Para atingir um determinado objetivo, nada melhor do que registrar cada uma das etapas e dos desafios para efetivar essa conquista. No caso do empreendedorismo, definir um plano de ação é essencial para organizar as atividades e conscientizar os colaboradores sobre o que precisa ser feito.
O plano de ação é um documento detalhado, que orienta todos os envolvidos em relação às atividades necessárias para atingir as metas estipuladas.
Taíne Hoffman, administradora de empresas, vai mostrar a você quais as etapas necessárias para que o empreendedor consiga ter sucesso nessa empreitada.
Continue a leitura para entender como fazer um plano de ação e sua importância!
O que é um plano de ação?
Um plano de ação, no contexto do empreendedorismo, é um documento no qual são registrados alguns dados sobre as atividades que precisam ser feitas. O objetivo é padronizar os trabalhos, de modo a criar uma rotina organizada de ações desempenhadas pelos colaboradores.
Para o empreendimento ter sucesso na elaboração e no cumprimento de um plano de ação é preciso estabelecer uma meta específica. Assim, o documento pode servir para registrar atividades que visam o aumento da lucratividade do negócio em um determinado período, por exemplo, ou a solução de falhas que já foram mapeadas e atrapalham o crescimento.
Alguns exemplos são planos de ação para aumentar a lucratividade de uma empresa, reduzir custos ou solucionar falhas. Todo documento desse tipo deve conter os seguintes elementos:
- objetivo principal a ser alcançado com o plano;
- histórico de informações relevantes para o desenvolvimento do documento;
- meta de cada ação, em cada uma das fases do projeto;
- listagem das atividades que serão desempenhadas para alcançar o objetivo principal;
- prazos de execução para cada atividade;
- orçamento necessário, dividido pelas etapas;
- colaboradores responsáveis por cada fase;
- possíveis riscos associados à execução do projeto;
- gargalos que precisam ser enfrentados e as hipóteses de soluções;
- espaço para feedbacks.
Mais importante do que desenvolver esse documento é segui-lo à risca. Muitos empreendedores podem se sentir satisfeitos em cumprir a primeira meta — de elaboração —, mas todo esse esforço cai por terra se as atividades não forem colocadas efetivamente em prática.
Por que criar um plano de ação?
Taíne explica que um plano de ação tem o papel fundamental de diminuir os achismos e o improviso na hora de conduzir as vendas. “Com ele, é possível utilizar estratégias menos aleatórias e mais eficazes para aproveitar melhor os recursos e, consequentemente, acabar convertendo mais negócios”, aponta a administradora.
Outro ponto importante é que um plano de ação bem elaborado ajuda a conduzir a equipe de forma mais tranquila e alinhada — além de mostrar onde estão os maiores gargalos do departamento. Em médio e longo prazo, isso repercute em diversas melhorias para o negócio.
“Com um plano claro e definido, o gestor consegue acompanhar indicadores precisos, medindo o desempenho de cada iniciativa e agindo diretamente sobre os eventuais pontos de melhoria”, informa Taíne. Assim, o processo de vendas se mantém flexível e adaptável, mas sempre embasado.
Como aumentar as vendas com um plano de ação?
Agora, conheça as melhores recomendações para que o plano de ação turbine suas vendas.
1. Utilize o ROI
Taíne ensina que uma das melhores formas de alocar recursos em um plano de ação para vendas é basear essa decisão no ROI (Retorno sobre Investimento). Ou seja, é preciso concentrar recursos nas atividades que trazem o maior retorno para o empreendimento.
2. Segmente os clientes
“Uma possibilidade é observar a segmentação de clientes e alocar mais recursos financeiros para segmentos de alto valor ou com maior potencial de crescimento”, indica a administradora. Dessa forma, o empreendedor concentra seus esforços em cenários em que o ticket médio se mostra mais elevado.
3. Implemente tecnologias
Taíne também aponta a importância de investir em tecnologias, como um CRM avançado ou software de automação de marketing, já que essas ferramentas têm grande potencial de retorno em relação à produtividade da equipe de vendas.
Elas vão automatizar tarefas repetitivas, produzir relatórios e ajudar nas campanhas de marketing, como no envio de e-mails. Isso ajuda a equipe a economizar tempo e se concentrar em outras atividades avançadas.
