Obrigatório para muitas empresas brasileiras, o livro caixa é uma ferramenta para registro dos dados contábeis, facilitando a gestão financeira do negócio. Apesar disso, muitos empreendedores têm dúvidas sobre seu preenchimento e como ele, de fato, auxilia a controlar o fluxo de entrada e saída de dinheiro.
Para entender esse aspecto, é necessário compreender o que faz parte da gestão de negócio. Aliás, a falta de entendimento é um dos problemas que mais impacta as empresas brasileiras, atingindo 79% do total.
As consequências desse cenário são desperdício de recursos, tomada de decisões equivocada e perda de oportunidades. Então, como mudar essa realidade a partir do livro caixa? Vamos explicar neste post. Confira!
O que é o livro caixa?
O livro caixa é um documento que registra todas as receitas e despesas da empresa. Considerado uma ferramenta contábil, ele deve ser escriturado de forma mensal e em ordem cronológica, mas em alguns casos também pode ser diário ou anual, dependendo do tamanho da empresa.
Por incluir todas as despesas, os pagamentos também devem estar incluídos nesse documento contábil. É possível fazer o livro caixa no Excel, mas existem outras possibilidades, inclusive sistemas especializados.
De toda forma, essa ferramenta contribui para a boa escrituração contábil e também pode ajudar a gestão financeira no varejo. Afinal, você identifica exatamente a realidade do seu negócio, gerencia melhor o fluxo de caixa e consegue fazer previsões mais acertadas.
Qual a diferença entre livro caixa e fluxo de caixa?
A diferença entre livro caixa e fluxo de caixa é a inclusão das transações financeiras. De modo geral, o primeiro é uma ferramenta contábil na qual são registrados todos os recebimentos e pagamentos feitos em dinheiro em determinado período. Já o segundo considera, também, investimentos, financiamentos operacionais e mais.
Portanto, ainda que esses termos sejam parecidos, sua função é bastante distinta. O fluxo de caixa traz uma visibilidade mais ampla, que facilita o gerenciamento do negócio. Assim, a situação financeira e econômica fica evidente em tempo real.
Por sua vez, o livro caixa tem a função de controle e organização contábil e financeira da empresa. Além disso, é obrigatório para muitos negócios, fazendo com que seja aplicada uma multa em caso de descumprimento da sua entrega.
Vale a pena escriturar o livro caixa?
Sim, vale a pena escriturar o livro caixa. Isso porque ele auxilia a gestão financeira contábil, simplificando os processos. Além disso, ele permite verificar as movimentações de dinheiro, facilitando as tomadas de decisões e a elaboração de planejamento.
Nesse sentido, mesmo o livro de caixa simples é válido, especialmente para que você implemente uma cultura data driven. Com isso, na gestão financeira de restaurante, por exemplo, fica mais fácil saber se é possível remodelar o cardápio, abrir uma nova unidade, contratar um empréstimo e tomar outras decisões.
Qual o objetivo do livro caixa?
O objetivo do livro caixa é controlar o fluxo de entradas e saídas de dinheiro, e contribuir para a escrituração contábil devido ao registros de fatos e atos administrativos. Isso aumenta a transparência, especialmente quando a empresa elabora o balanço patrimonial e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).
Por esse motivo, é fundamental incluir os pagamentos realizados em cheque, dinheiro ou transferência bancária. Entre eles estão telefonia, energia elétrica, água, materiais de limpeza e de escritório, e mais. Desse modo, é essencial guardar os comprovantes em local seguro.
Apesar de ter essa função, é crucial saber como preencher o livro caixa, porque a falta desse documento pode levar a problemas com a Receita Federal. Foi o que aconteceu com uma companhia que estava enquadrada no Simples Nacional.
A Receita Federal excluiu desse regime a empresa que deixou de apresentar a escrituração e a identificação da movimentação financeira. Com isso, foi determinada a aplicação de efeitos retroativos a 3 anos.
