A gestão de farmácia é uma atividade importante para garantir as vendas do negócio, mas também precisa seguir as regulamentações do setor. Ao mesmo tempo, a concorrência é enorme, com estabelecimentos competidores estando na mesma rua, às vezes até lado a lado. Então, como se diferenciar e conquistar clientes?
A melhor maneira de obter vantagem competitiva é justamente realizar uma boa gestão farmacêutica. Isso porque o varejo do setor fechou o ano de 2024 com 93,7 mil farmácias e 8,1 bilhão de unidades. O faturamento foi de R$158,4 bilhões, uma alta de 11% em comparação com 2023.
Então, como fazer uma boa gestão em farmácia e alcançar melhores resultados? Quais são as boas práticas para se destacar onde quer que seu estabelecimento esteja? Confira neste artigo.
O que é gestão de farmácia?
Gestão de farmácia é a aplicação de conhecimentos de gestão às técnicas farmacêuticas para o gerenciamento de logística, compras, treinamento de colaboradores, divulgação e finanças. Além disso, contempla as regulamentações do setor, que define o que pode ser realizado.
Ao equilibrar todos esses aspectos, assegura-se a comercialização de medicamentos com qualidade e dentro dos cuidados necessários. Assim, o gestor tem a responsabilidade de regular a entrada e saída de remédios da farmácia, fazendo com que a população tenha qualidade e bem-estar.
Ao mesmo tempo, os processos internos se tornam mais seguros e eficientes tanto no que se refere à compra quanto ao armazenamento, à venda e à distribuição.
Por que é importante fazer a gestão farmacêutica?
A gestão farmacêutica é importante para garantir a eficiência e a fluidez dos processos, o que resulta em melhoria no atendimento e na satisfação dos clientes. Como consequência, o gerenciamento de estoque e compras, o fluxo de caixa e o cumprimento das regras são realizados da melhor forma possível.
Essa prática traz vários benefícios. Os principais são:
- redução de custos, porque há menos desperdício de tempo e dinheiro, automação e otimização de processos;
- extinção de tarefas desnecessárias, com eliminação de gargalos e diminuição dos gastos de insumos, energia, água etc.;
- padronização dos processos e a devida documentação para reduzir o tempo de treinamento e implementar o Procedimento Operacional Padrão (POP);
- aumento do controle e do monitoramento, o que facilita a busca de erros de execução, identificação de pontos fortes e fracos, e acompanhamento das atividades.
Quais são os pilares da boa gestão de farmácia?
Os pilares da boa gestão de farmácia são pessoas, ferramentas, processos e gestão. Veja o que caracteriza cada um desses aspectos.
Pilar da gestão de farmácia: pessoas
A sua equipe é fundamental para a gestão em farmácia, porque são responsáveis pela organização, bom atendimento e outras etapas. Portanto, este pilar exige conhecimento e motivação. Saiba o que os seus colaboradores esperam, comunique as suas expectativas e entenda a dinâmica entre os trabalhadores.
Pilar da gestão de farmácia: ferramentas
As ferramentas representam os recursos usados pelas pessoas, isto é, a equipe e o gestor. Assegure-se de que os colaboradores tenham todos os itens de que precisam para trabalharem com eficiência. Invista em um sistema de gestão, que vai centralizar as informações, integrar os setores e garantir a segurança dos dados.
Pilar da gestão de farmácia: processos
O fluxo de trabalho decidirá quais ferramentas você vai usar e as medidas mais adequadas para a gestão de pessoas. Aqui, pense nos seguintes aspectos:
- como ocorrerá a compra dos medicamentos;
- como será feito o check-in das mercadorias;
- de que forma será realizada a precificação;
- como os produtos serão dispostos;
- se haverá checkout das mercadorias;
- como deverá ser feito o atendimento aos clientes por balconista para aumentar o ticket médio.
Pilar da gestão de farmácia: gestão
Este pilar é o seu papel como gestor, as decisões que precisará tomar e as melhorias que deverá fazer. Todos os aspectos verificados antes devem direcionar as definições que você fará.
