Entenda o que é conciliação bancária, como fazer e modelo prático!

Uma das melhores maneiras de entender sobre a contabilidade e finanças do seu negócio é realizar a conciliação bancária. Essa checagem rotineira, capaz de identificar todas as entradas e saídas do caixa, é indispensável para um controle financeiro eficiente.

Embora seja uma atividade de grande importância, muitos gestores ainda negligenciam a prática. Em razão disso, corre-se o risco de faltar capital para a realização dos afazeres diários ou, ainda, para o cumprimento de obrigações financeiras.

Continue a leitura para entender o que é conciliação bancária, sua importância e saiba como aplicá-la no seu estabelecimento!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é um processo de comparação realizado entre o saldo interno e o extrato bancário. As entradas e saídas são conferidas, somadas (ou abatidas) aos saldos e às movimentações da conta-corrente.

A função de uma conciliação bancária é descobrir se o controle financeiro está correto e se todos os lançamentos são compatíveis com os extratos bancários.

Verificar se as contas estão em conformidade com os lançamentos do fluxo de caixa é fundamental, principalmente se seu negócio recebe pagamentos por meio de cartões de crédito ou Pix.

Um estabelecimento do setor alimentício, independentemente do seu porte, lida com transações financeiras constantes, como compras de ingredientes, aluguel de equipamentos, serviços de manutenção, pagamentos por parte dos clientes etc. Portanto, esse tipo de conferência é fundamental para evitar desperdícios e prejuízos.

Com a conciliação bancária, é possível detectar diferenças entre os registros contábeis e o extrato bancário, pois é muito comum identificar cheques não compensados ou depósitos bloqueados, por exemplo.

Além disso, o relatório dessa conferência pode ser requisitado em auditorias externas para comprovar a movimentação financeira do negócio.

Por que fazer a conciliação bancária?

Existem diversos motivos que comprovam a necessidade de implementar a conciliação bancária na rotina da gestão de restaurantes e outros empreendimentos alimentícios. Veja alguns deles:

Descoberta de possíveis inconsistências

Durante o ano é possível que alguns erros nos lançamentos e recebimentos ocorram. Eles podem parecer mínimos, mas, somados, podem comprometer as finanças do seu empreendimento. Com a conciliação bancária, esses problemas são facilmente evitados.

É importante dizer que, caso sejam identificados equívocos nos registros de entradas e saídas, sua empresa chegará a resultados inconsistentes e tomará decisões arriscadas, o que pode prejudicar o futuro do negócio.

Melhor comunicação com a contabilidade

Outro diferencial do monitoramento constante e rígido das movimentações financeiras é o favorecimento da comunicação com o setor contábil, ajudando no repasse de dados e informações indispensáveis para o fechamento do mês.

Assim, você tem a certeza de que determinadas obrigações financeiras serão pagas no tempo certo, sem surpresas desagradáveis.

Fluxo de caixa mais saudável

Quando entradas e saídas de dinheiro são controladas com frequência, você consegue cumprir as obrigações fiscais e evita gastos excessivos.

Todo esse cuidado favorece o fluxo de caixa, que passa a operar em um nível mais seguro, favorecendo a estrutura financeira do seu estabelecimento.

Saldo bancário mais confiável

Quando você conhece exatamente o valor que tem em caixa, isso beneficia a tomada de decisões do negócio.

Logo, com o saldo bancário mais preciso, é possível programar investimentos em novos equipamentos, estruturas, melhorias no atendimento, ampliação do cardápio etc.

Qual é a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

Muitas pessoas pensam que conciliação bancária e fluxo de caixa são a mesma coisa, mas não é verdade.

Resumidamente, fluxo de caixa corresponde ao registro de pagamentos e recebimentos, sendo essencial para saber se você está lucrando ou levando prejuízos.

A recomendação é que essa atividade seja feita sempre no final do expediente, para evitar que valores não sejam depositados por esquecimento.

É preciso ter cuidado para não esquecer de nenhum valor, mesmo que seja muito pequeno, pois, no final do mês (ou ano), ele pode fazer diferença.

Ou seja, não se esqueça de contabilizar alguma compra rápida de última hora de algum ingrediente que não estivesse no planejamento mensal, por exemplo.

