Como fazer um relatório simples e eficiente?

Saber como fazer um relatório pode parecer desafiador, especialmente sem um método claro ou experiência anterior. Muitas vezes, isso resulta em um documento confuso ou impreciso, mesmo que a execução tenha sido bem-sucedida. Se você já passou por esse desafio, saiba que não está só.

De acordo com a Microsum, esses documentos não só auxiliam no acompanhamento do desempenho das equipes e processos, mas também promovem a análise detalhada de resultados, ajudando na identificação de pontos fortes e fraquezas. 

Mesmo com um ótimo desempenho, explicações confusas podem comprometer a avaliação. O objetivo de um bom relatório é comunicar informações essenciais de forma direta e eficiente.

Continue lendo e prepare-se para dominar a arte de criar relatórios!

O que é um relatório?

É o documento que apresenta de forma clara e organizada os resultados de uma atividade ou processo, destacando os pontos mais relevantes para o contexto. 

É a ferramenta ideal para comunicar informações de maneira objetiva, permitindo que o leitor compreenda rapidamente os principais achados e conclusões.

No universo empresarial, os relatórios são usados para uma variedade de finalidades: acompanhar o progresso de projetos, apresentar dados financeiros, analisar o desempenho do mercado e até para propor estratégias de crescimento. 

Como fazer um bom relatório?

Relatórios bem elaborados são uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões. Aqui estão alguns passos importantes para seguir ao criar esse tipo de documento!

Identifique o objetivo do relatório

Antes de qualquer coisa, é preciso ter clareza sobre o objetivo do seu relatório empresarial. Qual informação você precisa transmitir? É para monitorar o desempenho financeiro? Analisar as tendências de vendas? Avaliar o impacto de uma campanha ou ação? Definir o objetivo corretamente ajuda a manter o foco!

Sem contar que isso facilita na organização e estruturação do documento, permitindo que ele atenda às necessidades do público-alvo, seja ele gerencial, operacional ou para comunicação com parceiros e clientes.

Capriche na capa 

A capa do relatório deve ser simples e objetiva, destacando as informações mais importantes. No caso de um relatório de desempenho de um restaurante, por exemplo, inclua:

• Título: Relatório de Desempenho do Restaurante [Nome];
• Nome do restaurante;
• Setor: [Área específica do restaurante, como cozinha ou atendimento ao cliente];
• Período de análise (mensal, trimestral);
• Nome do responsável pela elaboração do relatório.

Colete os dados

Colete os dados de fontes confiáveis e certifique-se de que todas as informações estão corretas e completas. Dados incompletos ou incorretos podem distorcer as análises e comprometer a eficácia do relatório. Por isso, é muito importante realizar uma revisão cuidadosa de cada informação coletada.

Após a coleta, organize os dados de forma lógica e acessível. Utilize ferramentas como planilhas ou softwares de gestão que permitam visualizar as informações de maneira clara e ordenada. Assim, fica mais fácil entender e utilizar os dados.

Faça uma introdução clara

A introdução deve explicar brevemente o propósito do documento, indicando por que ele foi criado e qual sua importância para a empresa. Isso faz com que o leitor tenha uma melhor compreensão do que esperar e esteja mais preparado para absorver as informações apresentadas.

A introdução deve apresentar uma visão geral do relatório, deixando claro o objetivo. Em um relatório mensal de vendas, a introdução pode ser algo como:

“Este relatório tem como objetivo apresentar o desempenho de vendas do Restaurante [Nome] no mês de [mês/ano], analisando os principais indicadores e oferecendo recomendações para otimização das operações.”

Estruture os tópicos centrais

Divida o corpo do relatório em seções bem organizadas, cada uma com títulos descritivos e claro. Cada tópico deve abordar os temas específicos de forma objetiva, permitindo que o leitor encontre facilmente as informações que procura.

Use parágrafos curtos e inclua marcadores ou numeração para destacar os pontos mais importantes. Isso ajuda a organizar o conteúdo de forma visualmente atraente, tornando o relatório mais dinâmico e de fácil compreensão. Se possível, utilize gráficos e tabelas para reforçar os dados apresentados.

Organize as informações de maneira clara, com subtítulos e tópicos, como:

• Desempenho de Vendas;
• Comparação com o mês anterior;
• Análise dos pratos mais vendidos;
• Impacto de promoções realizadas;
• Feedback de cliente;
• Avaliação de Atendimento;
• Sugestões de Melhorias;
• Gestão de Estoque;
• Comparação entre o estoque planejado e o real;

Adicione provas e ilustrações

No momento de apresentar os argumentos, é necessário sustentá-los com provas concretas e ilustrações pertinentes ao contexto empresarial.

Por exemplo, se foi realizado um teste para determinar qual produto seu público preferiria, é importante incluir esses dados no relatório. Isso ajudará a reforçar suas argumentações e tornar o relatório mais persuasivo.

Analise os dados

Olhe para as informações e considere como elas afetam sua empresa. Comparar os dados com períodos anteriores e com análises de práticas de empresas concorrentes pode ajudar a obter uma compreensão completa da situação — esse estudo também é chamado de benchmarking.

