Criar um relatório pode ser uma tarefa desafiadora, principalmente se você não tem um método claro para seguir ou não tem experiência na elaboração desse tipo de documento. É comum, até mesmo, gastar horas escrevendo um relatório que pode ficar confuso. Se você já passou por esse desafio, saiba que não está só.
Sem tempo para ler? Clique no play abaixo para ouvir esse conteúdo.
A falta de clareza ou a incompletude nos relatórios podem prejudicar a realização dos objetivos do documento. Mesmo que a execução da ação apresentada tenha sido bem-sucedida, uma explicação inadequada pode impedir a apreciação desse bom desempenho. Ou seja, o principal objetivo do relatório é comunicar com eficiência alguma informação.
Continue lendo e prepare-se para dominar a arte de criar relatórios!
Como fazer um bom relatório?
Relatórios bem elaborados são uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões. Aqui estão alguns passos importantes para seguir ao criar esse tipo de documento!
Identifique o objetivo do relatório
Qual informação você precisa transmitir? É para monitorar o desempenho financeiro? Analisar as tendências de vendas? Identifique claramente o objetivo do relatório para que ele forneça as informações necessárias.
João Barcelos, especialista em delivery e embaixador do iFood, encoraja a produção constante desse tipo de documento para verificar alguns tipos de métricas. “Nas métricas da semana, por exemplo, você pode ver os últimos 7 dias [dias de trabalho no iFood]”.
Colete os dados
Certifique-se de que os dados são confiáveis e verifique se estão completos. Além disso, organize-os de forma que possam ser facilmente analisados e interpretados.
Analise os dados
Olhe para as informações e considere como elas afetam sua empresa. Comparar os dados com períodos anteriores e com análises de práticas de empresas concorrentes pode ajudar a obter uma compreensão completa da situação — esse estudo também é chamado de benchmarking.
João indica, por exemplo, analisar algum tipo de métrica da sua empresa frente às demais. “Nas métricas do cardápio, você consegue ver a sua concorrência: qual é o seu desempenho diante da concorrência?“
Crie o relatório
Nesse momento, use gráficos e tabelas para tornar as informações mais fáceis de entender. Também verifique se o relatório está claro e conciso.
Dados que podem ser apresentados em forma de tabelas ou gráficos são as métricas do seu negócio. “Existem três tópicos de métricas [no iFood]: as métricas de Operação, as métricas de Vendas e as métricas do Cardápio“, revela João Barcelos. Cada uma dessas métricas pode compor um gráfico diferente.
Apresente as conclusões
Analise se suas conclusões estão apoiadas por dados e explique por que essas informações são importantes para o seu negócio.
Como estruturar os objetivos de um relatório?
A estrutura de um relatório pode variar conforme o tipo de documento que você precisa. Relatórios do tipo balancete, por exemplo, devem fornecer um conjunto de dados específicos.
Mas, no geral, existe uma estrutura que ajuda a compor a maioria dos relatórios. Tudo começa com um objetivo principal claro e conciso. Ele deve resumir a informação mais importante que o relatório apresentará.
Além do objetivo principal, identifique objetivos secundários que o relatório deve abordar. Isso pode incluir informações adicionais relevantes para o objetivo principal.
Por fim, especifique as informações necessárias para alcançar cada objetivo. Dessa forma, o relatório terá todos os dados para tomar decisões embasadas.
Como definir o formato e itens do relatório?
O formato de apresentação e os itens devem ser apropriados para o tipo de informação que está sendo apresentada. Por exemplo, se o relatório for destinado a investidores, é mais adequado usar gráficos e tabelas para ilustrar os dados financeiros.
Se o relatório for destinado a clientes, é mais apropriado incluir imagens e exemplos visuais para demonstrar os benefícios do produto ou serviço.
Como garantir a fácil leitura e entendimento do documento?
Além de seguir os passos mencionados anteriormente, algumas dicas ajudam a garantir a fácil leitura e entendimento do relatório:
- evite jargões e termos técnicos;
- destaque as informações com negrito, sublinhado ou itálico;
- utilize uma estrutura clara para organizar as informações em seções e subseções.
Ao seguir essas dicas de como fazer um relatório, você garante que suas métricas sejam fáceis de ler e entender, independentemente de seu nível de conhecimento técnico ou de negócios.
Está faltando uma força para melhorar sua loja no iFood? Não vá embora sem antes conferir o guia inteligente com estratégias poderosas para o seu negócio!