7 boas práticas para a gestão em farmácia
1. Controle o estoque
Existem várias formas de controlar o estoque. Para farmácias, duas opções são o Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS), também conhecido como FIFO, e o Primeiro que Vence, Primeiro que Sai (PVPS), ou FEFO.
No primeiro caso, você prioriza a venda dos produtos que chegaram antes no estoque. No segundo método, a saída depende da data de vencimento. Ambos são válidos para esse tipo de negócio, que precisa ter uma boa organização para evitar desperdícios.
2. Otimize os processos
Acompanhe tudo o que acontece na sua farmácia e saiba se há alguma evolução no fluxo de trabalho. Monitore indicadores e métricas para saber o que pode ou precisa ser melhorado. A definição dos melhores KPIs dependerá do seu objetivo, que pode ser o aumento das vendas ou a redução de desperdícios, por exemplo.
3. Faça um planejamento estratégico
Defina o que pretende com a gestão de farmácia e elabore um planejamento estratégico. Conte com a ajuda da sua equipe e ouça sugestões, faça melhorias e descubra os processos que causam problemas e atrasos.
4. Melhore a gestão financeira
A gestão de farmácia também passa pelos aspectos financeiros. Acompanhe o fluxo de caixa, verifique os números e veja se as decisões tomadas trouxeram bons resultados. Nesse sentido, alguns indicadores úteis são:
- retorno sobre vendas: é a quantia obtida com as vendas realizadas;
- fluxo de caixa livre: é o dinheiro gerado todos os dias depois de retirar os custos operacionais, como salários, investimentos, juros, dividendos e impostos;
- índice de cobertura de caixa: mostra se a farmácia tem condições de arcar com seus compromissos financeiros e expandir. Para descobrir a resposta, divida o fluxo operacional pela dívida total.
5. Faça uma boa divulgação da farmácia
Invista no marketing para atrair clientes e divulgar seu negócio. Aposte nas redes sociais e no WhatsApp para enviar ofertas e promoções aos seus clientes. Também é interessante criar programas de fidelidade e ter presença nos aplicativos de delivery.
No iFood, sua farmácia tem mais visibilidade e você alcança um público maior, que deseja praticidade e comodidade. Assim, em vez de vender somente na loja física, faz a entrega de produtos e aumenta a sua competitividade.
Essa questão é bastante relevante, já que os pedidos em farmácias aumentaram 78% no iFood em 2024. Sem contar que essa categoria movimenta 30% do valor total gerado pelo app.
6. Automatize processos
Escolha um sistema de gestão de farmácia completo, que atenda a todas as suas demandas. É importante que os dados fiquem centralizados e você tenha acesso a relatórios que facilitem a análise.
7. Capacite a equipe
Os colaboradores precisam ser capacitados para prestarem o atendimento esperado. Além da qualificação para o contato com os clientes, também foque os conhecimentos, já que os consumidores podem fazer perguntas. Essas medidas ajudam na fidelização.
Quais são os desafios da gestão de farmácia?
A gestão de farmácia tem vários desafios. Entre os principais estão:
- conformidade regulatória: há várias normas da Vigilância Sanitária e do Conselho Regional de Farmácia a seguir. Por isso, é preciso se informar e atualizar constantemente para evitar multas, interdições e perda de licenças;
- concorrência do setor: o segmento de farmácias é altamente competitivo e, em alguns lugares, o mercado está saturado. Então, é preciso criar estratégias para se destacar;
- inovação e tecnologia: o uso de novas ferramentas é complexo e pode ser caro. De toda forma, vale a pena se atualizar e buscar soluções que agreguem valor.
Agora que você entende o que é gestão de farmácia e o cenário dessa atividade, está na hora de decidir a melhor forma de aplicar as boas práticas. Atualizar-se e encontrar oportunidades de diferenciação são atitudes fundamentais. Assim, você traz praticidade e atende às demandas dos clientes.
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