Inclusive, um estudo da Microsoft aponta os benefícios para pequenas e médias empresas:
“Os dados da pesquisa mostram que a tecnologia é considerada uma aliada pela maioria das empresas na hora de enfrentar desafios de negócios. Entre as que enfrentam desafios relacionados à cadeia de suprimentos, por exemplo, 96% consideram que soluções tecnológicas podem ajudar a superá-los. Já para 25%, ferramentas de inovação podem dar suporte para resolver questões relacionadas à eficiência e produtividade e, para 21%, elas contribuem para a adaptação ao modelo de trabalho híbrido. “
4. Desenvolva sua equipe
Outro foco para a alocação de recursos pode estar no desenvolvimento contínuo de talentos por meio de treinamentos. Além disso, Taíne afirma que vale considerar a realização de testes A/B para otimizar diferentes abordagens e canais de vendas.
5. Distribua os recursos de vendas
Contudo, a profissional explica que essas estratégias têm maiores chances de gerar bons resultados se os empreendedores distribuírem os recursos de forma equilibrada em todas as etapas do funil de vendas, além de manter uma reserva para contingências para lidar com oportunidades ou desafios inesperados.
6. Faça uma análise do custo-benefício de cada atividade
“Por fim, a análise regular do custo-benefício de cada iniciativa é o que ajuda a realocar recursos de forma mais eficiente, quando necessário“, enfatiza Taíne.
Nesse sentido, atividades que se mostram ineficientes ou caras demais devem ser repensadas — e abandonadas, se o prejuízo for excessivo.
Como fazer o plano de ação?
Taíne indica que a melhor forma de monitorar e ajustar um plano de ação em tempo real é adotar um dashboard de vendas e utilizar ferramentas de Business Intelligence (BI) para mostrar as métricas-chave atualizadas. “Reuniões diárias rápidas, como stand-ups1 de 15 minutos, podem ser úteis para discutir progresso, obstáculos e ajustes necessários”, enfatiza a administradora.
Além disso, ela reforça que é preciso considerar a implementação de um CRM para rastrear as interações com clientes e o progresso das vendas. O feedback contínuo da equipe de vendas também é outro sinal valioso para entender o que está ou não funcionando.
“A análise de dados em tempo real pode mostrar tendências e padrões importantes para ajustes táticos. Por isso, é importante manter a flexibilidade tática para ajustar as estratégias rapidamente com base nesses insights“, explica a profissional.
Quais são as principais metodologias?
Por fim, é importante conhecer duas metodologias que têm sido utilizadas há décadas por empreendedores para mapear e colocar ações em prática. Confira!
5w2h
O 5W2H é uma ferramenta de análise direcionada ao planejamento de ações e operações. Ela fornece uma visão ampla do que precisa ser feito — nesse sentido, ela apresenta-se como algo bem similar ao objetivo de um plano de ação.
A sigla diz respeito a 7 palavras em inglês, que representam questionamentos. Cinco delas começam com W e duas com H, o que explica o nome. São elas:
- what: o que precisa ser feito;
- why: por que fazer determinada atividade;
- where: onde realizá-la;
- when: quando a ação precisa acontecer;
- who: quem é responsável pela execução;
- how: como agir;
- how much: quanto custa.
Saber como aplicar a metodologia 5w2h na prática é essencial para o sucesso do seu plano de ação. Vale destacar que ela serve para diferentes tipos de empreendimento, de vários segmentos.
Método PDCA
Já o PDCA é um método de gestão cujo objetivo é melhorar a qualidade dos processos dentro de uma empresa. Cada letra da sigla faz referência a um verbo em inglês:
- Plan (planejar): o primeiro passo é definir um objetivo e o método que será utilizado para a execução das atividades previstas;
- Do (executar): para que a realização de uma determinada atividade seja bem-sucedida, é preciso treinar e capacitar os colaboradores envolvidos, além de monitorar os processos;
- Check (verificar): o terceiro passo é analisar a qualidade e os resultados dos processos estabelecidos. Uma boa ideia é utilizar métricas e indicadores de desempenho que gerem insights confiáveis, como o ticket médio, o CAC e a taxa de churn;
- Act (agir): após o período de análise, é o momento de tomar decisões efetivas. Nesse momento, os gestores definem se o resultado foi positivo, se os objetivos foram alcançados e se o processo pode ser adotado de maneira contínua — ou como uma referência de algo que deu errado e precisa ser evitado.
Tal como o método 5w2h, o PDCA serve para diferentes tipos de empreendimento, de vários segmentos.
Entendido o que é um plano de ação e os passos para colocá-lo em prática, você já pode considerar a ideia de agregar esse processo ao dia a dia do seu negócio. Esse documento ainda proporcionará uma melhoria organizacional, já que ele reforça a importância de definir papéis para os colaboradores. Assim, todo mundo entenderá que está desempenhando uma função relevante.
Para conhecer ainda mais sobre uma das metodologias citadas aqui, baixe a planilha de 5W2H!
