Toda empresa tem as suas obrigações fiscais que precisam ser cumpridas. Além disso, ela também tem que monitorar a situação contábil do negócio, para resguardar a saúde financeira e o controle de despesas. Realizar as duas tarefas de uma vez só parece um desafio, mas é possível por meio de um balanço patrimonial.
Entretanto, como todo instrumento de gestão financeira, ele pode ser um pouco complicado de fazer, ao menos no início. Há alguns erros de conceito e de organização que podem fazer com que ele não feche corretamente.
Confira este post completo para que você não tenha dúvidas na hora de elaborar o seu balanço patrimonial!
O que é o balanço patrimonial?
O balanço patrimonial é um relatório contábil que avalia as condições patrimonial e financeira de uma empresa ao final de um determinado período — geralmente, a cada 12 meses. É a demonstração financeira mais importante de um negócio.
Ainda que ele seja elaborado normalmente a cada 12 meses, nada impede que possa ser feito em menos tempo. O balanço fornece um quadro geral sobre as situações econômica e contábil da empresa, ao listar todos os bens, valores e direitos que ela tem em um determinado período.
No caso de um empreendimento do ramo alimentício, o balanço deve conter todos os bens (dinheiro atual no caixa, estoques e equipamentos), assim como os direitos (valores a receber em pagamentos no cartão de crédito, por exemplo) e as obrigações com despesas (salários com funcionários e financiamento de máquinas).
As empresas têm obrigação, pela legislação, de elaborar o seu balanço, ao fim de cada exercício, assinado por contador e por representante legal do negócio.
Para que serve o balanço patrimonial?
Um balanço patrimonial serve para representar, qualitativa e quantitativamente, tudo o que uma empresa tem. Como ele é organizado em blocos em relação à liquidez, fica mais fácil visualizar as informações e realizar projeções. Além disso, é possível:
- conhecer a situação patrimonial do negócio e mapear os seus bens, obrigações e direitos durante aquele período;
- analisar as necessidades do empreendimento, financeiras e operacionais;
- compreender os recursos presentes e as fontes de despesa;
- visualizar o desempenho geral da empresa, por meio do estudo da evolução histórica do patrimônio;
- realizar o planejamento tributário;
- estimar o valor de mercado do estabelecimento, com a análise dos ativos e do patrimônio líquido;
- proporcionar o pagamento de dividendos aos acionistas e sócios;
- oferecer dados úteis para investidores e outros interessados.
Como fazer o balanço patrimonial?
Agora, entenda os passos para realizar um balanço patrimonial na prática, além de otimizar a gestão de restaurante e de outros empreendimentos do ramo alimentício.
Determine um período
O balanço patrimonial aborda a condição financeira do negócio dentro de um período específico. Portanto, o primeiro passo é determinar a data desse relatório. Assim, existe o modelo tradicional de realização a cada 12 meses, mas companhias de capital aberto costumam fazê-lo trimestralmente.
Pontue seus ativos
Com o período escolhido, você precisará considerar e contabilizar todos os ativos dentro dele. Eles são divididos em dois grupos. O primeiro é o ativo circulante, que tem como exemplos:
- caixa atual do estabelecimento;
- contas a receber;
- bens (como os equipamentos).
Já os ativos não circulantes são, entre outros:
- títulos negociáveis de longo prazo, como aplicações financeiras que o estabelecimento tenha feito;
- propriedade, considerada um ativo não circulante, pois o estabelecimento alimentício não pode se desfazer do seu imóvel principal, por exemplo, porque precisa dele para tocar o negócio;
- ativos intangíveis (como patentes, franquias, direitos autorais).
Uma peculiaridade é que ambos os ativos, circulantes e não circulantes, devem ser subtotalizados (isto é, você deve reunir todos os gastos relacionados a cada item) e somados. Em empreendimentos relacionados à alimentação, alguns exemplos de ativos são o caixa atual e o patrimônio em máquinas e utensílios.
