O que é duplicata, como funciona e quando usá-la!

O que é duplicata, como funciona e quando usá-la!

Todo empreendimento faz algum tipo de transação comercial, seja pela prestação de serviços ou pela venda de produtos. Mas, às vezes, não há dinheiro em caixa para pagar colaboradores e fornecedores, além das diversas despesas da empresa. Nessas situações, a duplicata pode ser uma alternativa interessante.

Por meio desse recurso, a empresa que realiza a compra ou assume a obrigação de pagar outra coisa pode ganhar tempo para finalizar o pagamento, sem que a outra parte fique em risco. Ou seja, há a possibilidade de aguardar até que o dinheiro entre no caixa, a partir da venda de pedidos, por exemplo.

Entenda melhor como funciona a duplicata, sua importância e como pagá-la!

O que é duplicata e para que serve?

A duplicata é um título de crédito emitido pelo credor para ratificar uma transação comercial. Esse documento registra o valor que deve ser pago, bem como a data de vencimento da fatura.

Imagine que você seja responsável por um bar e, portanto, precise comprar bebidas de um fornecedor. Se essa compra for feita a prazo, você pode recorrer à duplicata, com o papel de ser uma prova de que um é credor do outro, sendo uma promessa de pagamento da dívida.

Quais os tipos de duplicata?

Para que você consiga fazer uma melhor gestão financeira no seu estabelecimento, é importante conhecer os quatro principais tipos de duplicata, que são:

• mercantil: emitida por empreendimentos que vendem produtos, bastante utilizada por empresas do ramo alimentício — logo, essa modalidade é especialmente relevante para a gestão de restaurantes e afins;
• virtual: pode ser emitida pela Internet após a efetivação da venda ou prestação de serviço;
• de prestação de serviços: como o próprio nome diz, é utilizada por estabelecimentos que só prestam serviços;
• padrão: é o documento preenchido, emitido de forma impressa e enviado à instituição bancária para recebimento.

Como pagar uma duplicata?

O credor deve enviar a duplicata ao banco — ou outra instituição financeira — de referência para receber o boleto de pagamento.

Após a emissão, o vendedor tem 30 dias para enviar o produto, e o devedor tem um prazo de 10 dias para devolver a duplicata com aceita ou recusa. Depois disso, ela deve ficar em posse do prestador de serviço ou vendedor, como uma promessa de pagamento de dívida.

O boleto emitido ao credor deve ser entregue à parte devedora, para que o pagamento seja efetuado como o de qualquer boleto comum. A instituição bancária também pode encaminhar uma versão digital ao devedor. Após o pagamento, a duplicata é declarada como quitada.

Como funciona o aceite?

O aceite da duplicata é um ato formal realizado pelo comprador, no qual ele confirma a dívida e compromete-se a pagar o valor na data estipulada. Caso a duplicata precise ser negociada em bancos ou instituições financeiras, o aceite passa a ser exigido por lei.

Esse reconhecimento pode ser feito de duas formas:

• Assinatura do comprador no próprio título;
• Declaração por escrito com a expressão “Aceito” vinculada ao documento.

O aceite pode ser realizado no momento da entrega do produto/serviço ou em outro momento, desde que antes do vencimento da duplicata.

Além disso, o aceite pode ser parcial (quando o comprador reconhece apenas parte do valor devido) ou total (quando assume o pagamento integral). Se o comprador recusar o aceite, a duplicata pode ser levada a protesto em cartório, transformando-se em um meio legal de cobrança.

Quando o aceite não é obrigatório?

Existem casos em que o devedor não precisa aceitar a duplicata. Confira as principais situações:

• Falta de entrega no prazo: se as mercadorias não forem entregues dentro do período combinado;
• Produto com defeito ou quantidade errada: quando os itens chegam avariados ou em quantidade inferior ao acordado;
• Divergência na fatura: se houver diferença entre o que foi negociado e o que está descrito no documento;
• Prazos ou valores incorretos: quando as condições de pagamento (data ou preço) não correspondem ao combinado.

Além disso, após a emissão da duplicata, ela deve ser enviada ao devedor para que ele verifique todas as informações antes de realizar o aceite.

Qual é a diferença entre duplicata e boleto bancário?

O boleto bancário é um recibo de cobrança emitido pelo vendedor para formalizar uma venda a prazo. Esse documento contém dados da transação, como valor devido, data de vencimento, nomes do comprador e do vendedor, mas não possui valor de título de crédito. A principal diferença é que a duplicata, ao contrário do boleto, é um título de crédito que pode ser negociado no mercado financeiro.

Diferente da duplicata, o boleto não permite negociação e pode ser gerado diretamente por uma instituição bancária. Essa opção é mais ágil e menos burocrática para o vendedor, já que não exige o cumprimento das formalidades legais aplicáveis às duplicatas.

Enquanto os boletos são mais usados em transações de menor valor, as duplicatas são comuns em operações comerciais de maior montante. Isso permite ao vendedor antecipar recebíveis mediante a negociação do título no mercado. 

Como preencher uma duplicata?

Na sua gestão empresarial, é importante saber como preencher uma duplicata corretamente para casos em que ela é necessária. Toda duplicata deve conter:

• data de emissão;
• a denominação “duplicata”;
• número da fatura;
• número de ordem;
• praça de pagamento;
• nome e endereço do comprador e vendedor;
• data de vencimento;
• valor a pagar, por extenso e em algarismos;
• cláusula à ordem;
• declaração de reconhecimento de obrigação de pagá-la, sendo assinada pelo comprador, como aceite;
• assinatura do emitente.

Como protestar uma duplicata?

Para iniciar o processo, é fundamental que a duplicata contenha todos os dados do devedor, incluindo nome completo, CPF/CNPJ, endereço, além das informações da dívida (valor, data de emissão e vencimento).

Com o documento em mãos, o próximo passo é protocolá-lo em um cartório de protestos ou solicitar o protesto digitalmente. A versão online é mais ágil, econômica e menos burocrática, otimizando a recuperação do crédito.

Após o recebimento, o cartório notificará o devedor formalmente, enviando um aviso de protesto junto com um boleto para quitação – que inclui o valor original da dívida mais as taxas cartorárias.

Caso o pagamento não seja realizado, o protesto será registrado em órgãos de proteção ao crédito (como SPC, Serasa e Boa Vista), constando na restrição do nome do devedor até a regularização. 

A duplicata é um título de crédito seguro para vendas a prazo, garantindo ao vendedor um pagamento comprovado e ao comprador um prazo flexível. Como empreendedor, dominar esse instrumento fortalece sua capacidade de negociação e protege o fluxo financeiro do seu negócio. Vale a pena incluí-la nas suas opções comerciais!

Aproveite a visita e entenda o que é e como construir o planejamento estratégico do seu negócio!