Manter o registro das contas a pagar, receitas e recebimentos é um dos trabalhos essenciais para qualquer negócio. Muito além de controlar o fluxo de dinheiro que entra, é preciso lidar com obrigações tributárias. O regime de caixa, por exemplo, é um modelo pelo qual a empresa pode optar para otimizar as suas atividades financeiras.
Essa estratégia oferece vantagens para empreendimentos de todos os portes, uma vez que padroniza a cobrança de impostos e evita que o negócio pague tributos sobre pagamentos que nem foram recebidos ainda. Contudo, é preciso entender as particularidades e exigências dessa opção.
Continue a leitura para entender o que é o regime de caixa e os benefícios de adotá-lo no negócio!
O que é o regime de caixa na contabilidade?
O regime de caixa é uma estratégia em que as despesas e receitas do empreendimento são contabilizadas apenas no momento em que entram e saem do caixa — e não quando são realizadas as compras, prestações de serviços ou venda.
Nesse regime, o estabelecimento só é tributado em cima dos valores recebidos, e não quando emite as suas notas fiscais. Essa modalidade acompanha o fluxo de caixa do negócio, uma vez que os gestores só contabilizarão o dinheiro no momento em que ele é efetivamente pago pelo cliente.
Micro e pequenas empresas podem adotar o regime de caixa, assim como empreendimentos que aderem ao Lucro Presumido e ao Simples Nacional.
Quais as diferenças entre regime de caixa e regime de competência?
O regime de caixa é justamente o oposto do regime de competência. Afinal, no primeiro, as despesas e receitas são registradas no momento do recebimento e do pagamento, semelhante ao que ocorre em uma conta bancária.
Embora ambos sejam métodos para registrar os lançamentos contábeis do negócio, eles se diferem em relação ao momento em que isso é feito. O regime de competência recebe esse nome porque o lançamento é realizado exatamente no período de competência da receita ou despesa feita.
Por exemplo, caso um estabelecimento alimentício tenha uma despesa específica no mês de outubro, mas com o pagamento programado apenas para novembro, o registro mostrará o mês de outubro. Já na modalidade de caixa, esse processo seria feito apenas em novembro — quando o pagamento é efetivamente realizado.
Além disso, suponha que um restaurante precisa adquirir R$800,00 em insumos de um fornecedor. Ambas as partes concordam em um pagamento em duas parcelas, para os meses de outubro e novembro.
No modelo de regime de caixa, o restaurante registrará as despesas de R$400,00 em outubro e R$400,00 em novembro, que marcam as datas nas quais os pagamentos serão feitos. Ainda, os impostos ligados à transação também são pagos nesses mesmos meses.
Já no regime de competência, os R$800,00 são registrados apenas em novembro, data que marca a conclusão do pagamento. Nesse caso, a apuração dos tributos também é feita no mesmo mês.
Quais as vantagens e desvantagens do uso do regime de caixa?
Com o regime de caixa, um negócio pode evitar situações em que ele precisa pagar tributo sobre uma venda na qual ainda não recebeu valores. Esse é apenas um dos benefícios. Conheça os outros abaixo!
Flexibilidade tributária nas vendas a prazo
O regime de caixa favorece os empreendimentos que trabalham com compras e vendas a prazo, por exemplo. Isso porque, nessas situações, o pagamento dos impostos só será realizado após o recebimento dos valores.
Caso o cliente realize uma compra em um estabelecimento alimentício e parcele-a em cinco vezes, o imposto que incide sobre o produto comercializado só será pago pela empresa a cada parcela. Nesse sentido, o tributo não será cobrado logo após a emissão da nota fiscal, garantindo um prazo maior.
Prestação de serviços
Para negócios que trabalham com prestação de serviços, a lógica das vendas a prazo se repete. Afinal, o pagamento dos impostos que incidem é realizado somente após o recebimento do pagamento por parte do cliente.
Benefícios para micro e pequenas empresas
Micro e pequenos negócios são beneficiados pelo regime, uma vez que eles são tributados apenas os valores contidos em caixa. Isso é muito importante para esses empreendimentos, que precisam de um controle fiscal ainda maior para se viabilizarem financeiramente.
Padronização da tributação
O regime de caixa padroniza a cobrança dos tributos. Todos os impostos (como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS) são tributados em cima desse regime, o que facilita o controle por parte dos gestores.
Desvantagens
Uma das desvantagens desse regime é que ele não é válido para empreendimentos enquadrados nos modelos de Lucro Real e Arbitrado. Além disso, ele exige um controle maior por parte dos gestores, que precisará ter atenção redobrada para registrar ativamente as contas, despesas e movimentações financeiras em geral.
Outro ponto importante é que o regime de caixa não traz vantagens especiais para quem já tem um recebimento linear das receitas. Por fim, vale a pena mencionar que a opção pelo regime (de caixa ou de competência) é válida para todo o exercício. Nesse sentido, o estabelecimento só poderá mudar de opção uma vez ao ano tributário.
Como implementar o regime de caixa em um negócio?
Após optar por esse regime, a empresa pode utilizar tecnologias e aplicar um controle mais rígido do fluxo de caixa para otimizar suas operações. Conheça algumas práticas recomendáveis.
Ferramentas e software de contabilidade para facilitar o regime de caixa
Uma maneira de reforçar o controle das contas é adotar um sistema de gestão adaptado a comércios alimentícios. Muitos gestores utilizam planilhas para registrar as operações, mas ter o auxílio de uma tecnologia apropriada ajuda a evitar erros e falhas nos registros.
Por isso, o ideal é buscar um software de gestão que facilite esse processo e ajude a empresa a evitar práticas nocivas, como o retrabalho. Por meio da tecnologia, você integra as suas vendas, controla as despesas e os recebimentos em uma plataforma centralizada.
Controle de fluxo de caixa: fundamento para o sucesso
O acompanhamento do fluxo de caixa é a operação mais importante para empreendimentos que optam pelo regime de caixa. Por meio desse monitoramento, cada gestor terá um controle efetivo sobre o que foi pago ou recebido — e se há algo para ser quitado ou dinheiro a entrar nos cofres, assim como o registro de impostos.
Uma boa gestão do fluxo de caixa é essencial para que o seu negócio tenha dinheiro suficiente para pagar o salário dos colaboradores e custear as necessidades de estoque. Também é importante para que as projeções sejam mais precisas. Por isso, acompanhá-lo, juntamente ao gerenciamento de outros indicadores financeiros, como o ticket médio, é muito recomendado.
Como vimos, o regime de caixa é um modelo tributário no qual a empresa só registra lançamentos fiscais no momento em que o dinheiro entra ou sai efetivamente do seu caixa, simplificando o gerenciamento financeiro. Para garantir o controle das contas, é importante monitorar constantemente o fluxo e adotar ferramentas tecnológicas, como um sistema de gestão.
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