Fluxo de caixa: o que é e como aplicá-lo no seu estabelecimento!

Uma das formas de medir o sucesso financeiro de um estabelecimento é por meio da análise do fluxo de caixa. Se os recursos não estão sendo suficientes para pagar as despesas ou servem apenas para isso, sem gerar lucro, é fundamental repensar a maneira como o dinheiro está entrando em caixa e para onde está sendo destinado.

Muitos empreendimentos precisam lidar com um grande fluxo de operações financeiras diárias, que envolve pagamentos, vendas, compras e recebimentos. Controlar tudo isso pode ser mais fácil do que você imagina: basta adotar algumas boas práticas de controle e planejamento dos recursos que entram e saem da empresa.

Entenda o que é o fluxo de caixa, as principais vantagens de acompanhá-lo e como fazer isso no seu estabelecimento!

O que é um fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é a movimentação de entrada e saída de dinheiro no dia a dia de um negócio — ou seja, o que você paga e o que recebe. No entanto, o termo também pode ser usado para descrever uma das principais práticas da gestão financeira que consiste em acompanhar essa movimentação.

No caso de restaurantes, bares e outros estabelecimentos do setor alimentício, por exemplo, fazer o fluxo de caixa é atuar no levantamento das vendas e dos custos de aquisição de produtos e de manutenção do negócio, a exemplo das contas de energia elétrica e água — e registrar tudo isso organizadamente.

Para que serve o fluxo de caixa?

Para o bom funcionamento de um negócio, é necessário realizar investimentos, manter certo equilíbrio nas vendas e captar outras fontes de financiamento, seja para expandir os negócios, seja para aumentar a produção. Diante de toda essa movimentação, não é fácil estabelecer qualquer tipo de projeção sem controle efetivo dos recursos financeiros.

É quase impossível que um empreendimento cresça sem manter um controle das finanças. Afinal, isso dificulta não só inovações nos produtos/serviços e expansão de projetos comerciais, mas impacta nas atividades da empresa. É o caso das despesas com marketing e publicidade, da renovação do estoque de insumos, do pagamento de contas de fornecedores, da manutenção do quadro de colaboradores etc.

Fora o impacto que pode trazer nas obrigações fiscais e tributárias da marca — por isso o fluxo de caixa é tão importante. É por meio do registro de cada movimentação que você consegue avaliar a sua verdadeira situação financeira e definir estratégias para evitar grandes problemas.

Quais as vantagens do fluxo de caixa de um estabelecimento?

Manter atualizado o fluxo de caixa de hamburguerias, cantinas e demais estabelecimentos gastronômicos gera uma série de benefícios para os seus negócios. Confira, a seguir, os principais deles.

Auxilia na tomada de decisão

Um dos benefícios mais importantes de um bom fluxo de caixa é a possibilidade de o empreendedor tomar decisões muito mais estratégicas.

Com base em dados analisados, é possível compreender como a empresa funciona e quais são os gastos mais comuns, as maiores fontes de renda e as sazonalidades. A partir disso, tem-se a oportunidade de identificar o que fazer para tornar o negócio mais rentável e lucrativo.

Evita gastos desnecessários

Quando todas as despesas são documentadas no fluxo de caixa, é possível descobrir, reduzir e otimizar o uso do capital no estabelecimento. Com isso, sobram mais recursos para investir em áreas relevantes, como a compra de equipamentos para a cozinha, a contratação de funcionários ou a expansão do local de trabalho.

Mas não só isso, você passa a ter uma visão mais estratégica para cortar gastos supérfluos ou que não dão retorno para o seu negócio — e aqui não falamos apenas de lucro, mas de alcance de público, posicionamento de marca e fidelização de clientela.

Ajuda no cumprimento das obrigações financeiras

Acumular contas no departamento financeiro prejudica qualquer gestão de restaurante, lanchonete, bar ou semelhante. Para que as metas sejam cumpridas, é importante que as obrigações financeiras estejam em dia.

Com um fluxo de caixa de restaurante e demais serviços devidamente organizado, você consegue ter controle sobre o que acontece nas finanças, estabelecendo ações corretivas e preventivas no seu orçamento.

Contribui para um planejamento financeiro mais eficiente

Quanto mais você entende sobre as finanças da sua empresa, mais fácil é construir um planejamento financeiro eficiente, identificando os possíveis ganhos, investimentos e despesas. Ou seja, com as informações do fluxo de caixa, é possível prever quais são os ganhos e despesas de um estabelecimento em determinado período, aumentando as chances de tornar essa gestão mais eficiente.

Com isso, você consegue identificar as sazonalidades e fazer um planejamento para atuar com estratégias específicas nos momentos de maior ou menor venda. Dessa forma, o estabelecimento consegue se organizar para que as despesas estejam em dia, seja qual for a situação das vendas.

Quais os tipos de fluxo de caixa que existem?

Se você se questiona como fazer fluxo de caixa, deve saber que o processo sempre envolve reunir informações de entradas e saídas do negócio dentro de um período determinado (semanal, mensal, bimestral, anual etc.). Contudo, o ponto central é o objetivo de análise desses dados que vai fornecer métricas, estimativas e insights para nortear suas decisões administrativas. Neste tópico, você vai conferir algumas das alternativas de fluxo de caixa mais comuns adotados nos estabelecimentos alimentícios. Confira!