Isso fez com que houvesse a necessidade de adotar o Lucro Presumido ou Lucro Real, calcular os tributos com multa e juros e cumprir as obrigações acessórias do novo regime tributário.
Quem é o responsável pelo livro caixa e por quê?
O responsável pelo livro caixa é o contador ou o escritório contábil que atende a empresa. O empreendedor deve fornecer todos os dados necessários, como entradas e saídas de caixa, saldo final das transações e histórico de registro. A partir disso, ele compilar os números e deixará registrado para posterior entrega à Receita Federal.
O que deve constar no livro caixa?
- Data da operação.
- Histórico de registro.
- Débitos.
- Créditos.
- Saldo atual.
1. Data da operação
Cada transação financeira deve ter sua data anotada no livro caixa para que seja possível organizar de forma cronológica. O ideal, portanto, é fazer registros diários.
2. Histórico de registro
O histórico do registro sinaliza a finalidade da transação financeira, ou seja, por que determinada entrada ou saída de dinheiro ocorreu. Essa informação é essencial para justificar valores, caso seja necessário.
3. Débitos
Os débitos são os recebimentos da empresa obtidos por meio de dinheiro, depósito, transferência, PIX etc. É um dado importante para chegar ao saldo final.
4. Créditos
Os créditos são as saídas de caixa, isto é, os pagamentos feitos. Eles podem ser realizados em crédito em conta ou dinheiro para o recebedor. É outro critério necessário para o cálculo do saldo final.
5. Saldo atual
O saldo atual corresponde à diferença entre créditos e débitos, mostrando quanto a empresa tem em caixa. Esse resultado é verificado a partir da seguinte fórmula:
Saldo atual = saldo anterior + recebimentos – pagamentos
Por exemplo, se o seu saldo anterior era de R$ 500, você ganhou R$ 400 e pagou R$ 600, seu saldo atual é de R$ 300. Agora, deve ter ficado mais claro por que o livro caixa auxilia a gestão financeira de restaurante.
Como escriturar o livro caixa?
Para escriturar o livro caixa, é necessário seguir algumas etapas. Assim, o nome da empresa, seu endereço, CNPJ e outros dados importantes são inseridos na parte inicial. Cada página costuma se referir a um mês de atividade, mas isso varia conforme a quantidade de transações financeiras realizadas.
A partir disso, deve-se inserir todos os elementos necessários para o livro de caixa, simples ou não. Portanto, é preciso destacar datas, histórico, entradas, saídas e saldo atual (final).
Como se preenche um livro caixa?
Preenche-se um livro caixa a partir de registros inseridos de forma cronológica. Cada transação deve ser descrita em uma linha específica, com detalhamento de como as entradas foram pagas (à vista ou a prazo). Isso vale mesmo para operações do mesmo fornecedor.
Essa indicação de pagamento à vista ou a prazo é necessária para simplificar a visualização. Além disso, essas compras quitadas posteriormente devem ser registradas somente na data de efetivação.
Dicas para saber como preencher o livro caixa
- Registre os recebimentos como débitos.
- Coloque os pagamentos como créditos.
- Elabore o livro caixa em Excel, sendo uma pequena empresa. Isso já é o suficiente como primeiro passo.
- Use um sistema específico para contabilidade para facilitar o processo.
- Agrupe os recebimentos por fatura ou cliente, acompanhando o fluxo de entradas e saídas.
- Não rasure o livro caixa.
- Enumere as páginas em ordem crescente.
- Não deixe linhas em branco.
- Você pode fazer um livro caixa digital, apresentando as informações para a Receita Federal de forma online.
- Faça um termo de abertura e outro de fechamento.
Aqui, vale a pena reforçar que os débitos (recebimentos) aumentam a conta de caixa no lado ativo do balanço patrimonial. Já os créditos (pagamentos) a diminuem.
É obrigatório ter o livro caixa?
O livro caixa é obrigatório para empresas enquadradas no Simples Nacional. Elas têm um faturamento bruto anual de até R$ 4,8 milhões e precisam declarar os valores para a Receita Federal. Isso é o que está definido na Lei 9.317/1996. Por sua vez, quem opta pelo Lucro Presumido pode optar por elaborar esse documento.
