Carta de cobrança: o que é, quando usar e modelos práticos!

A carta de cobrança é uma comunicação formal enviada para clientes com dívidas em aberto. Neste conteúdo, saiba como escrever esse documento!

Você sabe o que é uma carta de cobrança? Essa ferramenta legal, muito popular em estabelecimentos do ramo alimentício, permite a negociação da dívida com o cliente. Assim, a prática formal evita a inadimplência e mantém o faturamento do negócio sem envolver o Judiciário no processo.

A carta de cobrança é uma comunicação formal enviada pelo estabelecimento para clientes, informando-os sobre dívidas em aberto. Esse mecanismo é previsto em lei e faz parte do processo de cobrança extrajudicial, sendo uma opção mais amigável de negociação dos valores com os consumidores.

Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Por que a carta de cobrança é importante no ramo alimentício?

Documentação formal enviada por uma empresa na tentativa de quitar dívidas em aberto, as cartas de cobranças para clientes são fundamentais para estabelecimentos do ramo alimentício. Ela oferece uma opção extrajudicial de negociação das dívidas, possibilitando à gestão de restaurante negociar valores de maneira amigável, sem constranger a pessoa consumidora e sem recorrer a uma longa ação judicial.

Quando usar a carta de cobrança no seu estabelecimento?

Muitas pessoas empreendedoras têm essa mesma dúvida: quando usar a carta de cobrança? Normalmente, esse tipo de cobrança ativa, em que a empresa realiza uma comunicação formal com o cliente para conseguir quitar uma determinada dívida, pode ser utilizada nestes períodos:

  • 5 dias antes do vencimento, com envio do lembrete de pagamento para o cliente e, se possível, nota fiscal da compra;
  • 3 dias após o vencimento da fatura, com envio de uma carta aviso, lembrando o cliente de que a dívida segue em aberto;
  • 13 dias após o lembrete de vencimento da fatura, informando o cliente de que, caso a dívida siga aberta, o estabelecimento fará o registro da ocorrência no Serviço Central de Proteção ao Crédito (SPC).

No entanto, antes de iniciar a negociação, o estabelecimento deve ficar atento ao Código de Defesa do Consumidor, principalmente à seção V, “Da Cobrança de Dívidas”. Nela está claro que, na cobrança de débitos, o consumidor não deve ser exposto a ridículo nem submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

Por isso, é fundamental estabelecer um planejamento estratégico antes de enviar uma carta de cobrança, definindo um tom de voz e uma linguagem direcionada para a situação de cada cliente inadimplente. Em geral, não é indicado usar o mesmo tom de voz para um consumidor que realizou uma única compra no negócio e um cliente que está com você há anos.

Além disso, o estabelecimento deve se antecipar a possíveis ocorrências no momento de envio da carta de cobrança ao cliente. Quando o documento é enviado de forma impressa pelos Correios, por exemplo, a empresa deve se certificar de que o consumidor recebeu ou não a cobrança, uma vez que pode haver extravio e outros imprevistos na entrega da carta ao destinatário.

Quais são as vantagens?

Neste momento, você sabe o que é, como funciona e por que a carta de cobrança é importante para empresas do ramo da alimentação. Mas a dúvida que fica é sobre as vantagens desse instrumento extrajudicial para negociação de dívidas. A seguir, estão listadas as principais. Confira!

Ajuda na negociação do débito

A lista não poderia começar de outro modo, pois a carta de cobrança é um instrumento crucial para um estabelecimento do ramo da alimentação resolver pendências financeiras.

O motivo é que o documento possibilita que as dívidas sejam quitadas de uma maneira mais amigável, acertando um acordo, após o contato com o cliente, para a negociação do débito.

Contribui para a redução da inadimplência

Ao contribuir para a negociação do débito, a carta de cobrança é uma estratégia que ajuda os estabelecimentos a reduzir a inadimplência.

Isso ocorre porque o documento estabelece inicialmente um contato com o cliente, lembrando-o de que existe um pagamento em aberto e oferecendo-lhe opções para quitar a dívida.