Fluxo de caixa direto

Esse modelo de fluxo de caixa é utilizado quando o o objetivo é ter um panorama das finanças do negócio. A partir disso, você conhece e avalia a realidade financeira dele, além de conseguir encontrar possíveis gargalos que geram despesas acentuadas ou mesmo pouco retorno de investimento para o empreendimento. Ou seja, situações que precisam ser revistas para equilibrar os recursos do local.

Para tanto, seleciona-se o intervalo de tempo desejado e, a partir daí, são listados todas as entradas (pagamentos de clientes, lucros de investimentos bancários, retorno da monetização de canais em redes sociais etc.) e saídas (como tributos pagos, compra de mercadoria e salários dos funcionários) feitas.

Fluxo de caixa indireto

Essa opção de fluxo se distingue da anterior porque o foco não é detalhar tudo o que entra e sai de recurso financeiro da empresa. Ao contrário, ela trabalha com as métricas de entradas e saídas dentro de uma época X, fazendo a subtração da primeira pela segunda. Isso porque o foco é saber qual a faixa de lucro ou, se for o caso, de prejuízo do negócio.

Portanto, o resultado serve como alerta para que os gestores encontrem as causas da situação financeira e pensem em estratégias para revertê-las (quando o saldo é negativo) ou mantê-las e ampliá-las (quando o saldo é positivo). Afinal, caso o prejuízo siga se repetindo em outros períodos, o estabelecimento corre risco concreto de vir à falência.

Fluxo de caixa projetado

Como o nome já indica, o fluxo de caixa projetado utiliza-se de dados atuais para projetar o desempenho futuro do empreendimento. Basicamente, ele traça as médias de entradas e saídas até então e, a partir delas, estabelece quais estimativas nessas duas categorias devem ser alcançadas nos próximos meses para manter a lucratividade — e o principal: honrar com os pagamentos que o negócio tem.

É um modelo que contribui para uma melhor organização financeira do estabelecimento, tornando-o mais preparado para lidar, inclusive, com imprevistos que podem surgir, como crises econômicas, sazonalidade do mercado, encarecimento de insumos, aumento da inflação, fortalecimento da concorrência e muito mais.

Fluxo de caixa operacional

O quarto modelo é o fluxo de caixa operacional. Ele tem um papel importante na gestão financeira interna da empresa. Isso porque ele utiliza os dados de entradas e saídas para conferir, monitorar e otimizar todas as despesas de operação dela.

É o caso da folha de pagamento de funcionários, dos custos com fornecedores, do investimento em reparo e manutenção de equipamentos, das despesas com contas do espaço físico (como luz, água, internet, climatização etc.), da gestão de estoque, da contratação de softwares e programas online, dos processos de contabilidade e enquadramento de negócio etc.

Além de garantir a recorrência deles nos devidos prazos, evitando atrasos ou falta de verba, ele contribui para reduzir gastos extras ou encargos financeiros e/ou tributários.

Fluxo de caixa para investimentos

Esse formato de fluxo é voltado para listar entradas e saídas do negócio relacionados a investimentos. Por exemplo, aportes recebidos por pessoas físicas ou outras pessoas jurídicas, criação de sociedade, compra e venda de ações, investimentos que a própria empresa fez etc.

A ideia é ter um controle de que dinheiro é esse, qual a origem dele, se ele dá algum retorno extra e, acima de tudo, como está sendo utilizado ou revertido para o crescimento da marca. Dessa forma, é possível medir se os resultados obtidos são satisfatórios, pensar novas estratégias para esses recursos e evitar fraudes ou desvios da verba — o que pode, inclusive, gerar problemas legais posteriormente.

Fluxo de caixa descontado

O fluxo de caixa descontado, por sua vez, é uma versão adotada por empresas que querem mensurar o valor de mercado delas a médio e longo prazo. Para tanto, a ideia é usar os dados de entrada e saída de recursos para se aprofundar no desempenho em vendas, investimentos, despesas de produção, receita bruta e líquida etc. Algo ainda mais importante quando o empreendimento tem mais de uma unidade.

Dessa forma, os empreendedores e empresários conseguem avaliar se a expansão dos negócios é rentável, se tem demandado mais investimentos do que o planejado, se há dificuldades financeiras, irregularidade de contas a serem pagas, entre outros cenários. Daí em diante, é possível repensar a continuidade, reformulação ou mesmo venda desse negócio.

Fluxo de caixa livre

Por fim, essa alternativa de fluxo tem o propósito de identificar o dinheiro disponível em caixa. Ou seja, quanto sobra depois de todas as movimentações financeiras registradas, em especial as que envolvem as despesas do empreendimento.

Afinal, se há recursos livres, eles podem ser aproveitados para fins diversos, como investimentos para otimizar os produtos/serviços do negócio, fazer melhorias no estabelecimento, aperfeiçoar canais de atendimento, substituir equipamentos etc.

