Como fazer controle de gastos de forma eficiente com 5 passos

Entre os desafios de empreender, o controle de gastos é um dos mais importantes. Por meio dele, a empresa alcança maior sustentabilidade, podendo crescer e obter também maiores lucros. Já quando ele não existe, sua própria existência pode ficar comprometida. 

No Brasil, segundo a Carta Capital, uma pesquisa da Serasa Experian registrou mais de 6,5 milhões de micro e pequenas empresas endividadas. Isso resulta em um valor de mais de R$ 126 bilhões. Assim, buscar equilíbrio com as despesas do negócio ajuda a evitar estes cenários e a enfrentar desafios. Para isso, é possível tomar diversas medidas. 

Neste post, veja quais ferramentas e dicas seguir para conseguir controlar as finanças. Saiba também 5 passos para ter eficiência no controle de despesas. Boa leitura! 

Como organizar o controle de gastos do seu negócio 

O processo de controlar gastos envolve o acompanhamento constante das despesas, para não superarem as entradas. Além disso, ele também implica uma busca objetiva para reduzir os gastos, bem como uma boa estratégia de investir recursos. Assim, é possível direcionar corretamente o dinheiro onde há maior custo-benefício. 

Dessa forma, o controle alcança todos os setores do negócio que podem poupar despesas. Por exemplo: 

• contratação de funcionários; 
• projetos de expansão; 
• operações com gastos fixos e variáveis. 

Para isso, é possível usar diferentes ferramentas no dia a dia, bem como adotar boas práticas de uso do dinheiro. Veja algumas delas a seguir! 

Ferramentas que facilitam o monitoramento de despesas 

No dia a dia, existem várias ferramentas que servem para dar uma visão mais clara do negócio, além de ajudar o empreendedor a tomar decisões. 

Por exemplo, um sistema ERP consegue reunir diferentes áreas, como a financeira, o RH e as vendas. Com isso, é possível gerar relatórios e obter dados essenciais, para ter uma visão geral da empresa, ou detalhada, em cada segmento. 

Assim, com dados unificados, fica mais fácil acompanhar a rotina de operações, saber de entradas e saídas e tomar boas decisões. 

Outra ferramenta que deve ser acompanhada de perto é o aplicativo do banco da empresa. Além de dicas de gestão e indicadores, ele pode conter várias soluções para ajudar na administração do negócio e manter o controle de gastos em dia. 

Aliás, alguns até contam com assistentes virtuais, que avisam sobre contas a vencer, bem como funções que facilitam o pagamento pelos clientes. 

Por fim, existem vários aplicativos de gestão financeira, inclusive gratuitos, que apresentam boas funções e ajudam quem não pode ter um sistema ERP por enquanto. Assim, fica mais prático acompanhar a realidade da empresa, sem a necessidade de usar diferentes planilhas. 

Dicas para reduzir despesas sem comprometer a qualidade 

O controle de gastos deve ser feito para não comprometer a qualidade do produto ou serviço. Para isso, há muitas possibilidades. Confira a seguir! 

Não misture as finanças 

Se tem algo que atrapalha bastante o controle de despesas de uma empresa é a prática — perigosa — de misturar finanças pessoais e empresariais. Nesse caso, mesmo que a empresa seja pequena, essa ação não é recomendada. 

Afinal, ao colocar dinheiro particular, ou retirar mais do que deve do fluxo de caixa, o negócio pode ficar desequilibrado. Além disso, pode ocorrer a falsa sensação de que há mais recursos, quando na verdade, não há. Portanto, é preciso separar, inclusive deixando uma conta bancária para pessoa física e outra para pessoa jurídica. 

(…) isso significa que a única retirada planejada é seu pró-labore, e, que a única entrada de capital é através de investimento. Ou seja: manter-se no planejamento é, invariavelmente, nunca misturar as finanças pessoais das empresariais – Sebrae. 

Saiba escolher fornecedores 

Escolher bons fornecedores também ajuda a controlar os gastos. Isso porque, por meio de pesquisa, é possível encontrar os que oferecem os melhores preços. 

Assim, vale a pena aproveitar a tecnologia para fazer uma boa busca, inclusive em cidades da região, que podem oferecer bons preços. Conforme a empresa vai ganhando credibilidade, será possível negociar melhores condições. 

Corte gastos desnecessários 

O que é necessário e desnecessário tende a ser relativo. Por isso, é importante fazer uma boa avaliação para definir o que pode ser reduzido, especialmente nas operações. 

Por exemplo, se em um restaurante há uma televisão no salão e uma no playground, que ninguém assiste, é possível remover um dos aparelhos e poupar energia. 

Reorganize dívidas 

A empresa que tem dívidas pode buscar sua renegociação, e até portabilidade, para conseguir melhores condições. Dessa forma, é possível reduzir juros altos e ajustar um valor melhor, que você pode assumir mensalmente. 

5 passos práticos para um controle de gastos eficiente 

Além de usar ferramentas e seguir dicas para reduzir despesas, o controle também envolve medidas práticas. A seguir, veja 5 delas! 

1. Tenha um orçamento definido 

Assim como em uma casa, o orçamento ajuda a definir todas as despesas do mês, bem como fazer planejamentos. Nele, é possível categorizar as despesas, definir limites de gastos e fazer previsões seguras, para investimentos futuros. 

2. Use tecnologia 

Um controle de despesas claro passa por relatórios detalhados e acompanhamento constante. Para isso, usar as ferramentas disponíveis ajuda a organizar os dados, de preferência em um só lugar, a fim de ter tudo registrado. 

3. Faça uma boa gestão financeira 

Uma boa gestão financeira controla gastos e cuida para direcionar o seu negócio no caminho certo. Nesse caso, ela envolve ações importantes, como acompanhar KPIs, saber precificar produtos e definir quando investir no negócio. 

Para isso, deve ser acompanhada de certa educação financeira. Afinal, mesmo com o uso de ferramentas automatizadas, é preciso ter conhecimento administrativo para entender as soluções que oferecem. 

4. Oriente a equipe sobre os custos

Parece simples, mas orientar a equipe a reduzir custos ajuda a poupar despesas no final do mês. Isso se dá de várias formas. Por exemplo, é possível incentivar a equipe a não desperdiçar água e energia, além de ter cuidado com insumos para produção de produtos, como no segmento de alimentação. 

5. Crie uma reserva financeira

A reserva financeira também auxilia o controle de despesas, pois quando é preciso, ela pode ajudar a empresa, evitando a necessidade de pegar um empréstimo ou colocar dinheiro particular no negócio. Nesse caso, ela pode ser criada a partir do método 50, 30, 20. 

Fazer um bom controle de gastos ajuda a empresa a ter uma boa saúde financeira. Para isso, é preciso disciplina, aplicando as dicas, práticas e ferramentas indicadas no post. Assim, é possível manter uma administração saudável, que fortalece o seu negócio e gera bons resultados financeiros. 

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