Desvendando o ciclo do pedido: etapas, como medir e desafios

Como reduzir o tempo do ciclo do pedido sem perder a qualidade final do produto? Confira neste post!

Na correria rotineira de um gestor alimentício, é comum que os empreendedores nem parem muito para pensar nas várias etapas que compõem um ciclo do pedido. Geralmente, o foco está no recebimento do pedido, na preparação e na entrega. Porém, há outros fatores a serem levados em consideração.

Além disso, há o desafio de reduzir o tempo do ciclo de pedido. O objetivo é diminuir o período de preparação e agilizar a entrega, mas dentro dos padrões de qualidade desejados pelo negócio. Para ajudar os empreendedores a triunfarem em relação a esses obstáculos, a administradora Taíne Hoffman oferece conselhos valiosos neste post.

Continue a leitura para saber mais sobre o processo de pedido e como otimizá-lo!

O que é ciclo do pedido?

Nas palavras de Taíne, o ciclo do pedido é o conjunto de etapas que englobam desde o momento em que um cliente faz um pedido até o momento em que este pedido é entregue e finalizado. Também é conhecido pelo seu nome e sigla em inglês, OFCT (Order Fulfillment Cycle Time).

Embora seja um conceito que envolva várias fases, é possível delimitar os principais passos:

  • recebimento do pedido;
  • a confirmação;
  • a preparação;
  • a embalagem;
  • a entrega do produto ao cliente.

Como medir o tempo do ciclo do pedido?

Para calcular o tempo exato do ciclo do pedido, é preciso realizar uma operação de subtração entre o tempo que você levou para entregar a mercadoria até o cliente e o momento no qual aquela solicitação foi feita.

É interessante notar que, em termos de comércio alimentício e delivery, o tempo final será provavelmente definido em termos de minutos. Já em outros empreendimentos, o ciclo pode levar dias, semanas ou até meses e anos. Sempre vai depender da natureza e da estrutura do negócio em questão.

Imagine que você recebeu um pedido às 19:26 de uma sexta-feira e a entrega foi sinalizada no app às 20:15. O tempo do pedido foi de 49 minutos. Esse período está dentro das faixas prometidas? Caso o seu empreendimento esteja descumprindo os prazos acordados, a tendência é a de que você perca clientes.

Do mesmo modo, realizar a maior parte das entregas no prazo pode ser explorado como um diferencial de divulgação do negócio. Será possível desenvolver campanhas com slogans como “Não passe fome por muito tempo” ou “Aqui, você não precisa esperar muito”.

Quais são as etapas do ciclo do pedido?

Taíne destrincha cada uma dessas etapas do pedido, de modo que você possa otimizar as diferentes fases do ciclo. Ela também apresenta estratégias para ajudar a reduzir o tempo em cada uma delas sem perder a qualidade. Confira!

Atente-se ao fato de que estas etapas podem varias de negócio para negócio. Aqui, trazemos as etapas que são mais usuais quando pensamos no ciclo do pedido. Vamos lá?

Realização do pedido

Essa é a primeira etapa do fluxo de pedido. Nesse momento, é importante utilizar sistemas integrados de gestão que notifiquem imediatamente a equipe assim que um pedido for recebido, o que reduz o tempo de início do processo. “Garanta que a equipe esteja bem treinada para agir rapidamente assim que o pedido for recebido”, enfatiza a administradora.

Confirmação

Para agilizar essa etapa, implemente sistemas que permitam a confirmação automática de pedidos. “Especialmente para itens de rápido preparo ou alta disponibilidade”, Taíne recomenda.

Também é importante estabelecer um protocolo de comunicação direta e eficiente com o cliente. Assim, será possível realizar qualquer ajuste necessário. Se isso for possível por meio da própria plataforma de delivery, melhor ainda.

Preparação

Para os itens mais populares do seu cardápio, considere a preparação antecipada de componentes do prato — desde que isso não comprometa a qualidade final. Lembre-se de que é preciso manter a tradição em relação aos carros-chefes do cardápio, já que foram eles que tornaram seu negócio conhecido e amado.

Taíne menciona a importância de deixar todos os equipamentos e matérias-primas bem organizadas, de modo a tornar a preparação mais rápida e intuitiva. “Organize a cozinha para maximizar a eficiência, posicionando os ingredientes e equipamentos de maneira estratégica”.