Outra possibilidade é a aplicação dessa verba em investimentos bancários ou na criação de uma reserva financeira para situações estratégicas e problemas no futuro. Obviamente, só haverá dinheiro disponível quando houver lucro efetivo do negócio.

Como fazer o fluxo de caixa do seu estabelecimento?

Agora que você entendeu as vantagens de ter um regime de caixa, é o momento de saber como colocar isso em prática no seu empreendimento. Confira, a seguir, alguns procedimentos que não podem faltar na sua gestão empresarial. Tome nota!

Defina o período a ser analisado

A primeira dica é que você estabeleça períodos para realizar o fluxo de estabelecimento. Isso ajuda na coleta e na organização de dados, além de padronizar o trabalho. Algo que facilita para que você registre ele e possa reutilizá-lo futuramente na comparação de resultados da empresa. Uma sugestão é fazê-lo mensalmente.

Assim, você tem um controle de fluxo de caixa mais delimitado e que permite tomar decisões a curto e médio prazo. À medida que o seu negócio segue no mercado, completando anos de atuação, você pode adotar períodos mais longos para análise. Por exemplo, semestralmente ou anualmente.

Analise os ganhos e as despesas do estabelecimento

O primeiro passo para criar um fluxo de caixa é separar as despesas e as receitas da empresa em duas categorias distintas. Uma forma simples e eficiente de fazer essa diferenciação é por meio do sistema de símbolos de “negativo” (-) ou “positivo” (+). Nesse momento, escolha aquilo que faz mais sentido para o seu negócio e o que será mais fácil de manter e executar.

Faça projeções financeiras

Outra prática para adotar no fluxo de caixa de lanchonete, pizzaria entre outros negócios é realizar projeções financeiras para os próximos meses. Quando uma empresa consegue entender os ganhos e despesas, é possível se antecipar e se planejar para o futuro.

Atualize os lançamentos das receitas e despesas constantemente

Mantenha o seu fluxo de caixa sempre atualizado. Você pode registrar suas despesas e receitas diariamente, por exemplo, ou definir um prazo fixo para anotar todas essas informações. Dessa forma, é minimizado o risco de deixar um valor importante de fora ou ter um fluxo com dados inconsistentes.

Corte alguns custos

Todo empreendimento que deseja se manter no mercado e crescer financeiramente precisa se planejar para cortar algumas despesas. Portanto, depois de identificar todos os custos, procure cortar — ou ao menos reduzir — aqueles que forem desnecessários ou menos importantes para a rotina do negócio.

Podemos citar o caso de despesas com mudanças frequentes de decoração interna e externa do estabelecimento e, inclusive, a compra de quantidades exorbitantes de alimentos para o estoque.

Utilize recursos tecnológicos

As planilhas ainda são muito usadas por empreendedores para fazer o fluxo de caixa. Porém, quando o preenchimento é manual, ele consome um tempo desnecessário no dia a dia, além de estar mais sujeito a erros e perda de dados total — caso os papéis fiquem expostos ao calor, à umidade, à ação de produtos químicos, à radiação solar etc.

O ideal é usar um software de gestão financeira que facilite o processo e evite falhas. Por meio dessa tecnologia, você consegue integrar as vendas, os recebimentos, as contas, o controle de caixa, o fechamento de caixa e muito mais em um só lugar.

Como analisar o fluxo de caixa?

Há duas estratégias centrais de análise de fluxo de caixa. A primeira é a chamada vertical. Ou seja, quando você analisa os resultados de forma decrescente, dando destaque àquelas categorias com maiores valores, a fim de encontrar discrepâncias que precisam de uma investigação mais detalhada. Algo importante para identificar gastos excessivos, grandes saídas de dinheiro e movimentações suspeitas.

Já a horizontal permite que você faça avaliações comparativas com outros períodos. Por exemplo, com o mês anterior ou o mesmo intervalo de tempo no ano passado. Ela é muito útil para que a empresa consiga caracterizar quais problemas podem ter ocorrido para que o desempenho atual da marca tenha sido inferior. É o caso, por exemplo, da baixa de investimentos ou do aumento de despesas operacionais.

Uma boa gestão de fluxo de caixa ajuda a garantir que você tenha dinheiro suficiente para pagar seus colaboradores em dia e ter mais controle sobre seu estoque, além de fazer um bom planejamento para o futuro do negócio. Então, acompanhe de perto as movimentações financeiras do seu estabelecimento.

Lembre-se de que a escolha dos modelos de fluxo de caixa, assim como o controle o monitoramento deles deve ser feito de forma minuciosa para evitar erros financeiros. Por isso, é importante ter uma equipe dedicada a esse tarefa, além de contar com serviços e recursos tecnológicos que facilitem todo esse processo, como gerenciadores financeiros.

É o caso de softwares, aplicativos e plataformas online em que esses dados possam ser registrados, mensurados e analisados com agilidade e maior segurança. É como diz a Associação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel): “uma gestão eficaz em bares e restaurantes não só assegura a sustentabilidade econômica do negócio, mas também é crucial para oferecer uma experiência consistente aos clientes”.

Para uma gestão mais eficaz no seu negócio, baixe já uma planilha gratuita de fluxo de caixa!