Manter uma boa gestão financeira é uma tarefa indispensável para o sucesso de qualquer negócio, mas no iFood, parceiros contam com ferramentas e recursos específicos para acompanhar seus repasses, registrar recebíveis, emitir notas fiscais e até contestar cancelamentos de pedidos.
Este guia reúne todos os passos e orientações para garantir que você, parceiro do iFood, tenha pleno controle sobre seu fluxo de caixa e consiga gerenciar suas finanças com precisão.
Continue a leitura e saiba como otimizar a gestão financeira no iFood com dicas valiosas!
Recebimento do repasse no iFood
Para acompanhar o recebimento dos seus repasses pelo iFood, é bem fácil! Basta acessar o Portal do Parceiro, onde você poderá conferir valores parciais das vendas e os repasses programados.
Assim, você consegue acompanhar de perto o saldo de vendas da loja, visualizar o que tem a pagar e receber, e até obter uma prévia do fechamento do mês. Veja o passo a passo para acessar essas informações:
- no menu lateral do Portal do Parceiro, clique em Financeiro para acessar os dados das vendas semanais e do período que você deseja conferir;
- depois, clique em Histórico de repasses para visualizar todos os repasses e o status de cada um. Importante: essas informações são atualizadas diariamente, com um intervalo de até dois dias.
- para ver os repasses de uma loja específica, basta usar o filtro e escolher a loja desejada. Dessa forma, você terá o histórico completo dos repasses e o status atualizado.
E se você não recebeu seu repasse? Verifique primeiro se há alguma divergência nos dados bancários. Se o repasse estiver agendado, mas o status indicar “Erro”, ele será reprogramado para uma nova data, que pode ser uma terça ou sexta-feira. No entanto, se o repasse constar como “Retido”, isso indica uma possível violação das políticas do iFood ou até uma ordem judicial.
Em caso de dúvidas adicionais, você pode abrir um chamado direto no menu “Chamados e Ajuda” no Portal do Parceiro.
Conciliação de Relatórios Financeiros no iFood
A conciliação de relatórios financeiros é um passo importantíssimo para garantir uma gestão eficiente no iFood. Por isso, com esse processo, é possível verificar as vendas, controlar os repasses e detalhar cada pedido de forma precisa.
Vamos detalhar cada etapa para ajudar você a executar uma conciliação completa e sem complicações.
1. Emissão do Cupom Fiscal
A conciliação começa no próprio estabelecimento, onde, a cada venda realizada, é emitido um cupom fiscal. O documento serve como base para registrar oficialmente a venda e é fundamental para o acompanhamento financeiro posterior.
2. Verificação das vendas
Depois de emitir o cupom fiscal, é hora de conferir as vendas no Relatório Simplificado de Vendas. Essa etapa garante que os valores registrados no iFood correspondam aos valores do seu ponto de venda (PDV).
Uma dica importante é verificar se o seu PDV está configurado para identificar os pedidos realizados via iFood. Para extrair o relatório simplificado de vendas:
- acesse o Portal do Parceiro;
- vá até a aba Desempenho;
- clique em Exportar e selecione o tipo de relatório desejado/
- preencha as informações solicitadas e pronto, o relatório será gerado.
3. Projeção Financeira
A projeção financeira, envolve, basicamente, estimar as receitas, despesas e lucros futuros com base nos dados atuais. Por isso, no seu sistema ERP, determine o valor “a receber” com base nas projeções feitas, facilitando o controle dos valores que entrarão em caixa.
4. Conciliação com o ERP
Agora, você deve comparar as informações do extrato financeiro do iFood com os dados do seu sistema ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Essa conciliação garante que tudo esteja em ordem entre os valores registrados e aqueles efetivamente repassados.
Para gerar o extrato financeiro:
- no Portal do Parceiro, acesse a seção Financeiro;
- clique em Exportar e selecione o relatório desejado;
- preencha os dados necessários e pronto, seu extrato estará disponível para consulta.