Embalagem

“Invista em embalagens de fácil manuseio que mantenham a qualidade do alimento, sem comprometer a apresentação ou a temperatura”, explica Taíne.

A administradora explica que é essencial ter uma área dedicada à embalagem, com todos os materiais necessários à mão. A mesma dica em relação à organização dos itens também é útil nessa etapa.

Coleta

A coleta deve ser ágil, de modo que os entregadores possam entregar produtos dentro da temperatura ideal para o seu consumo. Depois de terminar a embalagem, deixe a comida separada na área que os profissionais responsáveis pelo delivery transitam.

Entrega

Priorize a parceria com serviços de entrega eficientes e confiáveis, que utilizem tecnologia para otimizar rotas. A administradora aconselha que os empreendedores optem por sistemas que permitam o monitoramento em tempo real dos entregadores, possibilitando ajustes dinâmicos para evitar atrasos.

Vale a pena notar que uma entrega rápida tem o poder de fidelizar clientes. De acordo com informações de 2022, levantadas pelo Capterra, plataforma de softwares do grupo Gartner e presentes em uma matéria do site Pequenas Empresas Grandes Negócios, o deslocamento ágil é mais importante que outros fatores:

“Mais de dois terços (73%) das pessoas que compram pela internet consideram esse tipo de serviço relevante, superando até mesmo os fatores preço e atendimento. 

Foram entrevistadas 1.063 pessoas que costumam comprar online, em todo o país, no último mês de novembro, antes da Black Friday – período em que grandes varejistas precisaram rever o discurso de “entrega mais rápida do país”.”

Como reduzir o tempo do ciclo do pedido?

Para reduzir o tempo sem perder a qualidade dos produtos, é preciso enfrentar (e solucionar) alguns desafios típicos do setor alimentício.

Esta redução significa conferir mais agilidade para os seus processos, o que faz com que os pedidos cheguem com mais celeridade para os seus clientes. Preocupar-se com isso é essencial, principalemnet quando consideramos a rapidez com que costumamos viver nosso cotidiano.

“Os desafios enfrentados durante o ciclo de pedido no contexto do delivery podem variar, mas existem alguns que são particularmente comuns. Os atrasos na preparação do pedido são um bom exemplo“, aponta Taíne.

A cozinha é outra particularidade que pode se tornar um gargalo para o negócio, especialmente durante picos de demanda — o que leva a atrasos na preparação dos pedidos. Para solucioná-los, uma dica da administradora é reorganizar o layout da cozinha para maximizar a eficiência.

Outro desafio envolve os erros na transmissão ou interpretação do pedido, que contribuem para a ocorrência de preparações incorretas, desperdício de tempo e insatisfação do cliente. “Para evitar essas situações, use sistemas de gestão de pedidos que se integrem diretamente com a plataforma de delivery, minimizando erros de transcrição”, recomenda a administradora.

Também podemos mencionar como dificuldade a escolha de embalagens inadequadas, que resultam em vazamentos, comida fria ou uma apresentação ruim no momento em que o pedido chega ao cliente. “Por isso, escolha embalagens que mantenham a temperatura adequada, sejam resistentes a vazamentos e apresentem o alimento de forma atraente“.

Por fim, Taíne também cita outros desafios, como problemas logísticos e de trânsito que podem causar atrasos na entrega ou expectativas não atendidas em relação à qualidade do pedido.

“Em geral, quase todos os problemas podem ser solucionados investindo na capacitação da equipe para melhorar a eficiência e a qualidade do serviço, adotando novas tecnologias para otimizar cada etapa do ciclo de pedido e mantendo o foco na satisfação do cliente”, finaliza a administradora.

O ciclo do pedido é um conjunto de etapas que englobam desde o pedido inicial até a entrega da comida para o cliente. Em empreendimentos que trabalham com o delivery, otimizar o tempo é ainda mais importante, uma vez que os prazos são um dos critérios pelos quais o cliente vai optar por um determinado estabelecimento.

Neste post, falamos sobre a importância de prestar a devida atenção a cada uma das etapas. Para facilitar essa tarefa, confira o checklist de operação do negócio!

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