7 práticas para uma boa otimização de recursos

A otimização de recursos é uma soma de práticas voltadas para um uso mais eficaz no uso do capital e dos bens de uma empresa, no sentido de otimizar processos e minimizar perdas. Para tanto, é preciso identificar pontos que merecem atenção — por exemplo, em relação à possibilidade de economizar recursos.

Esses recursos podem ser tanto financeiros como físicos e até mesmo humanos. Então, embora o uso inteligente de recursos envolva o corte de gastos, ele não se resume a isso. Neste post, você vai conferir mais dicas para otimizar recursos e garantir a escalabilidade do seu negócio em meio a um cenário competitivo.

Acompanhe!

1. Analise recursos atuais

Assim como qualquer mudança a se fazer em uma empresa, a busca pela otimização de recursos passa, necessariamente, por uma análise prévia, que deve guiar a tomada de decisões.

Portanto, entenda que aspectos têm sido responsáveis pelos maiores gastos, bem como quais são os setores que mais consomem. Além disso, é importante obter uma descrição sobre as despesas não essenciais.

Quando se trata de movimentações financeiras e questões relacionadas, tudo precisa ser registrado. Isso inclui a compra de insumos e equipamentos, as entradas e saídas do caixa, a margem de lucro e o pagamento de colaboradores, fornecedores e contas básicas, entre muitos outros aspectos.

2. Faça um planejamento estratégico

A partir da análise do uso atual dos recursos, é possível identificar, por exemplo, os pontos de melhoria, as principais dificuldades e obstáculos à boa utilização de recursos e as prioridades em relação ao direcionamento dos mesmos.

Um bom planejamento estratégico, pautado em diagnósticos de desempenho e análises cautelosas, é fundamental, pois abre caminho para que medidas necessárias sejam aplicadas nos setores corretos. Isso assegura uma economia de recursos, de tempo e de esforços da equipe.

3. Crie metas para a otimização de recursos

As metas servem para criar um caminho concreto rumo aos objetivos do seu negócio. De nada adianta saber que existe a necessidade da otimizar o uso dos recursos se a equipe não compreende, exatamente, em que medidas devem ser aplicadas em quais aspectos das atividades comerciais.

É crucial que a gestão, em particular, tenha clareza sobre essas metas e como alcançá-las, para então instruir o restante do time. Os objetivos traçados precisam ser acessíveis e mensuráveis, sob o risco de surtir o efeito contrário ao desejado se não o forem.

4. Otimize processos para evitar desperdícios

Otimização de processos: esse é um fator crucial para evitar ou, ao menos, minimizar desperdícios, tanto de dinheiro como de matéria-prima e outros tipos de recursos. Para tanto, é necessário organizar todas as fases das atividades de cada setor, bem como garantir que os funcionários entendam bem suas atribuições.

Isso permite uma boa delimitação de todas as atividades que se pode executar ao longo das horas trabalhadas. Assim, fica mais fácil reduzir a necessidade de hora extra, por exemplo, pois os colaboradores podem aproveitar melhor a jornada de trabalho prevista.

Após identificar os problemas e suas causas, a equipe gestora pode coletar e analisar informações detalhadas em relação aos processos que geram mais problemas e, portanto, requerem um aprimoramento maior e mais cauteloso.

Por exemplo, uma má gestão de resíduos em um comércio alimentício pode estar atrelada a aspectos como:

• um controle de estoque ineficiente;
• uma separação de resíduos incorreta;
• uma coleta seletiva ineficaz.

Nesse caso, após identificar de modo preciso quais fatores estão prejudicando a gestão de resíduos, torna-se mais fácil tomar as medidas adequadas.

5. Invista na capacitação dos profissionais

Promover a capacitação da equipe por meio de treinamentos específicos e materiais úteis é uma forma de otimizar os recursos humanos da empresa, garantindo um time muito mais eficaz. Embora isso exija um do direcionamento de recursos financeiros e de tempo, o saldo final tende a ser positivo.

Além da eficiência gerada, os colaboradores tendem a se sentir mais bem preparados e, também, mais valorizados. Isso faz com que se tornem mais engajados, aumentando a produtividade. Nesse sentido, vale destacar que, quanto mais preparo e motivação um colaborador tem, menos tempo ele leva para realizar as tarefas do dia a dia.

Portanto, a capacitação dos funcionários não deve ser visto como uma mera despesa, e sim, como um investimento resultante na otimização de recursos, na retenção de talentos e na criação de diferenciais que proporcionam vantagem competitiva.

6. Promova uma atmosfera motivacional

Este ponto tem ligação com a dica anterior, sobe capacitação. Afinal, como mencionado, investir nisso cria um contexto mais motivador, que gera mais engajamento por parte dos colaboradores. Esse é um aspecto fundamental, principalmente considerando que profissionais que trabalham desmotivados acabam por custar mais para as empresas — e esse tipo de gasto é mais difícil de identificar e solucionar.

Seja o local de trabalho um restaurante, uma pizzaria ou outro tipo de estabelecimento, é fundamental que o ambiente seja saudável e motivador, assim como em empresas de outros setores do mercado. Existem diversas formas de tornar o ambiente de trabalho mais agradável e encorajador, como:

• mediar conflitos da melhor forma possível;
• estabelecer recompensas para reconhecer o bom desempenho dos colaboradores mais engajados;
• trabalhar bem a liderança de profissionais que exerçam essa função, como gerentes.

7. Analise os benefícios oferecidos pela sua empresa

Os benefícios concedidos aos funcionários também precisam ser analisados e otimizados como possível — o que não significa, necessariamente, cortá-los. Por exemplo, o vale-transporte pode ser gerido de forma mais eficaz.

Atualmente, existem soluções tecnológicas no mercado que promovem a diminuição de custos, implementam processos ágeis e simplificam a administração, permitindo até mesmo o rastreamento do uso. Isso permite um maior controle por parte da gestão, bem como a diminuição de burocracias.

Quando se pensa no que é a otimização de recursos, é possível resumi-la à ideia de aumentar os lucros sem aumentar os custos — e, de preferência, até reduzindo despesas. Essa gestão inteligente dos recursos deve ser sempre uma prioridade dos empreendedores, pois é fundamental para um negócio verdadeiramente bem-sucedido e com produtividade elevada.