Despesas: o que são, como classificá-las e controlá-las!

A falta de planejamento e uma gestão ineficaz estão entre os principais motivos que levam empreendimentos dos mais diversos setores a fecharem as portas. Por esse motivo, saber identificar se a receita gerada em seu negócio é suficiente para cobrir as despesas é um dos pontos fundamentais para evitar essa situação.

Afinal, entender o que são e como classificar as despesas fixas e variáveis ajuda a evitar sérios prejuízos para a saúde financeira, contribuindo para o crescimento sustentável do seu negócio.

Continue a leitura para saber mais sobre despesas e os benefícios de manter o controle rotineiro das finanças em seu negócio!

O que são despesas?

São chamados de despesas todos os recursos relacionados à administração de uma empresa. Ou seja, tratam-se dos gastos na estrutura gerencial nas áreas comercial, produtiva, financeira e de marketing.

São exemplos de despesas:

• aluguel do imóvel;
• contas de água, luz e internet;
• gastos com a estrutura;
• campanhas de divulgação;
• impostos;
• salários dos funcionários.

Mesmo não contribuindo de maneira direta na produção de novos itens ou na prestação de serviços, esses desembolsos são fundamentais para sustentar o funcionamento do negócio.

Quais as diferenças entre custos e despesas?

Para entender a diferença entre custo e despesa, é preciso considerar que as despesas não estão ligadas de maneira direta aos processos de produção ou de prestação de serviços de uma empresa.

Já os custos são os gastos que uma organização tem com o seu produto final. Assim, eles têm uma ligação direta com a produção ou a aquisição dos itens comercializados, como os ingredientes das receitas.

Qual é a classificação das despesas?

Conhecer os tipos de despesas é o primeiro passo para elas serem classificadas da maneira correta. Isso é fundamental para fazer uma gestão financeira mais eficiente no seu estabelecimento.

Conheça as principais características das despesas fixas e variáveis. 

Despesas fixas

As despesas fixas consistem nos gastos mensais e regulares do negócio. Esses gastos não se relacionam com as oscilações na produção e, independentemente de quais forem os resultados financeiros do mês nas vendas, serão cobrados do mesmo jeito.

Por exemplo, se você tem um comércio do ramo alimentício que conta com 8 colaboradores e a venda for de 500 itens num mês e 1000 itens no próximo mês, o valor da folha de pagamento será o mesmo. Portanto, trata-se de uma despesa fixa.

É importante ressaltar que, mesmo que despesas como água, telefone e luz possam sofrer variações conforme o fluxo de clientes, o valor pago a cada mês não tem relação direta e proporcional com faturamento. Por esse motivo, também são consideradas despesas fixas.

Entre as principais despesas fixas em estabelecimentos do ramo alimentício estão:

• aluguel do espaço;
• água e luz;
• telefone e internet;
• investimento em marketing;
• folha de pagamento;
• serviços de segurança e manutenção;
• materiais de limpeza.

Investir no treinamento da sua equipe consiste em uma das melhores maneiras de reduzir as despesas fixas do negócio. Isso vale tanto para os colaboradores que fazem parte da equipe de cozinha quanto para aqueles que cuidam da gestão do estoque.

O treinamento vai garantir que eles utilizem os insumos, como água e energia, de forma adequada e sem desperdícios. Dessa maneira, os colaboradores passam a estar mais alinhados aos objetivos do seu negócio.

Despesas variáveis

Diferentemente das despesas fixas, as despesas variáveis estão relacionadas de forma direta ao volume produzido e vendido na empresa. Tratando-se de negócios do ramo alimentício, quanto mais refeições forem produzidas e itens vendidos, maiores serão essas despesas.

Os exemplos de despesas variáveis são os seguintes:

• matéria-prima (alimentos);
• taxas de cartões de crédito;
• pagamento de horas extras;
• embalagens para delivery.

Mesmo que você adquira a mesma quantidade de alimentos ou de embalagens para delivery todos os meses, eles não deixam de ser considerados despesas variáveis. Isso porque podem sofrer alterações de preço por fatores externos, como variações na economia e atrasos na entrega. Além disso, com uma demanda superior, a quantidade de embalagens precisa crescer proporcionalmente.

Por esse motivo, é preciso ainda mais atenção para mantê-los sob controle. Em relação à aquisição de insumos, cuidar da gestão do estoque é fundamental para evitar desperdícios.

Outro ponto é elaborar cardápios que permitam a substituição de determinados produtos por outros mais em conta, como verduras, legumes e frutas da época.

Além disso, também é preciso uma boa negociação com os fornecedores. Assim, será possível adquirir os produtos ou contratar serviços de qualidade, entregues no prazo e, de preferência, com um preço competitivo. 

Qual a importância de classificá-las corretamente no seu estabelecimento?

Fazer a classificação correta das despesas fixas e variáveis é muito importante para manter um controle financeiro seguro. Afinal, ao separar as despesas administrativas dos custos de produção, é possível ter uma visão mais detalhada e precisa das finanças do empreendimento.

Dar atenção a esse quesito permite, por exemplo, definir a correta precificação de produtos vendidos no estabelecimento, no caso, as refeições ou alimentos.

Dedicar-se a acompanhar esse indicador também é importante para avaliar se produção e venda de determinados itens estão valendo a pena, visando manter a lucratividade do negócio.

Além disso, esse controle ajuda a ter um balanço da situação atual da empresa e, assim, melhor analisar se tudo está indo conforme o plano de negócio estruturado.

Sem contar que o gerenciamento correto das despesas previne qualquer tipo de falha ou irregularidade relacionada a impostos, juros e multas, evitando uma série de problemas legais.

Para finalizar, a classificação entre despesas fixas e variáveis evidencia quais são as áreas que podem ser otimizadas na gestão do estabelecimento, melhorando os resultados como um todo. Classificá-las e monitorá-las deve ser fazer parte da rotina do negócio.

Conheça também os 8 passos essenciais para atingir o sucesso da gestão financeira do seu negócio.