O que é duplicata, como funciona e quando usá-la!

Todo empreendimento faz algum tipo de transação comercial, seja pela prestação de serviços ou pela venda de produtos. Mas, às vezes, não há dinheiro em caixa para pagar colaboradores e fornecedores, além das diversas despesas da empresa. Nessas situações, a duplicata pode ser uma alternativa interessante.

Por meio desse recurso, a empresa que realiza a compra ou assume a obrigação de pagar outra coisa pode ganhar tempo para finalizar o pagamento, sem que a outra parte fique em risco. Ou seja, há a possibilidade de aguardar até que o dinheiro entre no caixa, a partir da venda de pedidos, por exemplo.

Entenda melhor como funciona a duplicata, sua importância e como pagá-la!

O que é duplicata e para que serve?

A duplicata é um título de crédito emitido pelo credor para ratificar uma transação comercial. Esse documento registra o valor que deve ser pago, bem como a data de vencimento da fatura.

Imagine que você seja responsável por um bar e, portanto, precise comprar bebidas de um fornecedor. Se essa compra for feita a prazo, você pode recorrer à duplicata, com o papel de ser uma prova de que um é credor do outro, sendo uma promessa de pagamento da dívida.

Quais os tipos de duplicata?

Para que você consiga fazer uma melhor gestão financeira no seu estabelecimento, é importante conhecer os quatro principais tipos de duplicata, que são:

1. mercantil: emitida por empreendimentos que vendem produtos, bastante utilizada por empresas do ramo alimentício — logo, essa modalidade é especialmente relevante para a gestão de restaurantes e afins;
2. virtual: pode ser emitida pela Internet após a efetivação da venda ou prestação de serviço;
3. de prestação de serviços: como o próprio nome diz, é utilizada por estabelecimentos que só prestam serviços;
4. padrão: é o documento preenchido, emitido de forma impressa e enviado à instituição bancária para recebimento.

Como pagar uma duplicata?

O credor deve enviar a duplicata ao banco — ou outra instituição financeira — de referência para receber o boleto de pagamento.

Após a emissão, o vendedor tem 30 dias para enviar o produto, e o devedor tem um prazo de 10 dias para devolver a duplicata com aceita ou recusa. Depois disso, ela deve ficar em posse do prestador de serviço ou vendedor, como uma promessa de pagamento de dívida.

O boleto emitido ao credor deve ser entregue à parte devedora, para que o pagamento seja efetuado como o de qualquer boleto comum. A instituição bancária também pode encaminhar uma versão digital ao devedor. Após o pagamento, a duplicata é declarada como quitada.

Como funciona o aceite?

É obrigatória a emissão da fatura, com a descrição dos serviços prestados ou mercadorias vendidas, bem como a quantidade de produtos e o valor. Nas transações a prazo, o pagamento integral deve ser feito em até 30 dias após a data de entrega das mercadorias ou da prestação dos serviços.

Existem três tipos de aceite da duplicata. No aceite ordinário, o devedor assina fatura e, depois, devolve. No aceite por comunicação, o devedor fica com a fatura e informa o aceite por escrito. Já o aceite por presunção ocorre quando o devedor recebe a mercadoria, mas não recusa e nem assina a fatura.

Como preencher uma duplicata?

Na sua gestão empresarial, é importante saber como preencher uma duplicata corretamente para casos em que ela é necessário. Toda duplicata deve conter:

• data de emissão;
• a denominação “duplicata”;
• número da fatura;
• número de ordem;
• praça de pagamento;
• nome e endereço do comprador e vendedor;
• data de vencimento;
• valor a pagar, por extenso e em algarismos;
• cláusula à ordem;
• declaração de reconhecimento de obrigação de pagá-la, sendo assinada pelo comprador, como aceite;
• assinatura do emitente.

Em suma, a duplicata é um modelo de título de crédito utilizado como ordem de pagamento nos casos em que o vendedor opta pelo pagamento a prazo. Como empreendedor, é sempre válido que você conheça todas as opções disponíveis em uma negociação, e essa é uma boa alternativa para dar credibilidade à sua promessa de quitação!

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