Como o gerenciador financeiro ajuda no controle de caixa?

Gerir um comércio alimentício envolve a compra de ingredientes, o preparo da comida, a divulgação do negócio, lidar com uma equipe inteira e, como se isso já não fosse trabalhoso o suficiente, controlar as finanças. Nesse sentido, o gerenciador financeiro, ou gerenciador de caixa, surge como um grande aliado.

Trata-se de uma solução digital que ajuda os empreendedores a ter um controle maior das entradas e saídas do estabelecimento. Ele conta, ainda, com outras funções que permitem um acompanhamento mais preciso do fluxo de caixa.

Entenda como o gerenciador financeiro ajuda no controle de caixa!

O que é o gerenciador financeiro?

O gerenciador financeiro é uma ferramenta digital que realiza diversas tarefas a fim de facilitar o acesso às informações e possibilitar uma economia de tempo. Entre suas funções, estão a otimização do fluxo de caixa, o registro de informações importantes, o fornecimento de relatórios personalizados e o download de notas fiscais.

Um aspecto importante é que essa ferramenta ajuda tanto empreendedores individuais como empresas. Gerenciadores financeiros são sistemas utilizados pelos melhores restaurantes, mas também oferecem soluções bem acessíveis para quem está começando no segmento alimentício. 

Quem trabalha com gastronomia já sabe que o futuro da indústria alimentícia contará com um número cada vez maior de tecnologias. Sistema de entrega, controle de caixa e gestão de estoque são bons exemplos de como a tecnologia pode auxiliar os comércios alimentícios a organizar as suas finanças e outros aspectos de gestão.

Qual é a sua relação com o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é o principal instrumento de controle financeiro de uma empresa. Por meio dele, os gestores monitoram os custos fixos e variáveis e controlam o pagamento dos funcionários, bem como a gestão e quitação de notas fiscais, despesas eventuais e outros aspectos.

Assim, o fluxo de caixa precisa do registro dessas informações. O gerenciador financeiro é uma ferramenta que, além de permitir salvar os dados em um ambiente digital, facilita sua consulta.

Trata-se, portanto, de uma tecnologia que garante um fechamento de caixa preciso. Diferentemente das planilhas de softwares instalados no computador, essa ferramenta atua de modo online, com mobilidade e praticidade.

O gerenciador financeiro une e cruza informações, além de alertar sobre os compromissos financeiros do empreendimento. É possível receber lembretes sempre que uma conta está para vencer, o que ajuda a evitar a inadimplência. Também há lembretes para quando o estoque precisa de reposição.

Utilizar esse tipo de sistema para restaurante permite uma melhor projeção dos gastos por setor, de lançamentos periódicos e de contas a pagar e a receber, por exemplo.

Por que é importante tratar esse assunto estrategicamente?

A partir dos dados obtidos com o gerenciador financeiro, sendo sempre atualizados, é possível direcionar energias e recursos para sanar os problemas urgentes e planejar os gastos de forma inteligente.

O uso de tecnologia para a gestão financeira permite automatizar processos e ganhar tempo, além de descobrir os maiores custos do seu negócio. A partir disso, você pode montar uma estratégia para reduzi-los e aumentar os rendimentos.

Quais os benefícios de usar um gerenciador financeiro?

Como você já sabe, o gerenciador financeiro é um recurso digital que fornece relatórios, gráficos e comparativos sobre a saúde financeira da empresa. Confira, a seguir, as principais vantagens de usá-lo no seu negócio.

Segurança e praticidade

O acúmulo de anotações em papéis avulsos vai à contramão das práticas da maioria das empresas que prezam pela organização de seus dados. O risco de perdas é muito menor quando se usa um software para gerenciar as finanças, enquanto a facilidade de acesso é muito maior.

Economia de tempo

Esqueça fila no banco ou boleto impresso! Com a automatização de seus processos financeiros, você economiza tempo e consegue se dedicar mais aos projetos de gestão ou outra área que precise de atenção.

Ajuda no planejamento das finanças

Outra finalidade do gerenciador financeiro é agilizar a emissão de notas fiscais e boletos eletrônicos. Além disso, quem utiliza esse tipo de recurso digital tem a possibilidade de pagar contas com cartão de crédito por meio de links específicos para isso.

Os relatórios gerados pela ferramenta são cruciais para a saúde financeira da empresa. Servem tanto para avaliar se as operações planejadas estão dando certo como para orientar a criação de um novo planejamento estratégico.

Maior acessibilidade

Antes, para se ter acesso aos dados da empresa, era necessário carregar um monte de papéis ou levar o computador de uso profissional para casa a fim de acessar as planilhas.

Com o gerenciador financeiro, você tem acesso online aos dados de que precisa — em geral, diretamente no navegador do computador ou pelo celular —, em qualquer lugar e a toda hora. Isso confere muito mais autonomia para a gestão e permite o controle contínuo das atividades do restaurante.

Controle da inadimplência

O gerenciador de caixa vai ajudar a cobrar dívidas dos devedores e, também, a fazer a empresa quitar seus compromissos antes do vencimento, evitando entrar no vermelho.

Por que depender da memória se o gerenciador pode se lembrar de tudo por você? Dá para agendar o pagamento de contas e não ter a chance de esquecer. Com o auxílio dessa ferramenta, você terá sempre à mão os dados referentes a:

• demonstrativo e cronograma de contas a pagar e receber;
• demonstrativo financeiro periódico;
• relatório de fluxo de caixa;
• relatório de pagamentos previstos e realizados.

Como analisar as informações do gerenciador financeiro?

A tela financeira será de grande ajuda para entender as informações geradas pelo gerenciador financeiro. Nela, encontram-se descritos detalhadamente o valor total de vendas, as vendas e repasses por data, os lançamentos e muito mais.

São fornecidas informações essenciais para acompanhar o desempenho da empresa, comparar dados e fazer estimativas e apontamentos sobre gastos e lucros. Entre os principais itens, podemos destacar o total gasto no mês (ou outro período) anterior, os produtos e serviços responsáveis pelo crescimento ou decrescimento da receita, os recursos disponíveis, a situação do estoque e a projeção de faturamento nos meses seguintes.

É fundamental manter os dados do sistema sempre atualizados e com a maior riqueza de detalhes possível. Assim, os relatórios terão maior precisão e utilidade.

Lembre-se de ter atenção às métricas financeiras, como a despesa por setor, que serve para observar a situação de cada um dos setores separadamente.

Como escolher um gerenciador de qualidade?

Um bom gerenciador permite que você deixe de perder tempo emitindo notar e controlando o estoque manualmente. O mais interessante é que existem opções gratuitas para isso.

A Caixa Econômica Federal oferece um gerenciador financeiro gratuito e cheio de funcionalidades, que serve para empreendedores enquadrados nas seguintes modalidades:

• Microempresa (ME);
• Microempreendedor Individual (MEI);
• Pequena Empresa;
• Média Empresa;
• Grande Empresa.

Outra opção gratuita e bem avaliada nas lojas de aplicativo é o Minhas Economias. Essa solução é mais focada em finanças pessoais, mas pode ser adaptada para que gestores consigam controlar os gastos feitos e o seu fechamento de caixa.

O gerenciador de caixa é uma solução digital que ajuda os empreendedores a monitorar as entradas e saídas do estabelecimento, assim como realizar o planejamento financeiro de curto, médio ou longo prazo. Adotar essa solução é uma oportunidade de modernizar os processos, facilitar a consulta às informações e abolir o uso excessivo de papel, entre outros benefícios.

Para aprimorar ainda mais sua gestão financeira, descubra já como fazer uma boa gestão de caixa!