Apresente as conclusões

Veja se as conclusões estão embasadas em dados concretos e verificáveis. Revise cada análise para garantir que as informações apresentadas refletem com precisão o desempenho da sua operação. 

Também é preciso explicar a relevância dessas informações para o seu negócio. Mostre como os dados podem influenciar a tomada de decisões estratégicas, identificar oportunidades de melhoria ou reforçar práticas bem-sucedidas.

Lembre-se das referências 

Ao final, inclua fontes como dados de vendas do sistema do iFood, entrevistas com membros da equipe ou qualquer outra referência utilizada para compilar as informações.

Quais são os tipos de relatórios empresariais?

Existem diversos tipos de relatórios, cada um com um objetivo distinto. Esses documentos ajudam a monitorar, analisar e comunicar aspectos importantes da operação e da estratégia da empresa. Confira os principais tipos a seguir!

Relatórios financeiros 

Os relatórios financeiros, basicamente, servem para avaliar o desempenho econômico da empresa. Eles incluem documentos como a demonstração de resultados, balanço patrimonial e fluxo de caixa, fornecendo uma visão clara da saúde financeira do estabelecimento. 

Para donos de restaurantes, por exemplo, esses documentos contribuem na identificação de áreas que precisam de atenção. Eles podem trazer uma análise detalhada de receitas, custos operacionais e margens de lucro. 

Além disso, com os dados do relatório financeiro, é possível ajustar o cardápio, otimizar os custos com fornecedores e gerenciar o fluxo de caixa, o que é importantíssimo na saúde financeira do negócio.

Relatórios de status de projetos

Aqui, o objetivo é documentar o progresso de um projeto em andamento, destacando as atividades realizadas e os marcos alcançados.

O documento ajuda a acompanhar o cumprimento de prazos e o desempenho das tarefas. Assim, a equipe pode avaliar se o projeto está no caminho certo ou se ajustes são necessários para atingir os objetivos estabelecidos.

Os relatórios de status de projetos também permitem a visualização clara de eventuais mudanças de rumo, possibilitando uma intervenção rápida para manter a ideia em andamento.

Relatórios de pesquisa

Os relatórios de pesquisa têm a função de documentar os resultados de investigações realizadas e, assim, entender melhor as necessidades e o comportamento do consumidor. 

Eles trazem análises sobre as preferências do público-alvo, impactando decisões empresariais. As informações podem ser obtidas por entrevistas, questionários ou outros métodos qualitativos e quantitativos.

Além disso, um relatório de pesquisa também é útil para alinhar as estratégias de marketing, vendas e desenvolvimento de produto às expectativas reais dos consumidores. 

Em outras palavras, é o documento ideal para realizar comparações entre o comportamento atual e o esperado, ajudando o estabelecimento a adaptar suas ações para conquistar e fidelizar clientes.

Relatórios de análise de mercado

Todo dono de negócio deve ter uma visão detalhada sobre as condições de mercado, tendências emergentes, comportamento da concorrência e oportunidades de crescimento. É aí que entra o relatório de análise de mercado!

Esse documento é usado para identificar nichos promissores e áreas onde a empresa pode obter vantagem competitiva. Ele ajuda o estabelecimento a se posicionar estrategicamente no mercado, ajustando suas ofertas e recursos de acordo com a demanda.

Imagine que você deseja abrir uma pizzaria delivery. O relatório de análise de mercado pode ajudar a avaliar a concorrência local, identificar os tipos de pizza mais populares entre os consumidores e sugerir estratégias de diferenciação.

Relatórios recorrentes

Você já pensou na importância de ter uma visão constante sobre o que está acontecendo na sua empresa? Relatórios recorrentes são ideais para isso. Eles são criados em intervalos regulares — pode ser todo dia, toda semana, todo mês ou até anualmente. O objetivo é manter todos na mesma página.

Esses documentos oferecem um panorama atualizado sobre o progresso de tarefas diárias, resultados operacionais e o andamento dos projetos. Isso é feito com números, métricas e dados que revelam como as coisas estão evoluindo. 

Essa frequência ajuda a perceber padrões e tendências, além de permitir ajustes rápidos quando necessário. É a forma mais prática de acompanhar o desempenho no curto, médio e longo prazo.

Como estruturar os objetivos de um relatório?

A estrutura de um relatório pode variar conforme o tipo de documento que você precisa. Relatórios do tipo balancete, por exemplo, devem fornecer um conjunto de dados específicos.

Mas, no geral, existe uma estrutura que ajuda a compor a maioria dos relatórios. Tudo começa com um objetivo principal claro e conciso. Ele deve resumir a informação mais importante que o relatório apresentará.

Além do objetivo principal, identifique os objetivos secundários que o relatório deve abordar. Isso pode incluir informações adicionais relevantes para o objetivo principal.

Por fim, especifique as informações necessárias para alcançar cada objetivo. Dessa forma, o relatório terá todos os dados para tomar decisões embasadas.

Como definir o formato e itens do relatório?

O formato de apresentação e os itens devem ser apropriados para o tipo de informação que está sendo apresentada. Por exemplo, se o relatório for destinado a investidores, é mais adequado usar gráficos e tabelas para ilustrar os dados financeiros.

