em sua empresa. Afinal, já pensou se você modificar algo que funcionava melhor no modo antigo? Pode envolver perda de dinheiro e tempo. Assim, realize testes e verifique a eficiência da nova proposta.
Use tecnologia
A tecnologia anda junto com a gestão de processos. Isso porque existem diversos softwares de gestão que você pode usar para coletar dados, analisar os processos e criar novas modelagens.
Além disso, também são diversas as soluções usadas na automação dos processos. Por exemplo, chatbots podem ser implementados no WhatsApp da empresa para fazer um atendimento 24/7, garantindo o primeiro contato com o cliente.
A gestão de processos envolve um estudo detalhado de tudo o que a sua empresa faz, com o objetivo de identificar falhas, implementar melhorias, e garantir mais eficiência. Para isso, é importante conhecer suas etapas e seguir as dicas do post, para definir a melhor estratégia para lidar com processos.
Gostou do post? Aprenda mais sobre gestão de negócio e aplique melhorias no seu!