Já a conciliação bancária, como foi dito no tópico anterior, é o ato de conferir se o controle financeiro interno está de acordo com os valores lançados no extrato bancário.

Imagine que, no dia 15, você registrou uma venda de R$ 300. Logo, a conciliação será feita se, nesse dia ou em um dia próximo, o dinheiro realmente caiu na conta-corrente. Se isso acontecer, esse dinheiro será anotado no histórico do fluxo de caixa como um recebimento.

A conciliação bancária e o fluxo de caixa são atividades que se relacionam, mas não são iguais e não podem ser tratadas como tal.

Como fazer a conciliação bancária?

Para garantir uma conciliação bancária eficaz, é necessário estabelecer um processo regular. Isso pode ser semanal, mensal ou até mesmo semestral. Tudo irá depender do volume de transações e da complexidade financeira do estabelecimento. Por isso, o mais recomendado é realizar a tarefa diariamente para obter um controle mais rigoroso das finanças.

A seguir, veja um modelo prático que ajudará você a realizar conciliações bancárias mais eficientes.

Atualize diariamente o fluxo de caixa

A atualização diária do fluxo de caixa evitará falhas no fechamento do caixa no final do mês. Portanto, este é o primeiro procedimento para conciliar dados bancários.

Todas as movimentações devem ser marcadas no fluxo, desde recebimentos de clientes, compras de ingredientes, contratação de mão de obra terceirizada (limpeza da caixa de gordura da cozinha, por exemplo), pagamentos de empréstimos bancários, remunerações salariais, tarifas bancárias, entre outros.

Confirme o saldo no extrato bancário

Retire o extrato bancário para saber se o dinheiro da conta-corrente bate com os valores do controle interno do negócio.

Inicialmente, a análise é feita de forma genérica, tendo como objetivo somente compreender se a quantia da conta bancária é a mesma registrada no fluxo de caixa. Valor conferido? Siga adiante.

Verifique os lançamentos com atenção

Para isso, confirme o dia dos lançamentos de entradas e saídas, e o valor de cada uma, a fim de comprovar se está tudo em conformidade.

É preciso levantar quais foram as formas de pagamento (à vista no cartão, Pix, dinheiro em espécie, parcelamentos, boletos etc.), pois isso pode alterar as datas em que os valores foram debitados ou creditados na sua conta-corrente.

Corrija possíveis erros de lançamento

Se encontrou erros no lançamento, esse é o momento de corrigir tudo. Junte todos os comprovantes, boletos bancários e notas fiscais para encontrar a origem na divergência dos valores, como recebimento de valores inferiores relacionados a pedidos realizados no fim de semana.

Por fim, atualize o registro no fluxo de caixa a fim de deixar tanto o fluxo quanto o extrato bancário com os mesmos lançamentos e valores.

Tenha atenção aos detalhes

Além de verificar os números finais, preste atenção às datas de lançamento. Uma empresa financeiramente organizada respeita prazos, evitando assim multas por atrasos ou outras penalidades. Veja se as datas registradas internamente correspondem às do extrato bancário.

Ao detectar qualquer divergência entre os registros internos e os dados bancários, investigue imediatamente a origem do problema e corrija-o. Mantenha uma cultura de prestação de conta.

Utilize um sistema automatizado

A conciliação bancária pode ser feita com o auxílio da tecnologia. Se estiver começando seu empreendimento, uma planilha eletrônica pode ajudar.

Contudo, se os negócios vão crescendo e o número de vendas e fornecedores vai aumentando, realizar todo o processo manualmente consome muito tempo e eleva a probabilidade de erros, especialmente se você administra um estabelecimento movimentado.

Portanto, a recomendação é automatizar todo o processo para ter a garantia de que nenhum valor passe despercebido.

A administração financeira eficiente é fundamental para a prosperidade contábil e econômica de qualquer empresa, não importando seu tamanho ou setor de atuação. É crucial adotar recomendações específicas para garantir dados mais precisos e confiáveis. Afinal, gerir bem as finanças é essencial para a sobrevivência e continuidade do negócio.

Enriqueça seu conhecimento sobre a administração de empresas. Explore 8 passos fundamentais para alcançar o sucesso na gestão financeira de estabelecimentos gastronômicos.