Se o relatório for destinado a clientes, é mais apropriado incluir imagens e exemplos visuais para demonstrar os benefícios do produto ou serviço.

Como garantir a fácil leitura e entendimento do documento?

Além de seguir os passos mencionados anteriormente, algumas dicas ajudam a garantir a fácil leitura e entendimento do relatório:

• evite jargões e termos técnicos;
• destaque as informações com negrito, sublinhado ou itálico;
• utilize uma estrutura clara para organizar as informações em seções e subseções.

Como apresentar um relatório empresarial?

Criar um bom relatório é apenas metade do caminho. Apresentá-lo de forma convincente e bem-estruturada é crucial para transmitir suas ideias com clareza e engajar o público. 

Confira abaixo algumas estratégias que podem fazer toda a diferença!

Entenda o perfil do público 

Antes de iniciar, considere quem são os destinatários da sua apresentação. Compreender o contexto e as expectativas do público ajuda a moldar o tom, a linguagem e os destaques do relatório, trazendo maior conexão e impacto.

Pratique e domine o material 

Uma preparação sólida é fundamental. Reserve tempo para ensaiar como apresentar as informações, organize suas ideias e esteja pronto para adaptar sua abordagem caso surjam dúvidas ou imprevistos. Conhecer bem o conteúdo reforça sua segurança.

Use recursos visuais de qualidade 

Se incluir apresentações visuais, mantenha os elementos simples e esteticamente organizados. Gráficos, tabelas e imagens bem escolhidos ajudam a reforçar os pontos principais, enquanto um design limpo evita distrações.

Foque nos aspectos mais relevantes 

Evite sobrecarregar a audiência com detalhes técnicos ou informações secundárias. Concentre-se nos dados e insights que agregam valor, explicando de forma clara e, sempre que possível, ilustrando com exemplos práticos.

Imagine que o dono de uma lanchonete delivery esteja apresentando um relatório de vendas para sua equipe. Em vez de listar todos os itens vendidos ao longo do mês, ele pode destacar que os hambúrgueres representaram 40% das vendas totais, com um aumento de 15% em relação ao mês anterior. 

Além disso, pode reforçar a informação com gráficos simples, mostrando o impacto de uma promoção realizada nas quintas-feiras. Assim, o foco recai sobre os itens que realmente impulsionam o negócio, permitindo decisões mais estratégicas, como expandir a promoção.

Engaje seu público ao longo da apresentação 

Manter a atenção requer dinamismo. Adote uma postura profissional, alterne a entonação da voz e faça contato visual para sustentar o interesse. Em apresentações online, busque interações como enquetes ou perguntas diretas para envolver os participantes.

Prepare-se para esclarecer dúvidas 

Perguntas podem surgir e fazem parte do processo. Responda de maneira objetiva, mas sem pressa, e encare essas interações como oportunidades para reforçar sua credibilidade e alinhar expectativas.

Finalize com clareza e próximos passos 

Encerrando, recapitule os principais pontos discutidos e destaque os próximos passos recomendados. Um fechamento claro reforça a mensagem e mostra organização.

Com o tempo e prática, apresentar relatórios se tornará uma habilidade natural e eficaz, ampliando seu impacto nas tomadas de decisão.

Quais são as ferramentas para criar relatórios?

Depois de saber como fazer um relatório, nada melhor do que contar com a ajuda de ferramentas para ajudar nessa tarefa, não é mesmo? Existem várias opções disponíveis, desde simples planilhas até softwares mais complexos que oferecem recursos avançados de visualização e análise. 

A escolha da ferramenta vai depender das necessidades da empresa, do tipo de dados e da complexidade do relatório. Acompanhe a seguir algumas das ferramentas mais utilizadas para criar relatórios!

• Microsoft Excel: ideal para criar relatórios financeiros, de desempenho e análises de dados com gráficos e tabelas;
• Google Sheets: uma alternativa gratuita ao Excel, com recursos de colaboração em tempo real e integração fácil com outras ferramentas do Google;
• Power BI: ferramenta da Microsoft voltada para a criação de relatórios interativos e dashboards. É ideal para quem precisa analisar grandes volumes de dados e apresentá-los de maneira visual e dinâmica;
• Google Data Studio: ferramenta gratuita do Google para criar relatórios e dashboards personalizados com fácil integração a diversas fontes de dados, como Google Analytics, Google Ads e planilhas;
• Tableau: plataforma poderosa para análise de dados e criação de visualizações interativas. muito usada por empresas que precisam de relatórios complexos;
• Zoho Analytics: permite criar relatórios detalhados e dashboards com múltiplas fontes de dados. É uma boa opção para pequenas e médias empresas que buscam soluções acessíveis.
• Canva: embora seja mais conhecida como uma ferramenta de design gráfico, o Canva também oferece modelos de relatórios que podem ser personalizados de maneira simples e visualmente atraente.

Ao seguir essas dicas de como fazer um relatório, você garante que suas métricas sejam fáceis de ler e entender, independentemente de seu nível de conhecimento técnico ou de negócios.

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