5. Detalhamento dos pedidos
Nessa etapa, é possível visualizar o detalhamento financeiro de cada pedido, proporcionando maior clareza sobre os valores e eventuais taxas aplicadas. Você encontra esses dados no Histórico Financeiro de Pedidos, onde consegue verificar as informações individuais de cada transação.
Para extrair o relatório, basta seguir o mesmo processo da etapa anterior.
6. Contestação
Se você identificar algum erro, seja em um pedido ou no cancelamento de uma transação, é possível abrir uma contestação diretamente no Portal do Parceiro. Pois isso permite que você sinalize as divergências e corrija qualquer problema.
Para contestar um pedido:
- acesse o menu Pedidos no Portal do Parceiro;
- localize o pedido em questão;
- clique em “Contestar Cancelamento” e preencha os dados necessários.
No entanto, antes de realizar uma contestação, valide todas as informações do pedido disponíveis no relatório anterior.
Passo a Passo da Conciliação Financeira
A conciliação financeira é o processo onde você confere se os pagamentos recebidos correspondem às vendas feitas. É como garantir que o que foi vendido é o que foi pago!
Como identificar o modelo de repasse?
Para iniciar a conciliação, o primeiro passo é identificar o modelo de repasse da sua loja. Pois isso ajuda a entender a periodicidade dos pagamentos e os períodos de venda a que cada repasse se refere.
- acesse o Portal do Parceiro;
- vá até o menu Financeiro;
- verifique o modelo de repasse da sua loja em “Dados bancários e contratuais”.
Como funciona o fechamento semanal e os repasses do iFood?
O iFood organiza as vendas em ciclos semanais. A cada segunda-feira, inicia-se um novo ciclo que vai até o domingo da mesma semana. As vendas desse período são calculadas e repassadas semanalmente. Por exemplo, pedidos realizados de 01 a 07 de um mês serão pagos no dia 31 do mesmo mês.
Repasses semanais: os repasses do iFood acontecem sempre às quartas-feiras. No entanto, é importante ficar atento a situações especiais:
- feriado: se por acaso na quarta-feira de pagamento for feriado, o pagamento será realizado no próximo dia útil;
- pagamentos com erros: caso apresente erro, serão feitas novas tentativas na próxima terça-feira e sexta-feira.
Como fazer a Conciliação Financeira?
Agora que você já sabe o seu modelo de repasse para realizar a projeção de valores a receber, compare os valores do ERP com os valores do relatório Extrato Financeiro, seguindo este passo a passo:
- seleção de vendas: selecione as vendas programadas para o próximo repasse;
- dados do pedido: consulte o valor de cada pedido no seu ERP;
- cálculos necessários: subtraia a comissão do iFood e quaisquer subsídios ou descontos dados na venda;
- total a receber: some os valores líquidos de cada pedido para estimar o total a receber no repasse.
Para exportar o relatório Extrato Financeiro, basta ir no menu Financeiro, clicar em Exportar relatório. Em seguida, clique em extrato financeiro e selecione o período e as lojas que deseja conferir. Então, é só clicar em “Exportar”.
Como ler e analisar o extrato financeiro?
Cada linha do extrato representa uma transição. Verifique o tipo de movimentação, que pode ser: venda, cancelamento total ou parcial, créditos, débitos, entre outros.
Esses dados ajudam você a entender o que influenciou o valor final recebido. Por isso, lembre-se de conferir se o valor pago para cada pedido corresponde ao valor projetado e registrado em seu ERP.
Utilize o campo “valor” no extrato para essa comparação. Isso é essencial para identificar discrepâncias e garantir que todos os pagamentos foram feitos corretamente.
Emissão e controle de Notas Fiscais
O funcionamento da emissão da nota fiscal é bem simples. O iFood emite duas notas fiscais mensais para seus serviços principais:
- mensalidade: emitida pela Prefeitura de Campinas/SP;
- demais serviços: emitida pela Prefeitura de Osasco/SP.