Evita a adoção de medidas mais drásticas

Por fim, a carta de cobrança é um documento relativamente simples que oferece a opção de negociação amigável de dívidas com o cliente e reduz a inadimplência no estabelecimento, além de evitar a adoção de medidas mais drásticas, como um processo judicial entre as partes envolvidas na ocorrência.

Que modelos de carta de cobrança usar no seu estabelecimento?

Você já sabe quais são as vantagens da carta de cobrança, porém, que modelos usar no seu estabelecimento? Veja as melhores opções para cada situação de inadimplência!

Antes do vencimento

O estabelecimento deve, em um primeiro momento, enviar uma comunicação para o cliente antes do vencimento da fatura. Nesse caso, o documento não funciona exatamente como uma cobrança, mas, sim, como um lembrete para o consumidor conseguir quitar o débito o mais rápido possível.

A comunicação formal do estabelecimento com o cliente antes do vencimento da dívida pode seguir este exemplo:

“[NOME DA CIDADE], ___ de ________ de 20xx.

Olá, [NOME DA PESSOA]! Esperamos que esteja bem!

Este contato é para lembrar que o débito em aberto no valor de R$ ____ vence em ____ dias, ou seja, em xx/xx/20xx.

O pagamento pode ser feito via ______ ou ________ e o comprovante deve ser enviado para ___________.

Caso tenha algum problema para efetuar o pagamento, por favor, entre em contato com _________________.

Atenciosamente,

[NOME DA EMPRESA]”

Não se esqueça de que a carta de cobrança deve informar a data de vencimento do pagamento, o valor da dívida e possíveis multas e juros que podem acumular se o cliente não quitar a fatura até o vencimento do pagamento.

Poucos dias após o vencimento

Após o vencimento do pagamento, o estabelecimento deve realizar a cobrança da dívida a ser paga pelo cliente inadimplente. Nesse momento, é preciso pensar, também, sobre o valor da dívida (pequeno ou grande) e há quanto tempo a pessoa devedora é cliente da empresa do ramo alimentício.

“[NOME DA CIDADE], ___ de ________ de 20xx.

Prezado(a), [NOME DA PESSOA],

O débito no valor de R$ _____ segue em aberto. O vencimento aconteceu em XX/XX/20xx.

A pendência deve ser regularizada dentro do prazo de ___ dias úteis por meio de _______ ou _______________, e o comprovante deve ser enviado para ___________ até xx/xx/20xx.”

Atenciosamente,

[NOME DA EMPRESA]

[canais de contato]”

Para oficializar esse modelo de carta de cobrança, a gestão empresarial precisa estabelecer uma comunicação mais formal, redigindo o texto com palavras claras e objetivas para mostrar ao cliente inadimplente que o assunto é sério e pode implicar consequências para a pessoa caso a dívida siga em aberto.

Muitos dias após o vencimento

Se o débito está há mais de um mês em aberto e o cliente não deu retorno para o estabelecimento, provavelmente é a hora para protestar a dívida na justiça. No entanto, ao enviar um novo documento para a pessoa, é importante deixar claro que ela ainda tem uma última chance para resolver o problema antes do processo judicial.

“[NOME DA CIDADE], ___ de ________ de 20xx.

Prezado(a), [NOME DA PESSOA],

O débito no valor de R$ _____ segue em aberto. O vencimento aconteceu em XX/XX/20xx.

Solicitamos que realize regularize a situação efetuando o pagamento até xx/xx/20xx e enviar o comprovante para ________________.

Os meios de pagamento disponíveis são: ____________ e _______________.

Infelizmente, caso o pagamento não seja realizado até a data informada, registraremos a ocorrência no cadastro no Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).

Atenciosamente,

[NOME DA EMPRESA]

[canais de contato]”

A carta de cobrança é um importante mecanismo legal para oferecer a possibilidade de pagamento de dívidas a clientes inadimplentes, sem envolver um processo na justiça. Mas, em todo caso, tenha cuidado com o tom de voz adotado no documento, para o consumidor não se sentir ameaçado ou intimidado pela carta.

Continue se informando com dicas para estabelecimentos do ramo alimentício! Confira 8 passos essenciais para atingir o sucesso na gestão financeira do seu restaurante!

Por iFood

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