No caso do Lucro Real, a escrituração contábil é feita de outra forma. Além disso, autônomos, profissionais liberais e até Microempreendedores Individuais (MEIs) podem escolher fazer um livro de caixa simples.
É possível substituir o livro caixa por um sistema de gestão financeira?
Sim, é possível substituir o livro caixa por um sistema de gestão financeira, desde que a entrega do documento não seja obrigatória. Isso significa que a empresa não pode integrar o Simples Nacional. Nos outros casos, o recurso tecnológico pode ser utilizado para automatizar atividades e aumentar a produtividade da equipe.
Vale a pena MEI ter um livro caixa?
Sim, vale a pena MEI ter um livro caixa para conseguir a isenção do Imposto de Renda (IR). Quando há controle de receitas e despesas da empresa e pessoais, é possível guardar os comprovantes e fazer todo o procedimento necessário para não precisar pagar a tributação.
Caso não tenha um livro caixa, o MEI deverá aplicar as alíquotas de 32% para serviços e 8% para comércio e indústria. Portanto, o valor a ser pago anualmente acaba sendo significativamente maior.
Para entender, veja o seguinte exemplo. Imagine que você tenha um faturamento de R$ 80 mil por ano sendo MEI no comércio e tem despesas pessoais equivalentes a R$ 50 mil. Se souber como preencher o livro caixa, terá isenção do IR, sendo desobrigado de fazer a declaração como pessoa física.
Já se não tiver a escrituração, deve aplicar 8% sobre R$ 80 mil. Portanto, R$ 6.400 (faixa da alíquota) são isentos e ficam declarados na ficha “Rendimentos isentos e não tributáveis” do IR. Os outros R$ 73.600 são tributados. Então, fica claro que vale a pena ter esse controle.
Como é feito o lançamento no livro caixa?
O lançamento no livro caixa é feito de forma individual, mesmo que o valor seja relativo ao mesmo fornecedor. As contas a pagar a prazo devem ser inseridas na data em que forem efetivadas. No caso do cartão de crédito, os gastos devem ser inseridos na mesma data da fatura para que o total seja equivalente ao pago.
Todas as despesas precisam ser discriminadas, inclusive com indicação de data e motivo da operação. Dessa forma, fica mais fácil ter visibilidade sobre os dados.
O que pode ser deduzido no livro caixa?
- Remuneração paga a terceiros com vínculo empregatício, considerando encargos previdenciários e trabalhistas.
- Emolumentos repassados a terceiros.
- Despesas de custeio pagas para manter a receita e a fonte produtora, como a remuneração de terceiros sem vínculo empregatício.
- Despesas com livros técnicos ou roupas especiais para exercer as atividades.
- Honorários pagos a contadores.
- Gastos com propagandas relativas à atividade.
Na gestão de um restaurante, por exemplo, uma despesa de custeio poderia ser a contratação de uma pessoa entregadora freelancer, já que essa atividade mantém as operações de delivery. Portanto, é necessário para manter a receita do negócio.
Além disso, é válido saber que a dedução pode ser feita até o valor do rendimento mensal derivado da prestação de serviços sem vínculo empregatício.
Como declarar livro caixa?
Para declarar livro caixa, é preciso especificar as informações na penúltima coluna da ficha “Rendimentos tributáveis recebidos de pessoas físicas e do exterior”. Já os rendimentos recebidos de empresas devem ser incluídos em “Rendimentos tributáveis recebidos de PJ”.
Todas essas dicas mostram como preencher o livro caixa e a importância dessa ferramenta contábil. Além disso, mesmo que seu negócio não tenha obrigatoriedade de apresentar o documento, vale a pena considerar essa possibilidade.
Agora que você entendeu sobre o livro caixa, que tal saber mais sobre o Imposto de Renda? Confira o guia completo do IRPJ e entenda como funciona a declaração para pessoas jurídicas.
