Nenhum gestor gosta de descobrir que alguns itens simplesmente desapareceram do estoque do empreendimento — principalmente quando as fontes desse fenômeno não são identificadas. É por isso que é tão importante entender o que é a prevenção de perdas.
Tão relevante quanto, é entender as ações para garantir que essas perdas não ocorram mais, algo que pode inviabilizar financeiramente uma PME (Pequena e Média Empresa). Nesse contexto, é preciso agir de forma preventiva para impedir novos prejuízos.
Continue a leitura para descobrir o que é prevenção de perdas e como otimizar o controle do seu estoque!
O que é a prevenção de perdas?
No universo das pequenas e médias empresas, a prevenção de perdas se relaciona às estratégias e práticas implementadas para combater desperdícios no estoque.
Vale notar que as perdas são especialmente significativas para pequenos e médios negócios, uma vez que impactam negativamente os lucros obtidos. Para empreendimentos assim, é fundamental adotar um controle estratégico para evitar riscos e falhas no gerenciamento do seu estoque.
Outro problema que pode ser ocasionado por perdas frequentes é a ruptura de estoque — isto é, a falta de um produto nas prateleiras. Quando isso ocorre, o cliente não encontra o que está procurando e isso pode fazer com que ele compre a mesma mercadoria em um concorrente e não volte a mais fazer negócios com você.
Quais são os tipos de perda no estoque?
As perdas podem ser causadas por diversos fatores, como:
- furtos e roubos. Essas ocorrências podem ser tanto internas (causadas por colaboradores e/ou parceiros) e externas (geradas por clientes). Além disso, há aquelas situações em que os consumidores consomem produtos dentro da loja e descartam as embalagens antes do pagamento, como ocorre em supermercados, padarias e mercearias;
- decomposição de produtos, como a deterioração de itens perecíveis, o que impede que eles sejam comercializados;
- erros administrativos, que incluem falhas nos processos internos. Isso inclui erros no estoque, registro incorreto de quantidade e outros;
- vencimento de mercadorias;
- problemas causados por falta de planejamento no transporte;
- falta de políticas direcionadas de armazenamento;
- controle ineficiente dos repasses por fornecedores.
Quais são as principais ações de controle e prevenção de perdas?
Depois de entender mais sobre a conceituação e os exemplos de situações em que as perdas ocorrem, nada melhor do que saber como prevenir esse fenômeno. Confira!
Combata os riscos
Adote medidas de segurança no armazenamento do seu estoque. Invista em ações para proteger os itens contra roubos e furtos, como a instalação de sistemas de vigilância. Nesse caso, câmeras e alarmes são os mais usados.
Você também pode nomear um profissional responsável para evitar prejuízos decorrentes de furtos e roubos: o fiscal de prevenção de perdas. Será tarefa dele garantir que esses delitos não ocorram na rotina da empresa.
Controle o recebimento e armazenamento de mercadorias
A maneira mais fácil de evitar as perdas no estoque é entender exatamente a origem desses problemas. Nesse sentido, é fundamental monitorar danos nas embalagens dos produtos, perdas de mercadoria, itens fora do prazo de validade e que não estejam devidamente conservados, entre outras questões relacionadas ao armazenamento e circulação.
Uma das medidas que pode ser adotada nesse caso é a contratação de um software de gestão, adaptado às necessidades do seu negócio. Eles oferecerão dados em tempo real, o que possibilita o controle de cada item que entra e sai do estoque.
O Sebrae também destaca a importância do trabalho dos seus colaboradores durante o recebimento das mercadorias:
“O recebimento de mercadorias é um momento muito propício a perdas. Por isso, é importante que haja a conferência do material com o que está indicado na nota fiscal. Além disso, a entrega deve ser supervisionada por funcionários treinados para essa tarefa a fim de que não haja furtos, danificações ou extravios.”
Faça o inventário do estoque
Para prevenir o seu negócio contra perdas, realize inventários periodicamente — os chamados inventários cíclicos. Esse monitoramento regular protege o negócio contra a ruptura de estoque e com a degradação dos suprimentos.
Conte com a sua equipe para realizar esse procedimento de contagem regularmente. Isso também serve para melhorar o controle do fluxo de caixa, uma vez que os gestores conhecerão melhor as necessidades de reposição.
Treine a equipe
Outra maneira de combater as perdas no estoque é oferecer bons treinamentos para os colaboradores. Afinal, são eles que geralmente estão em contato direto com os clientes e podem identificar comportamentos suspeitos.
Do mesmo modo, outra equipe pode ser designada para lidar exclusivamente com as falhas no armazenamento. Outra causa das perdas é a comercialização de produtos inadequados, como aqueles que já venceram ou estão fisicamente degradados.
Por isso, é fundamental garantir uma política bem definida de troca e devolução, junto aos treinamentos. Assim, os colaboradores saberão exatamente como os produtos inadequados devem ser tratados, evitando a venda de itens danificados ou fora das especificações.
Preste atenção à rotatividade dos produtos
Adotar um software de gestão também é uma maneira eficiente de garantir a atualização automática da circulação de itens no estoque.
Essa tecnologia também é importante para fiscalizar o vencimento e as condições de degradação, principalmente se você entender o momento em que eles chegaram ao estoque.
Realize a previsão de demanda
Para evitar perdas, outra boa ideia é realizar uma análise de demanda embasada em dados. Em vez de se apoiar exclusivamente na intuição, você passa a consultar informações digitais para mapear tendências, padrões de consumo durante os anos e, tão importante, os feedbacks dos clientes.
Esse trabalho pode ser feito por meio de tecnologias de big data, business intelligence, ciência de dados e análise preditiva. Com base no mapeamento das tendências históricas do seu negócio, será possível comparar os períodos e se basear neles para lidar com o dia a dia e com as sazonalidades.
Um exemplo: quando você dá uma olhada em dados históricos e acompanha as tendências do mercado, pode acabar descobrindo que uma determinada data comemorativa gera uma maior demanda por pedidos robustos — que atendam à toda a família. Com essas informações, você pode reforçar o seu estoque de acordo, de modo a cumprir as solicitações e não perder clientes para a concorrência.
Caso o seu negócio ainda seja novo, também dá para realizar essa previsão. Comece a prestar atenção nos feedbacks dos clientes, que serão a sua principal fonte de melhorias na gestão da demanda. Preste atenção nos produtos mais elogiado e naqueles que vendem pouco (e entenda as razões para isso). Conversar com os fornecedores também é uma excelente maneira de entender mais do próprio mercado em que se atua.
Agora que você entendeu o que é a prevenção de perdas e alguns métodos para gerenciar o estoque de maneira mais precisa, já poderá aplicá-los no dia a dia do seu negócio. Lembre-se de que as falhas no armazenamento adequado são ainda mais danosas para pequenos e médios negócios, que podem não ter tanta verba extra para lidar com os prejuízos.
Para descobrir maneiras ainda mais precisas de fazer um bom gerenciamento de estoque, baixe a nossa planilha de gestão!