A emissão geralmente ocorre até o 13º dia do mês subsequente às operações. O iFood recolhe o ISS para o seu município, mais os parceiros são responsáveis por suas próprias obrigações fiscais e tributárias, incluindo:
- emitir nota fiscal e cupom fiscal;
- controlar a contabilidade do negócio;
- corrigir o documento fiscal em caso de cancelamento total ou parcial do pedido pelo cliente;
- pagar os tributos sobre suas vendas, entre outras obrigações fiscais.
Confira mais detalhes sobre a Emissão e controle de notas fiscais em nossa trilha!
Como consolidar todos os arquivos?
Coloque tudo em uma planilha só. Filtre a coluna competência para o mês da nota fiscal. Em seguida, filtre a coluna fator gerador e desmarque tudo o que for ressarcimento/indenização. Depois, vá na coluna lançamento e filtre tudo o que for comissão do iFood e promoção custeada pela loja do delivery. Some esses valores e anote o valor total.
Agora, para conferir a nota, volte na coluna Lançamento e filtre apenas desconto taxa transação iFood benefícios e subtraia o total do desconto. Pronto, esse será o valor da sua nota fiscal.
Contestação por pedidos
Para contestar um cancelamento de pedido ou item cancelado, é só seguir o passo a passo no Portal do Parceiro:
- acesse a aba de pedidos;
- filtre os pedidos cancelados ou cancelados parcialmente;
- faça a filtragem pelos pedidos cancelados;
- selecione o pedido que deve ser contestado;
- caso o pedido seja passível de contestação, o botão “contestar cancelamento” ficará clicável, e você poderá preencher as informações de telefone, e-mail e mensagem, que pode ser uma observação. E se quiser, pode anexar um arquivo;
- depois, é só clicar em “abrir contestação”.
- prontinho, a contestação foi criada.
Caso o pedido não possa ser contestado, aparecerá um alerta, explicando porque o cancelamento desse pedido não se inseriu na política de contestação iFood e o botão não ficará habilitado.
Contestação de cancelamento
Quando um cliente cancela um pedido após a confirmação e início da separação, o sistema do iFood analisa automaticamente a situação para verificar se é necessário um reembolso sem que a loja precise contatar o suporte.
No iFood, o reembolso após cancelamentos varia de acordo com o modelo de logística da loja:
- logística do iFood: a loja utiliza entregadores parceiros do iFood;
- logística Própria: a loja conta com entregadores próprios.
Dependendo do tipo de logística, a responsabilidade pode recair sobre o iFood ou sobre a própria loja.
Para lojas com logística do iFood
Se o pedido for cancelado por motivos como desistência do cliente ou problemas de entrega (endereço incompleto, cliente não localizado, entre outros), o iFood concede um crédito à loja pelo valor dos itens do pedido. Além disso, o reembolso também é aplicável nas seguintes situações:
- problemas logísticos confirmados pelo iFood: por exemplo, se o cliente recebe um pedido incorreto e informa ao suporte, e o iFood aprova o envio do pedido correto, a loja recebe reembolso pelo pedido inicial;
- falhas na maquininha fornecida pelo iFood: problemas de pagamento decorrentes de mau funcionamento da maquininha disponibilizada pelo iFood também são passíveis de reembolso;
- fraudes: casos comprovados de fraude são elegíveis para reembolso.
Para lojas com Logística Própria
Quando a loja utiliza sua própria logística, o reembolso é restrito a casos em que se comprove fraude. Situações de cancelamento por desistência ou problemas de entrega não recebem reembolso automático nesse modelo.
Para verificar o status de um reembolso aprovado, acesse o Portal do Parceiro no menu “Pedidos”. Insira o número do pedido e, para facilitar a busca, filtre pela data do pedido. Ao localizar o pedido, clique sobre ele e role a página para visualizar se o reembolso foi aprovado.
Com as ferramentas e recursos oferecidos pela plataforma, você pode fazer uma gestão financeira no iFood muito mais precisa e eficiente. Utilize essas funcionalidades, e seu negócio, certamente alcançará resultados mais satisfatórios.
Aproveite a visita no blog e veja a trilha lançada no YouTube sobre Gestão Financeira no iFood!
