Os insumos representam o início da cadeia produtiva. Portanto, gerenciá-los bem é essencial para garantir o sucesso das operações de qualquer negócio — o que inclui estabelecimentos do setor alimentar.
A gestão empresarial precisa monitorar constantemente todo o seu processo produtivo desde a aquisição de matéria-prima, mantendo boas parcerias com fornecedores e investindo em tecnologias que facilitem o controle do estoque.
Entenda mais sobre os insumos e como geri-los!
O que é gestão de insumos?
Também chamada de gestão de compras, a gestão de insumos é a área administrativa que envolve o conjunto de investimentos, procedimentos e relações necessário às seguintes etapas:
- planejamento e controle do estoque;
- seleção de itens e fornecedores;
- negociação com fornecedores;
- aquisição dos itens;
- armazenamento e estocagem.
Essa área envolve, portanto, o gerenciamento dos aspectos relativos aos insumos necessários à atividade produtiva principal de uma empresa. No caso dos estabelecimentos alimentícios, esses insumos são, principalmente, ingredientes para o preparo de pedidos.
O gerenciamento dos insumos é essencial para a gestão de estoque, que requer uma série de cuidados para que o negócio se mantenha lucrativo, a exemplo do bom planejamento da compra de matéria-prima, a fim de evitar tanto perdas como a falta de ingredientes.
Por que a gestão de insumos é tão importante?
Considerando a lógica de uma cadeia produtiva, é intuitivo afirmar que um déficit em determinado ponto afeta as etapas seguintes. Logo, eventuais falhas na gestão de insumos tendem a prejudicar as operações futuras.
Com uma boa gestão de insumos, seu estabelecimento reduz custos, investe melhor e evita o vencimento e a depreciação dos produtos.
Além disso, essa gestão tem o papel de acompanhar ações da concorrência e o índice geral de preços. A partir disso, é possível garantir uma boa competitividade da empresa no mercado, além da lucratividade.
Uma verdadeira gestão 360º se preocupa com todos os ângulos da administração empresarial, além de atuar de forma estratégica nas diversas esferas envolvidas. Certamente, essa gestão não pode deixar de lado o gerenciamento dos insumos, essencial para quem vende produtos — em especial no setor alimentar.
Como realizar uma boa gestão de insumos?
Visando uma gestão eficaz de insumos, é uma boa ideia apostar em uma cozinha sustentável. Essa modalidade, além de favorecer o meio ambiente, tem benefícios para o controle de estoque, com destaque para a redução de desperdícios.
Confira, a seguir, mais dicas para melhorar essa gestão e contribuir para o sucesso das suas atividades comerciais!
Planeje de forma estratégica
Para um planejamento estratégico do estoque, é necessário considerar fatores como a dinâmica do mercado e a sazonalidade. Por exemplo, para uma sorveteria, é natural que o número de pedidos aumente durante o verão, e o estoque precisa acompanhar essa demanda.
É importante, também, considerar estratégias promocionais e campanhas publicitárias no gerenciamento dos insumos, já que elas podem afetar as quantidades necessárias.
Vale ressaltar que um bom planejamento pode evitar custos adicionais. Por exemplo, no caso de um pedido de urgência, o preço do produto e o valor do frete cobrado pelo fornecedor podem ser maiores. Então, quanto mais previsibilidade seu estoque tiver, melhor.
Monitore a linha de produção
É essencial conhecer bem a sua cadeia produtiva. Dessa forma, você saberá como identificar os gargalos e onde realizar melhorias. Também é fundamental ter atenção à qualidade dos itens usados, que terá impacto sobre a qualidade dos pedidos vendidos, bem como fazer eventuais levantamentos dos insumos usados nos meses passados.
A partir desta análise, a gestão pode verificar todos os dados dos insumos utilizados e elaborar um planejamento de compras mais compatível com as necessidades do momento. Afinal, conhecer as particularidades do negócio e da situação atual é essencial para o bom monitoramento dos processos, bem como para evitar gastos desnecessários.
Use a tecnologia como aliada
O levantamento das quantidades de insumos dos meses anteriores pode ser feito manualmente por meio de planilhas, mas nada como um bom software para automatizar processos e facilitar o monitoramento da entrada e saída de matéria-prima.
Nesse sentido, o uso de tecnologia também é importante para garantir uma visão mais ampla da situação, bem como a avaliação em tempo real das perspectivas de produção e venda.
A tecnologia pode ser essencial na previsão correta das necessidades do empreendimento. Ela também pode auxiliar na elaboração de planos de contingência para situações excepcionais — a exemplo de crises que impeçam o abastecimento, ou da desistência de fornecedores.
Tenha atenção à escolha e relação com os fornecedores
A segurança da gestão de insumos também se baseia nas estratégias utilizadas para compra de matéria-prima. Afinal, sem ela, é impossível produzir os pedidos feitos pela clientela.
Uma boa escolha dos fornecedores do seu estabelecimento, aliada a um monitoramento constante da relação com eles, é crucial para que a cadeia produtiva funcione conforme o esperado.
Essa é uma variante externa essencial para a etapa inicial da sua produção. Em caso de problemas com os fornecedores, a produção dos pedidos é afetada, o que prejudica as vendas e o desempenho do negócio como um todo.
Tenha sempre em mãos os contatos dos seus fornecedores, além de informações detalhadas sobre a entrega dos produtos, as condições de pagamento e outros aspectos pertinentes. Lembre-se de considerar todos esses fatores, ainda, na escolha de fornecedores, além de avaliar constantemente a possibilidade de alternativas mais vantajosas.
É importante sempre ter, ao menos, um plano B. Em outras palavras, garanta que há alternativas em caso de imprevistos com seus fornecedores. Assim, você pode evitar ou contornar uma série de situações problemáticas para sua empresa. Por exemplo, se um ingrediente estiver em falta para o fornecedor A, você pode consegui-lo com o fornecedor B e evitar a perda de pedidos pela falta de matéria-prima.
Organize a automatize seu estoque
Ao organizar bem o inventário em estoque e os materiais que estão em uso pela produção, é possível separar os insumos em categorias, como:
- itens em confecção;
- matéria-prima armazenada;
- produtos acabados.
Esse controle permite o acompanhamento dos padrões de qualidade dos produtos do estabelecimento, bem como a manutenção em estoque dos insumos e itens necessários para atender às demandas da clientela.
Entenda o seu fluxo de caixa
A gestão de insumos está diretamente relacionada com o fluxo de caixa do empreendimento. Como os insumos são responsáveis por grande parte dos custos de um estabelecimento, seu impacto financeiro precisa ser considerado sempre.
Nesse sentido, é fundamental saber:
- quais são os recursos necessários para a produção do seu estabelecimento;
- qual é a frequência ideal de reabastecimento para cada item;
- quais são os melhores parceiros e fornecedores;
- o que os dados de consumo de anos e meses anteriores apontam sobre as tendências em relação à necessidade de insumos.
Quando associada a um bom planejamento e à identificação de oportunidades, a gestão de insumos tem muito a contribuir para o sucesso do seu negócio. Nesse sentido, vale ressaltar que a capacidade de prever padrões e identificar cenários depende do monitoramento eficaz de dados e da conversão deles para informações norteadoras.
O sucesso do seu negócio depende, em parte, de um bom acompanhamento do pagamento dos seus fornecedores e de outras despesas. Baixe já, gratuitamente, a planilha de contas a pagar do iFood!
2 respostas
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