O controle de perdas é um conjunto de técnicas de gestão com foco na redução dos desperdícios dentro de um empreendimento. Ela também ajuda os trabalhadores do comércio alimentício a mapearem pontos de melhoria em seus processos internos e de gerenciamento de estoque.
No entanto, alguns empreendedores têm dúvidas sobre como começar a colocar uma política efetiva de controle de gastos em prática. Embora ela tenha uma grande ênfase no gerenciamento de estoque, há outras ações a serem consideradas: uso de tecnologias, treinamento das equipes, entre outros.
Confira as principais dicas para implementar um plano efetivo de minimização de perdas!
1. Gestão de estoque correta
Em um comércio alimentício, o estoque refere-se principalmente às matérias-primas para o preparo dos pratos. Esse trabalho é ainda mais essencial nesse setor, já que os empreendedores lidam com alimentos perecíveis, carnes e outras opções que precisam ser resguardadas da maneira adequada.
Toda perda de matéria-prima é financeiramente prejudicial para o negócio. Por isso, preste muita atenção aos principais métodos de conservação de alimentos.
Outro ponto importante é a organização efetiva do estoque. Por isso, separe áreas específicas para cada tipo de produto e matéria-prima com os quais você trabalha. Para que sejam encontrados posteriormente, demarque essas áreas com placas de identificação.
Assim, todo mundo vai entender não só onde guardar cada coisa, mas como encontrar um determinado ingrediente, por exemplo. Designe ao menos um funcionário para verificar diariamente o fornecimento, por meio de um checklist definido previamente. Com isso, é possível realizar um eficiente monitoramento de perdas e de aspectos, como quantidades, prazos de validade e controles de temperatura.
2. Investimento em tecnologia
Caso o empreendimento tenha o orçamento disponível para isso, é importante investir em tecnologias. Softwares de gestão e de análise de dados são importantes para automatizar tarefas repetitivas e tirar ao menos parte do trabalho manual dos funcionários.
A tecnologia consegue otimizar praticamente qualquer área do empreendimento: desde o gerenciamento de estoque, passando pela consulta de dados dos clientes e até mesmo a precificação inteligente. Com informações na palma das mãos, o empreendedor terá menos perdas e mais oportunidades de gerar receitas.
Para lidar com as perdas geradas por um gerenciamento precário do estoque, por exemplo, a tecnologia é essencial. Isso porque é possível encontrar softwares que atualizam automaticamente a quantidade de itens e indicam a necessidade de reposição.
Inclusive, de acordo com um estudo da Associação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel), bares e restaurantes brasileiros estão cada vez mais digitais:
“Segundo o levantamento, 83% dos estabelecimentos usam hoje algum tipo de software para controlar as vendas, enquanto 75% empregam ferramentas para o controle financeiro e 67% adotam soluções para o serviço de delivery.”
3. Treinamento de equipes
Algumas perdas são caracterizadas pela má gestão dos recursos e processos. Exemplos disso são: mau controle de estoque, cadastramento incorreto de produtos, descrições pobres no delivery, erros nos registros de ingredientes, entre outros.
Essas perdas podem ser minimizadas com o treinamento de colaboradores, de modo que o maior número de pessoas tenha autonomia para tocar atividades do dia a dia. Por isso, reúna-se periodicamente com seus funcionários para conscientizá-los sobre as boas práticas e sobre o que se espera de cada um deles.
4. Revisão de processos internos
Em qualquer negócio, as perdas são causadas por processos internos falhos. Ainda que a empresa descubra que o problema está nos fornecedores, por exemplo, a escolha desses parceiros só foi feita com a anuência do empreendimento contratante.
Nesse sentido, vale a pena mapear processos e identificar falhas. Depois de colocar todas as ações de prevenção de perdas em prática, será interessante comparar os seus registros durante o andamento dessas atividades com os resultados.
5. Atenção à sazonalidade e calendários
As sazonalidades são aquelas ocasiões nas quais o gerenciamento incorreto do estoque pode levar a prejuízos financeiros e desperdícios. Também são boas oportunidades para testar a sua política de contenção de perdas.
Em algumas situações, será preciso ter uma quantidade maior de produtos e matérias-primas no seu estoque. Isso ocorre em datas comemorativas e outras ocasiões sazonais. Pela maior quantidade de itens a serem armazenados, também há o risco maior de perdas relacionadas ao estoque.
Outra situação que gera um excedente de itens no empreendimento é quando o empreendedor se depara com uma oportunidade imperdível para comprar matérias-primas por preços menores e melhores condições.
Por isso, é preciso tomar alguns cuidados para que o gerenciamento inadequado de estoque leve a mais perdas. Uma dica é manter uma relação próxima com bons fornecedores, de modo que a obtenção de matérias-primas seja facilitada — e que o negócio evite a escassez. Assim, não será preciso correr atrás de qualquer oferta de valores menores.
6. Acompanhamento de indicadores
Alguns indicadores são fundamentais para aprimorar o controle de perdas. Um deles é o de acuracidade do inventário. Ele ajuda os empreenderes a verificar se a quantidade de itens em seus registros corresponde ao que eles realmente têm à disposição.
Quando os dois registros coincidem, o índice de acuracidade é alto — e o negócio se torna menos suscetível a perdas. Contudo, é preciso ter precisão na hora de realizar os inventários. Vale a pena reforçar os benefícios do uso da tecnologia para realizar essa atualização automática.
Outro modo de identificar as perdas é buscar os motivos pelos quais ocorrem o prejuízo e os desperdícios. Essas informações serão levantadas a partir do mapeamento das perdas no empreendimento, identificando as ocasiões e os locais em que elas são frequentes.
Alguns dos principais motivos para perdas nas empresas brasileiras são os seguintes:
- quebras operacionais, aquelas situações nas quais um produto ou matéria-prima precisa ser retirado do estoque por não estar em boas condições para a comercialização. No setor alimentício, isso ocorre muito, já que os índices mundiais de desperdício ainda são muito altos;
- furtos externos ou internos;
- erros no gerenciamento de estoque, principalmente aqueles causados por falha humana;
- falhas administrativas e de gestão;
- cadastro incorreto de produtos;
- entre outros.
Outros indicadores que ajudam a identificar perdas são o ROI, já que um valor baixo de retorno pode indicar falhas nos processos internos, e o de satisfação dos clientes. Afinal, perder a oportunidade de fidelizar clientes também contribui para o prejuízo.
7. Documentação da gestão
Qual é a melhor forma de descobrir se todos os cuidados anteriores estão dando resultados? Por meio do registro frequente dos processos de gestão do negócio. Fazer isso manualmente demanda trabalho, então utilize algum tipo de tecnologia: até mesmo arquivos de texto salvos na nuvem servem para mapear as boas práticas.
O controle de perdas é um conjunto de ações práticas e estratégias para cortar desperdícios e utilizar os recursos financeiros da forma mais precisa possível. Isso é relevante para empreendimentos alimentícios de qualquer porte, uma vez que economizar, garantir eficiência operacional e investir com precisão são atividades que beneficiam qualquer negócio.
Para gerenciar melhor os itens à disposição, confira a planilha de controle de estoque!
