Sistema PDV: o que é e quais as vantagens para o seu negócio

O sistema PDV é uma ferramenta capaz de melhorar o desempenho e a qualidade dos setores de um negócio. Os estabelecimentos utilizam esse sistema para integrar as suas principais informações, otimizar processos de vendas e melhorar a experiência de compra dos clientes.

Muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre as vantagens de obter essa ferramenta em seu empreendimento. Contudo, uma coisa é certa: dispor de uma solução efetiva de frente de caixa auxilia o setor de vendas, melhora a gestão de estoque, ajuda o setor financeiro e gera maior agilidade e qualidade no atendimento do restaurante.

Continue a leitura para saber mais sobre o que é o sistema PDV e conheça as suas principais vantagens!

O que é um sistema PDV?

Sistema PDV (Ponto de Venda) é um software que auxilia um negócio na finalização de uma compra. Além disso, essa ferramenta permite:

• registrar preço, quantidade e descontos;
• identificar o método de pagamento;
• integração com os setores de contabilidade, estoque e finanças;
• integração com sistema de máquina de cartão.

Ou seja, além de ser um instrumento que ajuda a empresa a fechar uma compra, o sistema PDV é uma tecnologia que processa o fluxo de caixa, de modo que as informações de cada compra sejam integradas ao financeiro e ao estoque.

Assim, você consegue automatizar diversos processos e facilitar a gestão do negócio, tendo sempre dados atualizados de todos os setores.

Para que serve um sistema PDV?

Um sistema PDV funciona como um ótimo aliado em diversos tipos de negócios, independentemente de seu porte, sendo uma valiosa ferramenta para grandes, médias e pequenas empresas. 

A tecnologia avançada possibilita a realização de compras de produtos sem a necessidade de contato direto entre cliente e vendedor ou prestador de serviço. Isso abre espaço para apresentações de mercadorias e vendas online, proporcionando maior comodidade aos clientes.

Além disso, o sistema também automatiza o processo de leitura de produtos por meio de códigos de barras e utiliza etiquetas criadas na própria ferramenta para registrar automaticamente os itens. 

Entre os recursos essenciais do sistema de ponto de venda, destacam-se:

• emissão de NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica);
• emissão de comprovantes não fiscais;
• controle da abertura e fechamento do caixa;
• geração de boletos bancários;
• configuração de formas de pagamento e agilidade nas vendas.

Quais são as vantagens de usar um sistema PDV no restaurante?

Antes de escolher o sistema PDV, veja quais são as principais vantagens que essa ferramenta pode proporcionar ao seu estabelecimento.

Controle financeiro

Uma das principais vantagens desse sistema é a possibilidade de dispor de um controle financeiro automatizado, otimizado e integrado. Afinal de contas, com o PDV, você consegue controlar todo o fluxo de caixa do restaurante.

Além disso, é possível conciliar as diversas formas de pagamento do estabelecimento, fator essencial para uma empresa, já que será mais fácil acompanhar as entradas e saídas do negócio.

Com esse modelo de gestão e essas informações, você poderá ter uma visão mais clara sobre os gastos adicionais, desempenho do faturamento e muito mais.

Otimização da gestão do estoque

Para as empresas que contam com armazenamento de produtos e insumos, é fundamental ter um bom controle. Para isso, é exigido bastante trabalho e planejamento. Afinal, a gestão do estoque está totalmente ligada a outros setores do negócio, podendo ser na área financeira, comercial, no setor de compras e até pode impactar as vendas caso algum ingrediente esteja em falta.

Uma das principais vantagens do sistema PDV é a integração dos setores relacionados com vendas.

No entanto, após finalizar uma transação, o empreendedor efetiva a compra no sistema e os dados gerados são enviados aos setores envolvidos. Logo, os responsáveis pelo estoque são notificados assim que a venda é efetuada. A partir disso, de maneira automatizada e digitalizada, é possível fazer o controle do que entrou e saiu.

Ao conferir o sistema, os gestores responsáveis pelo estoque poderão contar com informações atualizadas, evitando que produtos indisponíveis sejam vendidos e podendo intensificar as vendas de itens parados no estoque.

Segurança das informações

Além do controle financeiro e otimização da gestão do estoque, o sistema PDV permite mais segurança de dados — um assunto muito relevante atualmente nos negócios online.

Os dados são protegidos por códigos criptografados por meio de um armazenamento em nuvem. Dessa forma, você ou alguém da sua equipe consegue fazer uma cópia de segurança automática dos arquivos mais importantes para o estabelecimento.

Por funcionar de modo online, tudo no sistema PDV é realizado sem precisar de uma infraestrutura tecnológica cara ou sofisticada.

Melhoria no atendimento

Ao contar com soluções tecnológicas que otimizam processos e o fluxo de trabalho, o estabelecimento consegue oferecer mais agilidade e qualidade nos serviços relacionados ao atendimento ao cliente.

Com a automação dos processos, o empreendimento passa a ter somente um sistema de frente de caixa. Desse modo, não será mais necessário lidar com diversos sistemas que podem ser ineficientes e lentos, ou gerar confusão entre as várias plataformas para operar.

Com o sistema PDV, a empresa usa uma ferramenta unificada para todas as situações, tornando essa etapa mais integrada e dinâmica. O processo veloz garante que a empresa tenha agilidade possibilitando atender a mais clientes.