Mapeie seus passivos
O terceiro passo é identificar quais são as obrigações da empresa com terceiros. Aqui, novamente, há dois grupos. O primeiro deles é o passivo circulante, cujos exemplos são:
- pagamentos de juros;
- aluguel;
- despesas acumuladas.
Já os passivos não circulantes são representados por:
- empréstimos de longo prazo;
- impostos de renda diferidos;
- dívidas a longo prazo;
- entre outros.
Assim como os ativos de sua empresa, os passivos precisam ser subtotalizados e depois somados. No caso de comércios do ramo alimentício, alguns exemplos de passivos são gastos com fornecedores ou prestações do pagamento de máquinas.
Calcule o patrimônio líquido
Nessa fase, você precisará listar as contas que apontam o valor contábil do seu negócio. Para isso, precisará considerar os lucros acumulados, o capital social, o fluxo de caixa, entre outros itens.
Caso a empresa tenha um único proprietário, será mais fácil realizar esse trabalho. Alguns elementos que contribuem para o patrimônio líquido são:
- reservas de capital;
- capital social;
- reservas de lucros;
- ações em tesouraria.
Compare o total do passivo e do patrimônio líquido com os ativos
Agora que abordou todas as contas possíveis, você tem todos os elementos para fazer o seu balanço. É importante notar que uma medida que aponte uma boa saúde financeira é aquela que apresenta um equilíbrio entre os ativos e o montante de passivos.
Por isso, o relatório final é estruturado da seguinte forma:
Lado esquerdo do relatório = ativos
Lado direito do relatório = passivos e o Patrimônio Líquido
Outro detalhe interessante é que os valores são sempre agrupados em contas e a ordem deles é determinada pela situação de liquidez — afinal, fica mais fácil analisar o relatório.
A demonstração contábil do governo brasileiro é um exemplo final de um balanço patrimonial que mostra bem (na segunda metade da página) a estrutura e a disposição dos elementos.
Quando deve ser feito?
Em relação à obrigatoriedade e à prestação de contas ao governo, o balanço patrimonial deve ser feito por empresas, geralmente, ao final de cada exercício social.
É interessante notar que apenas aquelas que optam pelo regime tributário Simples Nacional estão dispensadas de apresentar o balanço, desde que estejam com as demais obrigações em dia.
Por sua vez, o exercício social é compreendido em um período de um ano, de janeiro a dezembro, sendo obrigatória a sua apresentação no ano seguinte. Nesse sentido, ele se parece com o Imposto de Renda, que é realizado até o fim do quarto mês, abril.
Caso o período do seu balanço patrimonial seja de 12 meses, isso significa que a empresa precisa prestar contas até abril do ano seguinte. Outro detalhe é que pode haver alteração no prazo, por motivos excepcionais. Em 2020, por conta da pandemia do coronavírus, o prazo de elaboração foi estendido até julho.
Mesmo que esse tipo de alteração seja raro, é importante prestar atenção, ano a ano, além de manter os registros, também ano a ano. Com tudo devidamente registrado, será bem mais fácil entregar o balanço sem erros.
O que analisar?
Analisar o balanço vai além da verificação de liquidez do patrimônio líquido. É importante visualizar a saúde financeira da empresa como um todo e checar se ela consegue, por exemplo, arcar com um possível ônus até conseguir lucrar com determinado investimento.
Assim, o balanço patrimonial não indica apenas a situação atual da empresa, mas também fornece o cenário para analisar a possibilidade de expandir os negócios com os recursos que você já tem. Fica mais fácil, assim, realizar projeções mais precisas e tomar decisões mais embasadas.
Ele funciona tanto para a análise de investimentos pontuais quanto para uma abordagem mais holística: um proprietário pode esperar até que um balanço seja mais equilibrado para decidir expandir o seu negócio com mais segurança.
O balanço patrimonial é um instrumento imprescindível para qualquer negócio. Aliado a outras práticas internas, ele não só ajuda a empresa financeiramente, como ainda garante a transparência nas demonstrações contábeis entregues ao governo.
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