Eficiência no fechamento de caixa

Independentemente do modelo de negócio, seja presencial, seja via serviço de entrega, a frente de caixa é uma área importante para definir se a venda será efetuada ou não.

Mesmo que não seja o único ponto para determinar a diminuição ou aumento nas vendas, esse é o último empecilho entre a compra e o consumidor. Por esse motivo, não pode ser negligenciado.

Um bom sistema PDV garante a compra de produtos sem precisar do contato direto entre vendedor e cliente. Dessa maneira, a leitura dos itens, o registro dos produtos e a comunicação com os outros setores são realizados em tempo real, fazendo com que o trabalho manual seja cada vez mais desnecessário.

Emissão de nota fiscal

Outra atividade que, se feita manualmente, pode exigir muito tempo, é a emissão de nota fiscal. A função do sistema PDV, nesse caso, é integrar os dados em pouco tempo para tornar possível o controle, emissão e armazenamento dos cupons e notas fiscais.

A ferramenta faz com que as informações sejam inseridas no sistema, define o preço que será cobrado e, a partir disso, o cupom ou a nota fiscal são emitidos e encaminhados ao setor financeiro.

Como implementar um sistema pdv em seu estabelecimento?

Agora que você já tem uma compreensão melhor do que é um sistema PDV e para que ele serve, é hora de aprender como implementá-lo da melhor forma em seu estabelecimento. Confira as dicas a seguir!

Entenda as necessidades do seu negócio

Antes de implementar um sistema PDV, é importante realizar uma análise detalhada das operações do seu negócio, seja ele uma loja ou um restaurante. Identifique os pontos críticos e as áreas que podem se beneficiar com a automação proporcionada pelo PDV. 

Busque uma leitura aprofundada para compreender como a solução digital pode otimizar processos e integrar informações entre setores, tornando o dia a dia mais ágil.

Quando você entende onde a modernização e a integração de informações são mais necessárias, fica mais fácil tomar decisões informadas sobre o tipo de software que melhor se adapta às demandas do seu estabelecimento.

Entre em contato com fornecedores 

O próximo passo é buscar fornecedores de softwares confiáveis. Realize uma pesquisa no mercado e escolha empresas consolidadas que ofereçam soluções completas e suporte abrangente. 

A comunicação com fornecedores é fundamental para estabelecer uma parceria bem-sucedida. Lembre-se de compartilhar detalhes sobre as operações do seu negócio, para que os fornecedores possam oferecer soluções personalizadas. 

Além disso, avalie as funcionalidades do software, e a qualidade do suporte oferecido. Certamente isso garantirá uma implementação tranquila e suporte contínuo.

Configure e personalize de acordo com o seu negócio

Com o novo sistema PDV escolhido, é hora de configurá-lo de acordo com as necessidades específicas do seu restaurante. Personalize as configurações, incluindo elementos como logotipo, layout do ponto de venda, formas de pagamento e integração com outros sistemas. 

A personalização é importante para otimizar o desempenho do sistema PDV. Portanto, ajuste as configurações de acordo com as peculiaridades do seu negócio, garantindo que o software atenda perfeitamente às suas operações. 

Entenda a usabilidade e integração com outros sistemas

A usabilidade do sistema PDV garante uma transição suave e eficiente para a equipe. Realize testes práticos para avaliar a facilidade de uso e a eficácia do software em lidar com as operações diárias. Tenha em mente que o sistema precisa ser intuitivo e que a equipe consegue operá-lo sem dificuldades.

Além da usabilidade, avalie a integração do sistema PDV com outros sistemas. Por exemplo, se o seu negócio é um restaurante, é essencial entender se o sistema PDV tem integração com o iFood. Verifique se há uma integração perfeita para evitar problemas e garantir a consistência nas operações diárias.

Realize testes e verificações

Antes de implementar completamente o novo sistema PDV,  verifique se todas as funcionalidades estão operando corretamente. Nesse caso, lembre-se de realizar transações de teste e garantir que a integração com outros sistemas, como o iFood, funcione sem problemas. 

A fase de testes é essencial para garantir que o sistema PDV esteja perfeitamente alinhado com as operações do seu restaurante. Certifique-se de que todas as funcionalidades atendam às expectativas e que a integração com outros sistemas seja eficiente. Isso minimizará possíveis contratempos durante a implementação completa.

Treine o time

Após concluir os testes, forneça treinamento aos membros da equipe para garantir que estejam confortáveis e confiantes ao usar o novo sistema PDV. 

Explique as funcionalidades-chave, os procedimentos operacionais e esteja disponível para esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir. Incentive a equipe a adotar plenamente o novo sistema e forneça suporte contínuo para que a transição seja tranquila.

O treinamento adequado possibilita que a equipe se adapte rapidamente ao novo sistema PDV. Por isso, o ideal é que todo o time compreenda as funcionalidades essenciais e esteja preparado para utilizar o software em suas tarefas diárias. O suporte contínuo ajudará a resolver eventuais desafios e garantirá o sucesso contínuo da implementação.

Agora, você sabe mais sobre o sistema PDV e como usar essa tecnologia a favor do seu estabelecimento. É fundamental que você saiba como escolher a ferramenta com cautela para ter um empreendimento de sucesso e alcançar bons resultados.

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